Zo organiseer je een karatetoernooi

Begin een karatetoernooi niet met het wedstrijdschema, maar met de datum, locatie en spelregels. Daarna leg je categorieën, scheidsrechters en EHBO vast voordat je deelnemers uitnodigt. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, verzamel je dieetwensen, deel je vrijwilligers in en maak je een haalbaar programma. Op de wedstrijddag draait alles om een snelle registratie, duidelijke wedstrijdkaarten en een gecontroleerde opstelling van matten, tafels en scoreborden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
3
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
4
Scheidsrechters vastleggen
2 personen
5
EHBO-hulpverleners vastleggen
2 personen
6
Aanmeldformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Wedstrijdschema maken
2 personen
12
Deelnemers bevestigen
2 personen
13
Reservering controleren
14
Prijzen en medailles bestellen
15
Programmaboekjes maken
2 personen
16
Deelnemerslijsten afdrukken
17
Wedstrijdkaarten afdrukken
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Sportmateriaal controleren
2 personen
20
Medailles sorteren
2 personen
21
Catering voorbereiden
3 personen
22
Materiaal klaarzetten
3 personen

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Wedstrijdmatten leggen
6 personen
25
Wedstrijdtafels opstellen
4 personen
26
Publieksstoelen opstellen
4 personen
27
Registratiebalie inrichten
2 personen
28
Cateringtafel inrichten
3 personen
29
Omroepinstallatie testen
2 personen
30
EHBO-tafel inrichten
2 personen
31
Bewegwijzering ophangen
2 personen
32
Deelnemers registreren
4 personen
33
Startbriefing geven
3 personen
34
Scheidsrechters briefen
2 personen
35
Publiek verwelkomen
3 personen
36
Wedstrijden begeleiden
8 personen
37
Wedstrijdresultaten verwerken
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Hapjes serveren
2 personen
40
Wedstrijdmatten schoonmaken
2 personen
41
Pauze aankondigen
42
Finalisten bekendmaken
2 personen
43
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
44
Afscheid van deelnemers
2 personen

Nazorg

45
Publieksstoelen opruimen
4 personen
46
Wedstrijdmatten opruimen
6 personen
47
Apparatuur uitschakelen
2 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Afval verzamelen
3 personen
50
Locatie schoonmaken
4 personen
51
Gevonden voorwerpen verzamelen
52
Materialen inventariseren
2 personen
53
Huurmateriaal retourneren
2 personen
54
Uitslagen publiceren
55
Deelnemers bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Wedstrijdtafelsaantal 6
Registratietafelsaantal 2
Cateringtafelsaantal 3
Stoelenaantal 180
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Wedstrijdmattenaantal 6
Reserve wedstrijdmattenaantal 2
Rode wedstrijdbandenaantal 12
Blauwe wedstrijdbandenaantal 12
Startnummersaantal 150
Scorebordenaantal 6
Stopwatchesaantal 8
Fluitjesaantal 8
Scheidsrechtersvlaggenaantal 12
Scoreformulierenaantal 300
Klemplankenaantal 12
Pennenaantal 40
Karatebandenaantal 30
Trainingskegelsaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 20
Drinkwaterkannenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Printersaantal 2
Omroepinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Handcamera'saantal 2

Decoratie

Podiumachtergronddoekenaantal 2
Vlaggenaantal 12
Wegwijzerbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

LED-werklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Herbruikbare bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 20
Schenkkannenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerbestekaantal 12

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Sponzenaantal 10
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Medaillesaantal 48
Bekers voor prijswinnaarsaantal 12
Programmaboekjesaantal 180
Naamstickersaantal 200
Boodschappen

Tips

Leg wedstrijdreglement en categorieën vast voordat je het aanmeldformulier maakt. Vermeld daarin ook welke gegevens je nodig hebt voor het wedstrijdschema en welke uiterste inschrijfdatum geldt.
Plan de wedstrijdindeling pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd rekening met weging of registratie, pauzes, meerdere matten en de tijd die scheidsrechters nodig hebben om scoreformulieren af te handelen.
Controleer sportmateriaal minstens één dag vooraf. Test scoreborden, stopwatches, microfoons en omroepinstallatie; leg bovendien reserve wedstrijdmatten, extra pennen en verlengkabels apart klaar.
Maak de registratie zichtbaar en snel: zet registratietafels, deelnemerslijsten, startnummers en wedstrijdkaarten bij de ingang. Werk met vrijwilligers die deelnemers kunnen doorverwijzen zonder dat de wedstrijdleiding wordt opgehouden.
Regel EHBO niet als laatste onderdeel van de catering. Wijs vooraf EHBO-hulpverleners aan, leg EHBO-koffers en ijscompressen op een vaste plek en zorg dat die plek voor alle vrijwilligers bekend is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een karatetoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, reglement en categorieën. Leg scheidsrechters, EHBO-hulpverleners en vrijwilligers uiterlijk 4 weken voor het toernooi vast, zodat je het programma op tijd kunt maken.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een karatetoernooi?: Maak het schema pas nadat de inschrijfdatum is verstreken en de deelnemers zijn gecontroleerd. Plan het definitieve schema meestal 5 tot 7 dagen vooraf; druk deelnemerslijsten en wedstrijdkaarten daarna opnieuw af als er wijzigingen zijn.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig voor een karatetoernooi?: Dat hangt af van het aantal wedstrijdmatten en categorieën. Reken minimaal één wedstrijdteam per mat en plan daarnaast minstens één reserve in; voor drie gelijktijdige matten betekent dat bijvoorbeeld vier inzetbare teams.
Wat moet je op de wedstrijddag als eerste doen?: Open de locatie minstens 2 uur voor de eerste wedstrijd. Leg eerst de wedstrijdmatten en wedstrijdtafels neer, test de omroepinstallatie en scoreborden en richt daarna de registratie in, zodat deelnemers niet wachten terwijl de zaal nog wordt opgebouwd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.