Zo organiseer je een Koningsdagwandeling

Begin met de route en werk daarna pas de ontvangst en catering uit. Leg het startpunt vast, controleer of je een routevergunning nodig hebt en inspecteer het parcours vooraf op drukke kruisingen, smalle doorgangen en andere risico’s. Regel vervolgens aanmeldingen, routebegeleiders en duidelijke wandelkaarten. Op de dag zelf draait het om een herkenbare ontvangst, goed zichtbare routepijlen en een verzorgingspunt waar deelnemers snel water of iets te eten krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route vastleggen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Routevergunning aanvragen
4
Route vooraf inspecteren
3 personen
5
Risico's langs route noteren
2 personen
6
Wandelkaart maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Routebegeleiders werven
2 personen
11
Routebegeleiders indelen
12
Vrijwilligers instrueren
2 personen
13
Weersverwachting controleren
14
Deelnemerslijst afdrukken
15
Wandelkaarten afdrukken
16
Routepijlen voorbereiden
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Deelnemerspakketten samenstellen
3 personen
20
Materialen naar locatie brengen
3 personen
21
Partytenten opbouwen
4 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
24
Verzorgingspunt inrichten
3 personen
25
Routepijlen uitzetten
4 personen
26
Rustpunten controleren
2 personen
27
Geluidsapparatuur testen
2 personen

Event

28
Deelnemers registreren
4 personen
29
Startinstructie geven
2 personen
30
Wandelgroepen laten vertrekken
4 personen
31
Route begeleiden
8 personen
32
Verzorgingspunt bemannen
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Hapjes serveren
3 personen
35
Aankomende deelnemers afvinken
2 personen
36
Laatste wandelaars opvangen
2 personen
37
Afsluiting aankondigen

Nazorg

38
Routepijlen ophalen
4 personen
39
Meubilair afbreken
4 personen
40
Afval verzamelen
4 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Locatie schoonmaken
4 personen
43
Materialen terugbrengen
3 personen
44
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Bankenaantal 4
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Schenk kannenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Draagbare speakersaantal 2
Megafoonsaantal 2
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 4

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 80
Routebordenaantal 30
Afzetkegelsaantal 30
Veiligheidshesjesaantal 20
Wandelkaartenaantal 100
Klembordenaantal 10
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 10

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 10
Oranje vlaggenlijnenaantal 8

Verlichting

LED-lampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afwasteilenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route-inspectie uiterlijk twee weken vooraf. Noteer per risicopunt wie ingrijpt en zet routepijlen, routeborden of afzetkegels niet pas op het laatste moment klaar.
Maak de indeling van routebegeleiders zodra de aanmeldingen binnen zijn. Reken per belangrijk kruispunt minstens één begeleider en geef vrijwilligers vooraf een korte instructie met route, tijden en noodprocedure.
Richt de ontvangstbalie minimaal 60 minuten voor vertrek in. Leg de deelnemerslijst, wandelkaarten, klemborden en deelnemerspakketten klaar en houd een aparte plek vrij voor late aanmeldingen.
Plan een verzorgingspunt op een logisch rustpunt van de route. Koel dranken vooraf, vul thermoskannen en schenk kannen en reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf. Zet partytenten, verlichting en extra zitplaatsen alleen in als bescherming tegen regen of hitte nodig is, en zorg dat vrijwilligers veiligheidshesjes dragen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Koningsdagwandeling organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de route, startlocatie en vergunning. Plan de route-inspectie en het werven van begeleiders uiterlijk 2 weken voor de wandeling.
Heb ik een vergunning nodig voor een Koningsdagwandeling?: Dat hangt af van de gemeente, groepsgrootte en het gebruik van de openbare weg. Vraag dit minimaal 6 weken vooraf na, zodat je tijd houdt voor voorwaarden of aanpassingen aan de route.
Hoeveel routebegeleiders heb ik nodig?: Zet minimaal één begeleider in op elk druk kruispunt en bij elke routeafslag die niet vanzelf spreekt. Voeg één coördinator toe voor communicatie en reserveer bij grotere groepen minstens één extra begeleider.
Wat moet ik doen bij slecht weer tijdens een Koningsdagwandeling?: Neem 48 uur vooraf een besluit over doorgaan, inkorten of verplaatsen van het programma. Controleer op de ochtend zelf opnieuw de verwachting en zet een overdekt verzorgingspunt, LED-lampen en een duidelijke afmeldprocedure klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.