Zo organiseer je een lentefeest zonder last-minute stress

Begin met de datum, het programma en de locatie voordat je boodschappen of materialen regelt. Controleer direct de buitenruimte en maak een plan voor partytenten, tafels en stoelen als het weer omslaat. Leg daarna de kinderactiviteiten, muziek en uitnodigingen vast, zodat je aanmeldingen en dieetwensen op tijd verzamelt. In de laatste week draait alles om bevestigen, inkopen en klaarzetten: van spelmaterialen en cadeautjes tot gekoelde drank, hapjes en het koffie- en theepunt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en buitenruimte controleren
2 personen
3
Activiteiten voor kinderen kiezen
3 personen
4
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen registreren
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
2 personen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Reserveringen voor materialen maken
10
Weersverwachting controleren
11
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Materialen ophalen
2 personen
15
Versiering voorbereiden
3 personen
16
Spelmaterialen sorteren
2 personen
17
Cadeautjes voor spellen klaarzetten
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Groenten en fruit wassen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
4 personen
21
Broodjes en beleg klaarzetten
3 personen
22
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
23
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
24
Partytenten opzetten
5 personen
25
Podiumvrije muziekplek inrichten
3 personen
26
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
27
Stroomkabels veilig afplakken
2 personen
28
Versiering ophangen
4 personen
29
Kinderactiviteiten klaarzetten
4 personen
30
Schminktafel inrichten
2 personen
31
Speurtocht uitzetten
3 personen
32
Fotopunt inrichten
2 personen
33
Afvalpunten plaatsen
2 personen
34
Toiletten controleren
2 personen
35
EHBO-materiaal klaarleggen

Event

36
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
37
Gasten welkom heten
2 personen
38
Programma toelichten
39
Kinderen inschrijven voor spellen
2 personen
40
Speurtocht begeleiden
4 personen
41
Zaklopen begeleiden
3 personen
42
Blikgooien begeleiden
2 personen
43
Schminken uitvoeren
3 personen
44
Knutseltafel begeleiden
3 personen
45
Limonade schenken
2 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Servies en glazen aanvullen
2 personen
50
Allergenen zichtbaar aangeven
51
Muziek afspelen
52
Dansactiviteiten begeleiden
2 personen
53
Prijsjes uitreiken
2 personen
54
Buffet aanvullen
3 personen
55
Barbecue begeleiden
3 personen
56
Tafels afruimen
3 personen
57
Kinderen naar ouders begeleiden
2 personen
58
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

59
Afval verzamelen
4 personen
60
Servies en glazen afwassen
3 personen
61
Keuken schoonmaken
2 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Partytenten afbreken
5 personen
64
Versiering verwijderen
3 personen
65
Terrein schoonmaken
5 personen
66
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
67
Spelmateriaal schoonmaken
2 personen
68
Overgebleven eten koelen
2 personen
69
Materialen retourneren
2 personen
70
Gevonden voorwerpen bewaren
71
Restafval wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Tafelkleedhoezenaantal 10

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 60
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerplankenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Snijhandschoenenaantal 4

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Partyspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Mobiele telefoonladersaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Vlaggenlijnenaantal 12
Papieren bloemenaantal 30
Tafeldecoratieaantal 12
Fotopuntachtergrond
Naamkaartjesaantal 120
Pijlbordjesaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 10

Sportmateriaal

Jute zakkenaantal 12
Blikkenaantal 10
Zachte ballenaantal 12
Hoepelsaantal 8
Pionnenaantal 20
Touwtrektouw
Speurtochtkaartjesaantal 120
Medaillelintenaantal 40
Prijsjesaantal 40
Stoepkrijtaantal 12
Springtouwenaantal 8
Houten mikadoaantal 4
Waterpistolenaantal 20
Kinderkruiwagensaantal 4

Catering

Limonadekannenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4
Buffetbordenaantal 10
Menukaartenaantal 8
Allergenenkaartjesaantal 20
Koffiefiltersaantal 100
Thermosflessenaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Handdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 3
EHBO-koffer
Nitrilhandschoenenaantal 2

Tips

Plan het lentefeest in vaste blokken: ontvangst, eten, kinderactiviteiten en muziek. Zet per onderdeel een begin- en eindtijd in het programma, zodat vrijwilligers weten wanneer ze moeten klaarstaan.
Controleer de buitenruimte minstens één week vooraf en opnieuw 24 uur voor het feest. Bepaal waar de partytenten, buffettafels, tafels en stoelen komen te staan en houd een droge plek vrij voor eten en apparatuur.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk zeven dagen voor het lentefeest. Maak daarna de definitieve gastenlijst en pas hoeveelheden voor broodjes, beleg, groenten, fruit, hapjes en drank daarop aan.
Regel materialen niet pas op de feestdag. Reserveer en haal tafels, stoelen, servies, koffiezetapparaten, waterkokers, koelboxen en muziekapparatuur op volgens één afhaalmoment, zodat je tijd hebt om ontbrekende spullen te vervangen.
Bereid de laatste dag alleen nog voor wat vers moet blijven. Was groenten en fruit, zet spelmaterialen en spelcadeautjes per activiteit klaar, koel de dranken en richt koffie, thee en buffet zo in dat bezoekers niet dezelfde doorgang blokkeren.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet je de uitnodigingen voor een lentefeest versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur vier tot zes weken vooraf. Vraag om een reactie uiterlijk zeven dagen voor het feest, zodat je de gastenlijst, dieetwensen en inkopen kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een lentefeest klaar te zetten?: Reken op minimaal drie uur op de dag zelf voor tafels, stoelen, partytenten, versiering, buffet en muziekplek. Laat minstens twee vrijwilligers een uur vóór de gasten arriveren controleren of eten, drinken en kinderactiviteiten klaarstaan.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een lentefeest?: Neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit over de buitenopstelling. Zet partytenten op een vlakke ondergrond, verplaats kwetsbare apparatuur naar een droge plek en houd een alternatief programma klaar voor kinderactiviteiten en muziek.
Wanneer doe je boodschappen voor een lentefeest?: Doe houdbare boodschappen en drank één tot twee dagen vooraf. Koop broodjes, groenten, fruit en andere verse hapjes bij voorkeur op de dag zelf en bewaar gekoelde producten direct in koelboxen of koelkasten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.