Zo organiseer je een klimdag zonder last-minute gedoe

Begin minstens zes weken vooraf met de klimlocatie en begeleiders; die bepalen hoeveel deelnemers je veilig kunt ontvangen. Maak daarna één deelnemerslijst met aanmeldingen, dieetwensen, toestemmingsformulieren en noodcontacten. Regel vervoer en deel route en parkeerplek uiterlijk een week vooraf. In de laatste dagen controleer je weersverwachting, materiaalvoorraad en boodschappen. Op de dag zelf werk je met een registratietafel, een duidelijk klimprogramma en gesorteerd materiaal, zodat de groep direct kan starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Klimlocatie reserveren
2
Klimbegeleiders vastleggen
2 personen
3
Deelnemerslijst aanmaken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
8
Noodcontacten controleren
9
Vervoer afstemmen
2 personen
10
Klimprogramma opstellen
2 personen
11
Weersverwachting controleren
12
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
13
Klimmateriaal reserveren
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Klimmateriaal ophalen
2 personen
17
Deelnemersbevestiging sturen
18
Route en parkeerplek delen
19
Dranken koud zetten
2 personen
20
Lunchpakketten klaarmaken
3 personen
21
Hapjes voorbereiden
2 personen
22
Klimmateriaal sorteren
3 personen
23
Locatie controleren
2 personen
24
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
25
Registratietafel inrichten
2 personen
26
Klimzone afzetten
3 personen
27
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Aanwezigheid registreren
2 personen
30
Polsbandjes uitdelen
2 personen
31
Klimregels uitleggen
2 personen
32
Klimmateriaal uitdelen
4 personen
33
Harnassen controleren
3 personen
34
Knooptechniek demonstreren
2 personen
35
Klimgroepen indelen
2 personen
36
Klimrondes begeleiden
5 personen
37
Toezicht bij wachtrij houden
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Pauzehapjes serveren
3 personen
40
Lunchpauze begeleiden
3 personen
41
Warme maaltijd serveren
4 personen
42
Avondklimronde begeleiden
5 personen
43
Klimmateriaal innemen
4 personen
44
Materiaal op volledigheid controleren
3 personen
45
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

46
Afval verzamelen
3 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
49
Klimzone afbreken
4 personen
50
Locatie schoonmaken
3 personen
51
Klimmateriaal laten drogen
2 personen
52
Klimmateriaal retourneren
2 personen
53
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
54
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Bankenaantal 4
Partytentaantal 2
Registratietafel

Sportmateriaal

Klimharnassenaantal 30
Klimhelmenaantal 30
Klimtouwenaantal 8
Klimkarabinersaantal 30
zekerapparatenaantal 12
Klimmattenaantal 6
Klimzakkenaantal 12
Klimmagnesiumaantal 12
Afzetlintaantal 4
Pionnenaantal 12
Oefenkaartenaantal 20
Scorebordenaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Parcoursmarkeringenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 45
Bordenaantal 45
Besteksetsaantal 45
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 3

Apparatuur

Portabele speaker
Verlengkabelsaantal 3
EHBO-koffer
Mobiele telefoonsaantal 3
Powerbanksaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaaksponzenaantal 6
Handdoekenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 40
Polsbandjesaantal 40
Pijlbordenaantal 8
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 6
Touwaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de klimlocatie en leg begeleiders vast vóór je uitnodigingen verstuurt. Vraag meteen naar het maximale aantal deelnemers, de benodigde klimbegeleiding en welk materiaal de locatie zelf levert.
Verwerk aanmeldingen in één lijst en sluit die uiterlijk één week vooraf. Verzamel per deelnemer dieetwensen, een toestemmingsformulier en een gecontroleerd noodcontact; ontbrekende gegevens achteraf najagen kost vaak meer tijd dan verwacht.
Plan vervoer niet pas op de vertrekdag. Deel route en parkeerplek minimaal 7 dagen vooraf en noteer wie rijdt, hoeveel plaatsen beschikbaar zijn en hoe laat deelnemers aanwezig moeten zijn.
Maak het klimprogramma met vaste blokken voor uitleg, oefenen en pauze. Sorteer harnassen, helmen, touwen, karabiners en zekerapparaten per groep vóór de ontvangst, zodat begeleiders niet tijdens de start materiaal hoeven te zoeken.
Bereid lunchpakketten, hapjes en koude dranken de dag ervoor voor. Zet koelboxen en thermoskannen klaar, richt de registratietafel in en controleer op de ochtend zelf locatie, weersverwachting, afzetlint en parcoursmarkeringen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een klimdag organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met het reserveren van de klimlocatie en het vastleggen van begeleiders. Verstuur uitnodigingen zodra capaciteit, datum en begeleiding duidelijk zijn. Sluit de deelnemerslijst 7 dagen voor de klimdag.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een klimdag?: Dat hangt af van de locatie, leeftijd en ervaring van de deelnemers en de gebruikte klimvorm. Vraag de klimlocatie bij de reservering naar de vereiste begeleidersratio en plan geen extra deelnemers zonder die bevestiging. Leg de definitieve bezetting uiterlijk 4 weken vooraf vast.
Wanneer moet ik toestemmingsformulieren en noodcontacten verzamelen?: Vraag ze direct mee bij de aanmelding en controleer de lijst 7 dagen vooraf. Bel of mail ontbrekende gegevens uiterlijk 3 dagen voor de klimdag na; zonder compleet formulier of noodcontact laat je iemand niet zonder aanvullende toestemming deelnemen.
Wanneer regel ik het klimmateriaal en de lunch?: Controleer de materiaalvoorraad ongeveer 2 weken vooraf en reserveer ontbrekende klimharnassen, helmen, touwen en zekerapparaten dan. Haal gereserveerd materiaal volgens de afspraak op en maak lunchpakketten, hapjes en dranken de dag vóór de klimdag klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.