Zo organiseer je een leesclubpicknick

Begin ongeveer vier weken vooraf met het vastleggen van datum, locatie en boek. Verstuur daarna de uitnodiging en verzamel meteen aanmeldingen en dieetwensen, zodat je het eten gericht kunt plannen. Controleer in de laatste week de weersverwachting en regel naast de picknickplek ook een reserveplek. Op de dag zelf bereid je houdbare onderdelen eerder voor, koel je dranken op tijd en laad je materialen zo in dat tafels, stoelen en eten als eerste beschikbaar zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Boek voor de leesclub kiezen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Weersverwachting controleren
7
Reserveplek voor slecht weer vastleggen
8
Definitief aantal deelnemers bepalen
9
Transport van materialen regelen
2 personen
10
Leesclubprogramma maken
11
Discussievragen voorbereiden
12
Boeken en naamkaartjes verzamelen
13
Boodschappenlijst controleren
14
Houdbare boodschappen doen
2 personen
15
Versproducten bestellen
16
Materialen controleren
2 personen
17
Koelboxen schoonmaken
18
Dranken koelen
19
Fruit en groenten wassen
2 personen
20
Broodjes en wraps voorbereiden
3 personen
21
Salades en dips voorbereiden
2 personen
22
Desserts portioneren
2 personen
23
Picknickmaterialen inladen
3 personen
24
Locatie en ondergrond controleren
2 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
26
Picknickkleden uitspreiden
2 personen
27
Buffettafels inrichten
3 personen
28
Leeshoek en discussieruimte inrichten
2 personen
29
Welkomsttafel klaarzetten

Event

30
Gasten ontvangen
2 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
33
Hapjes serveren
2 personen
34
Leesclubdiscussie begeleiden
35
Pauze en vrije leestijd begeleiden
36
Buffet aanvullen
2 personen
37
Avondmaaltijd serveren
3 personen
38
Dessert en koffie serveren
2 personen
39
Verlichting inschakelen
40
Laatste ronde drankjes verzorgen

Nazorg

41
Afval verzamelen
3 personen
42
Servies en materialen inpakken
3 personen
43
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
44
Locatie schoon achterlaten
3 personen
45
Servies afwassen
2 personen
46
Koelboxen legen en drogen
47
Materialen terugbrengen
2 personen
48
Overgebleven eten verdelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Picknickkledenaantal 8
Kussensaantal 24
Tafelkledenaantal 6
Parasolsaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 36
Herbruikbare kommenaantal 36
Herbruikbare bekersaantal 48
Wijnglazenaantal 36
Besteksetsaantal 36
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksgekleurd messenaantal 4
Broodmessenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 16
Waterkannenaantal 4
Flessenopenersaantal 3

Apparatuur

Waterkokeraantal 2
Draagbare speaker

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 30
Boekenstandaardaantal 2
Tafelbordjesaantal 6

Sportmateriaal

Picknickmandenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Kies het boek minimaal vier weken vooraf en zet in de uitnodiging een uiterste aanmelddatum. Zo heb je genoeg tijd om discussievragen te maken en het definitieve aantal deelnemers vast te stellen.
Vraag bij de uitnodiging direct naar dieetwensen en allergieën. Controleer de antwoorden uiterlijk een week vooraf tegen je boodschappenlijst, vooral voor broodjes, wraps, salades, dips en desserts.
Maak uiterlijk drie dagen vooraf een weersbeslissing: bij regen moet niet alleen de reserveplek vaststaan, maar ook duidelijk zijn hoe tafels, stoelen, koelboxen en eten daar komen.
Koel dranken minstens vier uur voor vertrek met voldoende koelelementen. Zet water apart in waterkannen, zodat niet iedereen tegelijk een fles of beker uit de koelbox hoeft te pakken.
Neem voor het gesprek een programma van ongeveer 60 tot 90 minuten mee met vooraf opgestelde vragen. Leg boeken, naamkaartjes en de boekenstandaard apart klaar, zodat de discussie niet begint met zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een leesclubpicknick?: Begin vier weken vooraf met datum, locatie en boek. Verstuur de uitnodigingen daarna meteen en sluit de aanmeldingen ongeveer zeven dagen voor de picknick.
Hoeveel eten moet ik voorzien voor een leesclubpicknick?: Plan per deelnemer een volledige lunch met bijvoorbeeld broodjes of wraps, salade, fruit en een dessert. Bepaal de hoeveelheden pas nadat het definitieve aantal deelnemers en de dieetwensen, uiterlijk een week vooraf, zijn verwerkt.
Wanneer controleer je het weer voor een leesclubpicknick?: Controleer de verwachting zeven dagen vooraf en opnieuw 48 uur voor vertrek. Leg uiterlijk twee dagen vooraf een reserveplek vast, zodat je bij regen niet meer hoeft te improviseren.
Hoe houd je eten en drinken koel tijdens een leesclubpicknick?: Koel dranken minstens vier uur vooraf en gebruik koelboxen met koelelementen. Bereid versproducten zo kort mogelijk voor vertrek en houd ze tot het serveren gesloten in de koelbox.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.