Zo organiseer je een Koningsdagfestival

Begin met datum, programma en locatie voordat je leveranciers of vrijwilligers benadert. Deel het terrein daarna op in publieksruimte, buffet, bar, activiteiten en techniek, zodat je weet wat je moet reserveren. Controleer vroeg welke vergunningen en meldingen nodig zijn en leg afspraken vast in één draaiboek. De laatste week draait vooral om bevestigen, inkopen en voorbereiden; op de dag zelf werk je per tijdsblok en verantwoordelijke.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en terrein indelen
2 personen
3
Muziek en activiteiten boeken
2 personen
4
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
5
Reserveringen maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Draaiboek verspreiden
11
Weersvoorspelling controleren
12
Leveringen bevestigen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
4 personen
18
Salades en broodjes maken
3 personen
19
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
20
Terrein controleren
3 personen
21
Partytenten opbouwen
4 personen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Stoelen plaatsen
3 personen
24
Buffet en bar inrichten
3 personen
25
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
26
Versiering ophangen
3 personen
27
Vlaggen plaatsen
2 personen
28
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
29
Muziek testen
2 personen
30
Verlichting testen
2 personen
31
Spelmaterialen klaarzetten
2 personen
32
Kassa en betaalmiddelen klaarzetten
2 personen
33
Afvalpunten inrichten
2 personen
34
EHBO-set plaatsen
35
Teambriefing houden
6 personen
36
Opening voorbereiden
2 personen

Event

37
Bezoekers verwelkomen
3 personen
38
Polsbandjes uitdelen
2 personen
39
Programma toelichten
40
Koffie en thee serveren
2 personen
41
Hapjes serveren
3 personen
42
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
43
Spelwedstrijd begeleiden
2 personen
44
Liveoptreden begeleiden
2 personen
45
Buffet aanvullen
2 personen
46
Warme gerechten serveren
4 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Bar bemannen
3 personen
49
Kassa bemannen
2 personen
50
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
51
Verlichting inschakelen
52
Afvalpunten legen
2 personen
53
Toiletten controleren
2 personen
54
Eindtijd aankondigen
55
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

56
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
57
Eten veilig koelen
2 personen
58
Bar en buffet leegruimen
3 personen
59
Afval verzamelen
4 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Terrein schoonmaken
4 personen
62
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
63
Partytenten afbreken
4 personen
64
Versiering verwijderen
3 personen
65
Apparatuur inpakken
2 personen
66
Voorraad tellen
2 personen
67
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
68
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
69
Borg en kas afhandelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 3
Tafelkleedrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Gardeaantal 2
Mengkommenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 4

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 8
Oranje vlaggetjesaantal 12
Oranje ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Oranje tafellopersaantal 10
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 8
Programmapostersaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalknijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Keukenpapierhoudersaantal 4

Sportmateriaal

Oud-Hollandse spellenaantal 6
Hoepelsaantal 6
Zakloopzakkenaantal 10
Touwtrektouw
Pionnenaantal 20
Prijzenbekersaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Boek daarna muziek en activiteiten, want hun tijden bepalen de terreinindeling, stroompunten en geluidsopstelling.
Controleer vergunningen en meldingen direct nadat de locatie is gekozen, bij voorkeur 10 tot 12 weken voor het festival. Wacht niet tot uitnodigingen al verstuurd zijn; voorwaarden kunnen invloed hebben op openingstijden, geluid en publiekscapaciteit.
Maak één draaiboek met een planning per uur en verspreid het uiterlijk 7 dagen vooraf. Zet naast elk onderdeel één verantwoordelijke, inclusief een reserve voor opbouw, buffet, bar en techniek.
Plan eten en drinken op basis van de aanmeldingen en verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen vooraf. Verpak dieetmaaltijden apart en label ze; zet houdbare voorraad klaar en bereid salades, broodjes en hapjes zo laat mogelijk.
Controleer het weer 48 uur en nogmaals 6 uur vooraf. Bouw partytenten, tafels, stoelen, buffet en bar volgens een vaste plattegrond op en test speakers, microfoons, mengpaneel en verlengkabels voordat bezoekers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Koningsdagfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Regel vergunningen, boekingen en reserveringen daarna zo snel mogelijk; de laatste 7 dagen gebruik je voor bevestigingen en voorbereiding.
Wanneer moet ik een vergunning voor een Koningsdagfestival regelen?: Controleer de vergunning- en meldingsplicht direct bij het vastleggen van de locatie, idealiter 10 tot 12 weken vooraf. De exacte termijn verschilt per gemeente, dus vraag de voorwaarden na voordat je uitnodigingen verstuurt.
Hoe deel ik vrijwilligers in voor een Koningsdagfestival?: Maak uiterlijk 2 weken vooraf een rooster met blokken van 2 tot 3 uur. Plan per blok aparte verantwoordelijken voor opbouw, ontvangst, buffet en bar, activiteiten, techniek en opruimen, plus minimaal één reserve.
Wanneer bereid ik eten en drinken voor een Koningsdagfestival?: Controleer de boodschappenlijst 3 tot 5 dagen vooraf en doe houdbare boodschappen dan. Koel dranken de dag ervoor, bereid hapjes en salades zo kort mogelijk voor aanvang en houd dieetmaaltijden apart verpakt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.