Zo organiseer je een lampionnenoptocht

Begin met de route, het vertrekpunt en de gewenste eindtijd. Daarna regel je vergunningen, verkeersmaatregelen en vrijwilligers voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer de route bij daglicht én in het donker en plan een ontvangstlocatie waar deelnemers na afloop kunnen opwarmen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke uitgifte van lampionnen, goed zicht langs de route en korte communicatielijnen tussen de begeleiders.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en vertrekpunt vastleggen
2 personen
2
Vergunning en meldingen regelen
3
Route op veiligheid controleren
2 personen
4
Verkeersmaatregelen aanvragen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Muziek en geluidsset reserveren
10
Verkeersregelaars reserveren
11
Locatie voor ontvangst reserveren
12
Weersverwachting controleren
13
Deelnemersinformatie versturen
14
Lampionnen controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Materialen verzamelen
2 personen
17
Lampionnen uitgiftepunt inrichten
3 personen
18
Ontvangsttent opbouwen
3 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Versiering ophangen
3 personen
21
Routepijlen plaatsen
3 personen
22
Verkeersposten markeren
3 personen
23
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes klaarzetten
3 personen
26
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
27
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
28
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

29
Deelnemers registreren
3 personen
30
Lampionnen uitdelen
4 personen
31
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
32
Optocht begeleiden
10 personen
33
Verkeersposten bemannen
6 personen
34
Muziek tijdens optocht verzorgen
2 personen
35
Dranken serveren
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Hapjes serveren
3 personen
38
Koffie en thee bijvullen
2 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
41
Lampionnen innemen
3 personen

Nazorg

42
Meubilair afbreken
4 personen
43
Versiering verwijderen
3 personen
44
Routepijlen weghalen
3 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Locatie schoonmaken
4 personen
47
Afval afvoeren
2 personen
48
Geluidsset uitschakelen
2 personen
49
Geleende materialen retourneren
2 personen
50
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
51
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Klapbankenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Decoratie

Lampionnenaantal 120
Lampionstokjesaantal 120
LED-theelichtjesaantal 150
Slingersaantal 12
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Afzetlintaantal 4

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 10
Reservebatterijenaantal 40

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 8
Megafoon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 6
Thermometer
Krattenaantal 12

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Vuilnisgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Verkeerskegelsaantal 20
Routebordenaantal 20
Pionnenaantal 12
Regenschermenaantal 10

Kantoor

Inschrijfformulierenaantal 150
Pennensetsaantal 4
Naamstickersaantal 150
Klembordenaantal 6
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 200
Touwaantal 4

Tips

Leg de route minimaal 6 weken vooraf vast en controleer kruisingen, donkere stukken en smalle doorgangen. Markeer verkeersposten en bepaal waar verkeersregelaars nodig zijn voordat je de deelnemersinformatie verstuurt.
Regel vergunningen, meldingen en verkeersmaatregelen zodra de route bekend is; houd hiervoor minstens 4 tot 6 weken voorbereiding aan. Reserveer verkeersregelaars en vrijwilligers pas nadat duidelijk is hoeveel posten en begeleiders de optocht vraagt.
Richt het lampionnenuitgiftepunt apart van de ontvangsttent in. Leg lampionnen, stokjes en LED-theelichtjes per groep klaar en houd reservebatterijen en extra verlichting bij de hand, zodat de start niet vertraagt door ontbrekende onderdelen.
Plan per begeleider een portofoon of spreek vooraf vaste meldpunten af. Test draagbare speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de deelnemers arriveren; in het donker zie je losse kabels minder snel liggen.
Controleer de weersverwachting uiterlijk de ochtend zelf en stuur deelnemersinformatie uiterlijk 24 uur vooraf. Vermeld vertrekpunt, verzameltijd, route, kledingadvies, eindlocatie en wat deelnemers moeten doen als een lampion uitvalt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lampionnenoptocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met route, vertrekpunt en vergunningen. Reserveer vrijwilligers, verkeersregelaars, muziek en de ontvangstlocatie zodra de route vaststaat.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een lampionnenoptocht?: Reken minimaal op één coördinator, één begeleider voor en achter de groep en één persoon per verkeerspost. Bij meerdere groepen of een route met kruisingen plan je extra begeleiders in, zodat niemand alleen een onoverzichtelijk deel beheert.
Wanneer controleer je de route van een lampionnenoptocht?: Controleer de route minstens 2 keer: eerst bij daglicht voor obstakels en verkeerssituaties, daarna in het donker voor zichtbaarheid en verlichting. Doe de laatste controle uiterlijk op de dag van de optocht, nadat routepijlen en verkeersposten zijn geplaatst.
Hoeveel lampionnen en lichtjes moet ik regelen?: Regel voor iedere aangemelde deelnemer één lampion, één stokje en één LED-theelichtje. Leg daarnaast een reservevoorraad klaar van ongeveer 10 procent, plus reservebatterijen, zodat uitval of beschadiging niet direct voor vertraging zorgt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.