Een kloosterfietstocht organiseren: zo pak je het aan

Begin met de route, niet met de lunch. Leg eerst de afstand, kloosterbezoeken, rustlocaties en startplek vast en rijd het volledige traject voor. Controleer onderweg wegwerkzaamheden en werk een alternatief uit. Daarna pas nodig je deelnemers uit, verzamel je dieetwensen en regel je eten, drinken, route-informatie en fietsveiligheid. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, zichtbare routepijlen en een kleine reparatiepost.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Route en afstand vastleggen
2 personen
5
Kloosterbezoeken reserveren
2 personen
6
Rustlocaties vastleggen
2 personen
7
Route volledig voorrijden
2 personen
8
Wegwerkzaamheden controleren
9
Alternatieve route uitwerken
2 personen
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Deelnemerslijst afdrukken
12
Routekaarten afdrukken
13
Pijlen en routeborden maken
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Fietsgereedschap controleren
16
Verlichting en reflectie testen
2 personen
17
Eten voorbereiden
3 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Materialen naar startlocatie brengen
3 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
21
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
22
Koffie- en theepunt klaarmaken
2 personen
23
Buffet en lunch klaarzetten
3 personen
24
Routepijlen plaatsen
3 personen
25
Fietsenstalling markeren
2 personen

Event

26
Deelnemers inchecken
3 personen
27
Routekaarten uitdelen
2 personen
28
Fietsveiligheid controleren
2 personen
29
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
30
Groep begeleiden op de heenroute
3 personen
31
Eerste kloosterbezoek begeleiden
2 personen
32
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
33
Groep begeleiden op de terugroute
3 personen
34
Tweede kloosterbezoek begeleiden
2 personen
35
Avondmaaltijd serveren
4 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Fietsenstalling en route controleren
2 personen
38
Verlichting bij fietsen controleren
2 personen
39
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

40
Routepijlen verwijderen
3 personen
41
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Materialen terugbrengen
3 personen
46
Geleende spullen retourneren
2 personen
47
Routeborden en materialen reinigen
2 personen
48
Gevonden voorwerpen afhandelen
49
Deelnemers een bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 45
Fietsenrekkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Soepketelsaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 18

Apparatuur

Megafonenaantal 2
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 3
Reparatiestandaardsaantal 2
Fietsreparatiesetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 8
Fietslampensetsaantal 8
Routekaarthoudersaantal 6
Waterbidonsaantal 12
EHBO-koffersaantal 2

Verlichting

Oplaadbare lantaarnsaantal 8
Batterijenaantal 24

Decoratie

Routepijlenaantal 30
Routebordenaantal 12
Krijtbordenaantal 3

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Afwasborstelsaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Rijd de route uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf volledig voor. Noteer afstand, stijgingen, lastige oversteekplaatsen en plekken waar deelnemers kunnen rusten; controleer daarna opnieuw op wegwerkzaamheden.
Reserveer kloosterbezoeken en rustlocaties voordat je de uitnodigingen verstuurt. Vermeld in de deelnemersinformatie de totale afstand, verwachte fietstijd, pauzemomenten en een termijn voor het doorgeven van dieetwensen.
Plan per deelnemer minstens 1 waterbidon voor onderweg en reken voor de ontvangst op 2 tot 3 drankjes per persoon in het eerste uur. Koel dranken vooraf en houd extra water apart voor warm weer.
Zet bij de start een ontvangstbalie klaar met de deelnemerslijst, routekaarten en routekaarthouders. Maak de fietsenstalling zichtbaar met fietsenrekken en wijs deelnemers vóór vertrek op de route, rustpunten en het verzamelmoment.
Test fietslampen, reflecterende hesjes, fietspompen en reparatiesets vóór het materiaal naar de startlocatie gaat. Leg reservebinnenbanden en een EHBO-koffer op één herkenbare plek en wijs minimaal 2 begeleiders aan die kunnen helpen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een kloosterfietstocht?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met route, kloosterbezoeken en rustlocaties. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor vertrek, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog tijdig kunt verwerken.
Hoe lang moet de route van een kloosterfietstocht zijn?: Kies de afstand op basis van de fietservaring van de groep en plan een route die je binnen ongeveer 4 tot 6 uur inclusief pauzes kunt uitvoeren. Rijd de route 2 tot 3 weken vooraf volledig voor en leg een alternatief vast.
Wat neem je mee voor pech onderweg tijdens een fietstocht?: Neem minimaal 1 fietspomp, 1 reparatieset en meerdere reservebinnenbanden mee; bij een groep van 20 deelnemers zijn 3 tot 4 reservebinnenbanden een praktisch uitgangspunt. Voeg een reparatiestandaard en een EHBO-koffer toe aan het materiaal.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een kloosterfietstocht?: Voorzie bij de start 2 tot 3 drankjes per persoon voor het eerste uur en reken voor de lunch op 1 volledige portie per deelnemer plus ongeveer 10 procent reserve. Houd rekening met dieetwensen die je uiterlijk 1 week vooraf verzamelt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.