Zo organiseer je een kunstfietstocht

Begin met een haalbare route langs de kunstlocaties en controleer die vroeg op verkeersveiligheid, afstand en bereikbaarheid. Leg daarna de deelnamevoorwaarden vast en benader kunstenaars en locaties voordat je uitnodigingen en posters verspreidt. In de weken erna verwerk je aanmeldingen, verzamel je dieetwensen en plan je vrijwilligers. De laatste dagen draaien om routekaarten, deelnemersinformatie, fietsen, eten, drinken en een duidelijke registratie bij de start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en kunstlocaties bepalen
2 personen
2
Route op veiligheid controleren
2 personen
3
Kunstenaars en locaties benaderen
2 personen
4
Deelnamevoorwaarden opstellen
5
Aanmeldformulier publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotieposters verspreiden
3 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Vrijwilligers inplannen
12
Kunstenaarsbriefing versturen
13
Reserveringen voor locaties maken
14
Vergunningen en meldingen controleren
15
Weersverwachting controleren
16
Routekaarten printen
2 personen
17
Deelnemerslijst printen
18
Naambadges voorbereiden
2 personen
19
Fietsen en materialen controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Routeborden klaarleggen
2 personen
24
Startlocatie inrichten
4 personen
25
Registratietafel opstellen
2 personen
26
Kunstwerken en bordjes plaatsen
4 personen
27
Verlichting bij kunstwerken testen
2 personen
28
Routeborden langs route plaatsen
4 personen
29
Fietsenstalling markeren
2 personen
30
Pechhulppunt inrichten
2 personen
31
EHBO-materiaal klaarzetten
32
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen

Event

33
Kunstenaars ontvangen
3 personen
34
Deelnemers registreren
3 personen
35
Routekaarten uitdelen
2 personen
36
Startinstructie geven
2 personen
37
Fietsgroepen laten vertrekken
3 personen
38
Routepost bij eerste locatie bemannen
2 personen
39
Routepost bij tweede locatie bemannen
2 personen
40
Routepost bij derde locatie bemannen
2 personen
41
Kunstenaars begeleiden
2 personen
42
Pechhulp bieden
2 personen
43
Water en fruit uitdelen
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Koffie en thee schenken
2 personen
47
Fietsenstalling bewaken
48
Deelnemers naar expositieruimte wijzen
2 personen
49
Muziek afspelen
50
Lichtniveau controleren
51
Afval inzamelen
2 personen
52
Aankomst van laatste fietsers registreren
2 personen
53
Bedankmoment voor kunstenaars verzorgen
2 personen
54
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

55
Routeborden verzamelen
3 personen
56
Kunstwerken veilig inpakken
4 personen
57
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
58
Decoratie verwijderen
2 personen
59
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
60
Servies afwassen
2 personen
61
Locatie schoonmaken
4 personen
62
Fietsenstalling vrijmaken
2 personen
63
Materialen inventariseren
2 personen
64
Geleende spullen retourneren
2 personen
65
Routekaarten en afval afvoeren
66
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Barkrukkenaantal 6
Fietsenrekkenaantal 8
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 80
Kommetjesaantal 30
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8

Catering

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
Serveerbladenaantal 8
Etagèresaantal 4
Boodschappen

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Powerbanksaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 8
Megafonenaantal 2
Telefoonladersaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-lantaarnsaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Sportmateriaal

Pompstationsaantal 2
Fietspompenaantal 4
Reparatiesetsaantal 4
Binnenbandenaantal 12
Fietsgereedschapaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 12
Fietsslotenaantal 10

Decoratie

Routebordenaantal 30
Pijlbordjesaantal 40
Kunstenaarsbordjesaantal 12
Programmapostersaantal 20
Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Tangenaantal 6
Scharenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Maatbekersaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Eerstehulpkofferaantal 2
Verkeerskegelsaantal 12

Tips

Plan de route voordat je deelnemers werft. Controleer elk traject fysiek en houd rekening met kruisingen, smalle paden, rustpunten en de tijd die groepen bij kunstenaarslocaties doorbrengen.
Benader kunstenaars en locaties vroeg genoeg om reserveringen en voorwaarden vast te leggen. Stuur de kunstenaarsbriefing uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat iedereen weet wanneer deelnemers arriveren en wat er wordt verwacht.
Verzamel dieetwensen direct via het aanmeldformulier en verwerk ze vóór je boodschappen doet. Zo kun je hapjes en drankjes gericht voorbereiden in plaats van op de dag zelf nog te moeten improviseren.
Maak de deelnemersinformatie niet afhankelijk van uitleg bij de start. Verstuur route, starttijd, deelnamevoorwaarden en praktische fietsinformatie vooraf en leg op de dag zelf routekaarten, deelnemerslijsten en naambadges klaar.
Controleer 1 dag vooraf de weersverwachting, fietsen en techniek. Leg naast pompstations en fietspompen ook reparatiesets, binnenbanden, powerbanks en reservebatterijen klaar; test bovendien speakers, verlengsnoeren en verlichting vóór de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstfietstocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met route, kunstenaars, locaties en deelnamevoorwaarden. Gebruik de laatste 2 weken voor promotie, aanmeldingen, vrijwilligers en reserveringen; de laatste 2 dagen zijn voor printwerk, boodschappen en controles.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kunstfietstocht?: Plan minimaal 1 vrijwilliger bij de registratietafel en 1 aanspreekpunt per routegroep of belangrijke locatie. Bij meerdere groepen is een extra vrijwilliger voor pech, routevragen en contact met locaties verstandig.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een kunstfietstocht?: Stuur de informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de tocht. Vermeld daarin de starttijd, route, deelnamevoorwaarden, wat deelnemers zelf meenemen en eventuele informatie over eten, drinken en dieetwensen.
Wat moet je een dag voor een kunstfietstocht controleren?: Controleer de weersverwachting, routeborden, fietsen en reparatiemateriaal 1 dag vooraf. Zet ook routekaarten, deelnemerslijsten, naambadges, gekoelde dranken, hapjes en de spullen voor de startlocatie klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.