Zo organiseer je een kasteelpicknick

Begin een kasteelpicknick niet met het menu, maar met de locatie. Reserveer het kasteel en picknickterrein, controleer de huisregels en leg meteen vast wat er bij slecht weer gebeurt. Daarna regel je de gastenlijst, dieetwensen, parkeerinformatie en leveringen. De laatste voorbereiding draait om gekoelde dranken, picknickmanden, servies en een terrein dat klaar is voordat de eerste gasten aankomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kasteel en picknickterrein reserveren
2
Beschikbaarheid en huisregels controleren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Parkeerinformatie delen
7
Weersverwachting controleren
8
Slechtweerindeling bevestigen
2 personen
9
Leveringen en boodschappen plannen
10
Boodschappen doen
3 personen
11
Dieetmaaltijden apart inkopen
2 personen
12
Limonade en water inkopen
2 personen
13
Servies en meubilair controleren
2 personen
14
Koelboxen schoonmaken
2 personen
15
Beddengoed en plaids luchten
2 personen
16
Groenten en fruit wassen
3 personen
17
Salades voorbereiden
3 personen
18
Dips en dressings bereiden
2 personen
19
Desserts portioneren
2 personen
20
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
21
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Picknickmanden vullen
4 personen
24
Locatie openen
2 personen
25
Terrein controleren
3 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
27
Picknickkleedjes uitleggen
4 personen
28
Partytenten opbouwen
4 personen
29
Buffettafels inrichten
3 personen
30
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
31
Drankenbuffet inrichten
2 personen
32
Decoratie ophangen
3 personen
33
Muziek en verlichting testen
2 personen
34
Toiletvoorzieningen controleren
35
Afvalpunten plaatsen
2 personen
36
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

37
Gasten ontvangen
3 personen
38
Parkeerplaatsen aanwijzen
2 personen
39
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
40
Picknickmanden uitdelen
3 personen
41
Lunchbuffet aanvullen
3 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Activiteitenmateriaal uitdelen
2 personen
45
Spellen begeleiden
3 personen
46
Dessertbuffet serveren
3 personen
47
Kaarsen en lampen aanzetten
2 personen
48
Muziek verzorgen
49
Afvalpunten legen
2 personen
50
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

51
Eten veilig opbergen
3 personen
52
Servies verzamelen
4 personen
53
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
54
Partytenten afbreken
4 personen
55
Decoratie verwijderen
3 personen
56
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Terrein schoonmaken
4 personen
59
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
60
Geleende spullen controleren
2 personen
61
Huurmaterialen retourneren
2 personen
62
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Picknickkleedjesaantal 15
Loungekussensaantal 40
Tafelkledenaantal 8

Servies

Bordenaantal 60
Dessertbordjesaantal 60
Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Broodmandenaantal 6

Catering

Picknickmandenaantal 15
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Drankdispensersaantal 4
Etikethoudersaantal 20
Boodschappen

Keuken

Koksmesaantal 4
Schilmessenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6
Koelelementtassenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadbare powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlantaarnsaantal 12
Ledkaarsenaantal 30

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 8
Menubordenaantal 4

Sportmateriaal

Picknickdekensaantal 10
Kubbsetsaantal 2
Frisbeesaantal 4
Badmintonsetsaantal 3
Kaartspellenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 3
Blik en vegeraantal 2
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Afwasteilenaantal 6
Afwasteilaantal 3
Wasrekkenaantal 2

Tips

Reserveer het kasteel en terrein zodra je de datum hebt gekozen. Controleer daarna direct of partytenten, klaptafels, stoelen en eigen catering zijn toegestaan.
Stuur de uitnodigingen met een duidelijke uiterste aanmelddatum. Verzamel tegelijk dieetwensen en deel parkeerinformatie, zodat je niet vlak voor het evenement nog losse berichten hoeft te sturen.
Maak het slechtweerplan uiterlijk enkele dagen vooraf definitief. Controleer de weersverwachting en bevestig waar de picknick naartoe verhuist als het terrein niet bruikbaar is.
Plan boodschappen en leveringen op tijd voor de voorbereiding. Was groenten en fruit, bereid salades, dips en dressings voor, en houd dieetmaaltijden apart van de rest.
Koel dranken ruim vooraf en controleer de koelboxen en koelelementen. Vul picknickmanden pas nadat servies, brood, beleg en desserts klaarstaan, zodat gekoelde producten niet onnodig warm worden.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een kasteelpicknick reserveren?: Reserveer het kasteel en picknickterrein zodra de datum en het verwachte aantal gasten bekend zijn. Controleer meteen de beschikbaarheid, huisregels en voorwaarden voor slecht weer.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een kasteelpicknick?: Stuur de uitnodigingen enkele weken vooraf en vermeld een uiterste aanmelddatum. Zo heb je tijd om dieetwensen, parkeerinformatie en aantallen voor de catering te verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kasteelpicknick voor te bereiden?: Plan de boodschappen en voorbereidingen minimaal één dag vooraf voor salades, dips, desserts en het koelen van dranken. Reserveer op de dag zelf extra tijd voor het openen van de locatie, de terreincontrole en het vullen van de picknickmanden.
Wat regel ik bij slecht weer voor een kasteelpicknick?: Bevestig uiterlijk enkele dagen vooraf een alternatief op of bij de locatie. Controleer daarnaast of partytenten zijn toegestaan en communiceer het weerplan opnieuw zodra de weersverwachting duidelijk is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.