Zo organiseer je een kampeerfestival zonder gedoe

Begin met het terrein en de datum; die bepalen hoeveel mensen kunnen blijven slapen en welke voorzieningen je nodig hebt. Werk daarna de kampeerregels, reserveringen en het programma uit voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel dieetwensen en aankomstinformatie meteen bij de aanmelding. Plan de opbouw in een vaste volgorde: terrein inspecteren, kampeerplaatsen markeren, tenten en partytenten neerzetten, daarna pas catering, incheck en techniek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en terrein vastleggen
2 personen
2
Kampeerregels opstellen
2 personen
3
Programma samenstellen
3 personen
4
Reserveringen maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Weersverwachting controleren
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Versproducten inkopen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Tenten controleren
2 personen
15
Kampeerplaatsen markeren
3 personen
16
Materialen sorteren
3 personen
17
Terrein inspecteren
2 personen
18
Stroomvoorziening controleren
2 personen
19
Tenten opzetten
6 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
22
Incheckbalie inrichten
2 personen
23
Podiumhoek inrichten
3 personen
24
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
25
Verlichting ophangen
3 personen
26
Versiering ophangen
3 personen
27
Buitenactiviteiten klaarzetten
3 personen
28
Kampvuurplaats voorbereiden
2 personen
29
Buffet voorbereiden
4 personen
30
Hapjes voorbereiden
3 personen
31
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
32
Afvalpunten plaatsen
2 personen
33
Terrein bewegwijzeren
2 personen
34
EHBO-materialen klaarleggen
35
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

36
Inchecken van bezoekers
3 personen
37
Kampeerplaatsen aanwijzen
3 personen
38
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
39
Koffie en thee serveren
2 personen
40
Activiteiten begeleiden
4 personen
41
Muziek verzorgen
2 personen
42
Hapjes serveren
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Buffet openen
2 personen
45
Buffet serveren
4 personen
46
Buffet aanvullen
3 personen
47
Servies verzamelen
2 personen
48
Kampvuur aansteken
2 personen
49
Kampvuur bewaken
2 personen
50
Nachtverlichting controleren
51
Laatste ronde dranken
2 personen
52
Bezoekers informeren over sluiting
2 personen
53
Kampvuur veilig doven
2 personen
54
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

55
Afval sorteren
3 personen
56
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Koelboxen leegmaken
2 personen
59
Tenten afbreken
6 personen
60
Partytenten afbreken
4 personen
61
Versiering verwijderen
3 personen
62
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
63
Verlichting afbreken
2 personen
64
Terrein schoonmaken
5 personen
65
Sanitair schoonmaken
2 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Beschadigde spullen apart zetten
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
70
Overgebleven eten verwerken
2 personen
71
Gevonden voorwerpen registreren
72
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Loungebankenaantal 4
Picknickdekensaantal 12
Inchecktafel

Kamperen

Festivaltentenaantal 20
Slaaptentenaantal 40
Slaapmattenaantal 45
Slaapzakkenaantal 45
Piketpalenaantal 120
Haringenaantal 160
Scheerlijnenaantal 40
Zaklampenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 10
Lantaarnsaantal 12
LED-lampenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Terreinbordenaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Naamstickersaantal 150
Stiftenaantal 12

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Frisbeesaantal 6
Badmintonsetsaantal 3
Touwtrektouwenaantal 2
Spelletjesaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Koekenpannenaantal 3
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg kampeerplaatsen vooraf vast en markeer ze voordat deelnemers aankomen. Reserveer ruimte voor looppaden, de inchecktafel, partytenten en een aparte podiumhoek.
Zet een sluitingsdatum voor aanmeldingen, bijvoorbeeld 14 dagen voor het festival. Gebruik de definitieve deelnemerslijst daarna voor boodschappen, tentindeling, dieetwensen en het aantal slaapplaatsen.
Controleer tenten, slaapmatten, slaapzakken, haringen en scheerlijnen minimaal één week vooraf. Een ontbrekende set of te weinig haringen ontdek je liever tijdens het sorteren dan bij het opzetten in het donker.
Regel stroom vóór je speakers, mengpaneel, microfoons en verlichting aansluit. Test verlengkabels en stekkerdozen op het terrein en houd een droge, veilige route vrij van tenten en looppaden.
Koel dranken pas nadat de boodschappen en versproducten compleet zijn. Zet herbruikbare bekers, borden en bestek op één uitgiftepunt en richt koffie met thermoskannen, koffiezetapparaten en waterkokers apart in om wachtrijen te beperken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kampeerfestival organiseren?: Leg datum en terrein bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra reserveringen, kampeerregels en de hoofdlijnen van het programma duidelijk zijn; sluit aanmeldingen ongeveer 14 dagen voor de start.
Hoeveel tenten heb je nodig voor een kampeerfestival?: Tel eerst het aantal deelnemers dat blijft slapen en verdeel dat over de beschikbare slaapplaatsen. Controleer daarnaast minimaal één week vooraf of elke tent genoeg slaapmatten, slaapzakken, haringen en scheerlijnen heeft; reserveer enkele plaatsen voor late wijzigingen.
Wanneer zet je de tenten op voor een kampeerfestival?: Inspecteer het terrein en markeer de kampeerplaatsen voordat je tenten opzet. Plan de opbouw minstens enkele uren voor de incheck, zodat je daarna nog partytenten, tafels, stoelen, verlichting en geluidsapparatuur kunt testen.
Hoe regel je stroom op een kampeerfestival?: Breng vóór de opbouw in kaart waar stroom beschikbaar is en welke kabelroutes veilig zijn. Test verlengkabels en stekkerdozen minimaal één dag vooraf en sluit geluidsapparatuur en verlichting pas aan nadat tenten en looppaden hun definitieve plek hebben.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.