Zo organiseer je een karatetoernooi

Begin met de datum, de sporthal en het wedstrijdreglement. Daarna leg je categorieën, scheidsrechters, juryleden en vrijwilligers vast voordat je de inschrijving opent. Het meeste werk zit niet alleen in de wedstrijden, maar ook in toestemmingsformulieren, deelnemerslijsten, materiaal en de indeling van de hal. Werk naar een vaste wedstrijddagplanning toe en controleer uiterlijk in de laatste week of alle tatami, scoreborden, beschermers, formulieren en prijzen beschikbaar zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
Sporthal reserveren
3
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
4
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
5
Scheidsrechters benaderen
6
Juryleden benaderen
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Inschrijfformulier openen
10
Inschrijvingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Deelnemersbevestiging versturen
13
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
14
Wedstrijdschema maken
3 personen
15
Prijzen en medailles bestellen
16
Banners en bewegwijzering maken
2 personen
17
Deelnemerslijsten afdrukken
2 personen
18
Scoreformulieren afdrukken
2 personen
19
Toestemmingsformulieren controleren
2 personen
20
Wedstrijdschema publiceren
21
Sporthalindeling uitwerken
2 personen
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Prijzen en medailles ophalen
25
Materialen verzamelen
3 personen
26
Kleding en uitrusting controleren
2 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Sporthal openen
2 personen
29
Vloer controleren
2 personen
30
Matten leggen
6 personen
31
Wedstrijdvelden afzetten
4 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
33
Jurytafels inrichten
3 personen
34
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
35
Cateringtafel inrichten
3 personen
36
Geluid testen
2 personen
37
Prijzen klaarzetten
2 personen
38
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

39
Deelnemers registreren
4 personen
40
Startnummers uitdelen
2 personen
41
Weging en controle uitvoeren
3 personen
42
Scheidsrechters instrueren
2 personen
43
Juryleden instrueren
2 personen
44
Deelnemers briefing geven
2 personen
45
Opening verzorgen
2 personen
46
Katawedstrijden begeleiden
8 personen
47
Kumitewedstrijden begeleiden
8 personen
48
Scores verwerken
3 personen
49
Wedstrijdvelden wisselen
4 personen
50
Pauzes aankondigen
51
Dranken serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
54
Afval verzamelen
2 personen
55
Toiletten controleren
56
Prijswinnaars controleren
2 personen
57
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
58
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
59
Slotwoord verzorgen
2 personen
60
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

61
Matten verwijderen
6 personen
62
Sportmateriaal sorteren
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Catering opruimen
3 personen
66
Afval afvoeren
2 personen
67
Sporthal schoonmaken
4 personen
68
Apparatuur uitschakelen
2 personen
69
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
70
Locatie afsluiten
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Uitslagen publiceren
73
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Karate-tatami mattenaantal 80
Wedstrijdveldmarkeringenaantal 4
Rode wedstrijdriemenaantal 8
Blauwe wedstrijdriemenaantal 8
Rode borstbeschermersaantal 12
Blauwe borstbeschermersaantal 12
Hoofdbeschermersaantal 12
Scheenbeschermersaantal 12
Handschoenenaantal 12
Trapbeschermersaantal 12
Startnummersaantal 120
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Handtellersaantal 12
Scorebordenaantal 4
Rode vlaggenaantal 8
Witte vlaggenaantal 8
Borstels voor mattenaantal 4

Meubilair

Inschrijftafelsaantal 2
Jurytafelsaantal 4
Cateringtafelsaantal 4
Stoelenaantal 80
Prijsuitreikingstafel
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6
Koelboxenaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 20
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheptangenaantal 8
Theelepelsaantal 50

Decoratie

Toernooibanneraantal 2
Bewegwijzeringsbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Podiumblokkenaantal 3
Prijsbekersaantal 24
Medaillesaantal 72
Linten voor medaillesaantal 72
Naamkaartjesaantal 40

Verlichting

LED-tafellampenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijdcategorieën en het reglement vast vóór je inschrijvingen opent. Zo weten deelnemers direct welke gegevens nodig zijn en voorkom je dat je later opnieuw moet indelen.
Benader scheidsrechters, juryleden en vrijwilligers vroeg en maak een indeling per taak en tijdsblok. Plan ook vervanging, want een wedstrijdschema met meerdere velden valt snel stil als één persoon uitvalt.
Controleer toestemmingsformulieren en dieetwensen zodra inschrijvingen binnenkomen, niet pas op de wedstrijddag. Stuur deelnemers na verwerking een bevestiging met categorie, aanvangstijd en praktische informatie.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd. Druk deelnemerslijsten en scoreformulieren daarna af en bewaar een digitale versie op de laptop voor wijzigingen op het laatste moment.
Werk de sporthalindeling uit met aparte plekken voor inschrijving, jurytafels, catering en prijsuitreiking. Test vóór opening de geluidsinstallatie, microfoon, stopwatches, scoreborden en alle verlengsnoeren; juist stroom en communicatie worden vaak te laat gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een karatetoernooi organiseren?: Leg de datum en sporthal bij voorkeur minstens 12 weken vooraf vast. Gebruik de eerste weken daarna voor het reglement, categorieën, officials en vrijwilligers; open de inschrijving daarna met een duidelijke sluitingsdatum.
Wanneer moet de inschrijving voor een karatetoernooi sluiten?: Sluit de inschrijving ongeveer 2 tot 3 weken vóór het toernooi. Dan heb je tijd om deelnemers te controleren, dieetwensen en toestemmingsformulieren te verwerken en het wedstrijdschema te maken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een karatetoernooi?: Plan minimaal 2 tot 3 vrijwilligers per wedstrijdveld voor tijdwaarneming, score en ondersteuning, plus aparte mensen voor inschrijving, catering en zaalbeheer. Tel vervanging mee wanneer het toernooi langer dan 4 uur duurt.
Wanneer moet je de materialen voor een karatetoernooi controleren?: Doe een volledige materiaalcontrole uiterlijk 7 dagen vooraf en verzamel alles uiterlijk de dag vóór het toernooi. Controleer onder meer tatami, veldmarkeringen, beschermers, riemen, vlaggen, scoreborden, printer, microfoon en stekkerdozen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.