Zo organiseer je een kerstfietstocht

Begin met de route en werk daarna pas de rest van het programma uit. Fiets de route vooraf volledig na en controleer kruisingen, verlichting en plekken waar deelnemers kunnen wachten. Regel vervolgens de locatie, vergunningen, verkeersmaatregelen en vrijwilligers. In de laatste week verzamel je aanmeldingen en dieetwensen, controleer je de weersverwachting en informeer je deelnemers over vertrektijd, route en fietsverlichting. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke start, warme ontvangst en zichtbare routebegeleiding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route bepalen
2 personen
2
Route proefrijden
2 personen
3
Locatie reserveren
4
Vergunningen controleren
5
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Routekaarten maken
2 personen
11
Routeborden voorbereiden
2 personen
12
Fietsverlichting controleren
2 personen
13
Weersverwachting controleren
14
Deelnemers informeren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Dranken koud zetten
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Routeborden klaarleggen
2 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Partytenten opzetten
4 personen
21
Verlichting ophangen
3 personen
22
Versiering ophangen
3 personen
23
Warmhouders opstellen
2 personen
24
Inschrijftafel inrichten
2 personen
25
Fietsenstalling markeren
2 personen

Event

26
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
27
Deelnemers ontvangen
4 personen
28
Aanwezigheid registreren
2 personen
29
Routebegeleiders positioneren
4 personen
30
Fietstocht begeleiden
6 personen
31
Tussenstop bemannen
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Soep en hapjes serveren
4 personen
34
Routeborden verwijderen
3 personen
35
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

36
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
37
Servies afwassen
3 personen
38
Afval verzamelen
3 personen
39
Locatie schoonmaken
3 personen
40
Verlichting en decoratie verwijderen
3 personen
41
Materialen controleren
2 personen
42
Geleende materialen retourneren
2 personen
43
Routebestand archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Fietsenrekkenaantal 6
Tafelkleedjesaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Soepkommenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Warmhoudersaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Kerstbomenaantal 2
Kerstballenaantal 40
Kerstslingersaantal 8
Kersttafeldecoratieaantal 6

Sportmateriaal

Routebordenaantal 20
Pionnenaantal 20
Reflecterende hesjesaantal 12
Fietspompenaantal 3
Reparatiesetsaantal 3
Reserve binnenbandenaantal 10
Fietslampenaantal 10
Routekaartenaantal 60

Keuken

Soepketelsaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koks-messenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route eerst en proefrijd haar uiterlijk twee weken vooraf. Noteer onveilige oversteekplaatsen, smalle stukken en plekken waar routeborden of pionnen nodig zijn.
Controleer vergunningen en verkeersmaatregelen minimaal vier weken voor vertrek. Een route over drukke kruisingen kan extra afstemming of verkeersbegeleiders vereisen.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk vijf dagen vooraf. Zo kun je boodschappen, soepkommen, bestek en warme hapjes afstemmen op het werkelijke aantal deelnemers.
Controleer verlichting en reparatiemateriaal vóór de start. Leg fietspompen, reparatiesets, reserve binnenbanden en extra fietslampen bij de inschrijftafel of bij een aangewezen begeleider.
Zet de ontvangstlocatie minstens twee uur voor vertrek klaar. Markeer de fietsenstalling, plaats routekaarten en routeborden, test lichtsnoeren en warmhouders en zet dranken pas vlak voor ontvangst koud of warm klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een kerstfietstocht?: Begin minimaal zes weken vooraf met de route, locatie en vergunningen. Verstuur de uitnodigingen ongeveer vier weken voor de tocht en sluit aanmeldingen vijf dagen vooraf.
Hoe maak je een kerstfietstocht veilig?: Proefrijd de route vooraf en controleer vooral kruisingen, donkere fietspaden en smalle doorgangen. Laat begeleiders reflecterende hesjes dragen, plaats duidelijke routeborden en vraag deelnemers om werkende fietsverlichting mee te nemen.
Wat regel je op de dag van een kerstfietstocht?: Reken op minimaal twee uur opbouwtijd voor tenten, tafels, verlichting, fietsenstalling en de inschrijftafel. Controleer daarna de routeborden, weersverwachting en fietsverlichting voordat de eerste groep vertrekt.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een kerstfietstocht?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en houd ongeveer 10 procent extra aan voor onverwachte deelnemers of grotere porties. Zet warme dranken en hapjes klaar bij aankomst en stem soep, bestek en servies af op de verzamelde dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.