Organiser un salon du camping, étape par étape

Un salon du camping demande de coordonner les exposants, les visiteurs, les démonstrations et la logistique du lieu. Commencez par confirmer la date et l’emplacement, puis construisez le plan des stands avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez les besoins des exposants en électricité, tables et stationnement, sans oublier les badges et l’accueil. Les dernières 48 heures servent surtout à vérifier les stocks, confirmer les fournisseurs et préparer le montage.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Élaborer le plan du salon
2 personnes
3
Établir la liste des exposants
4
Inviter les exposants
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Commander le catering
10
Attribuer les emplacements des exposants
2 personnes
11
Préparer les informations de stationnement
12
Établir le programme
2 personnes
13
Documenter les démonstrations
2 personnes
14
Réaliser le plan du site
15
Concevoir les badges et les plaques
16
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
17
Planifier les bénévoles
18
Confirmer les fournisseurs
19
Faire réaliser les imprimés
20
Vérifier les stocks
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Préparer le matériel
3 personnes
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Balisage de la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Baliser les stands des exposants
2 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Brancher les points d’alimentation
2 personnes
29
Installer l'éclairage
2 personnes
30
Installer la signalisation
2 personnes
31
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
32
Installer le matériel d’information
2 personnes
33
Aménager l'espace de démonstration
3 personnes
34
Accueillir les exposants
3 personnes
35
Vérifier les stands des exposants
2 personnes
36
Préparer le coin café
2 personnes
37
Préparer les en-cas
2 personnes
38
Briefer l'équipe d'inscription
39
Contrôler les itinéraires de sécurité
2 personnes

Événement

40
Ouvrir les portes
2 personnes
41
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
42
Distribuer le programme
2 personnes
43
Aider les exposants
2 personnes
44
Servir le café et le thé
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Accompagner la démonstration de matériel de camping
2 personnes
49
Animer l'atelier de montage de tente
2 personnes
50
Répondre aux questions au point d'information
2 personnes
51
Contrôler les flux de visiteurs
2 personnes
52
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
53
Vérifier l'éclairage
54
Annoncer le programme du soir
55
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
56
Fermer les portes
2 personnes

Suivi

57
Démonter les stands des exposants
4 personnes
58
Rassembler le matériel d'exposition
3 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
60
Éteindre l’équipement
2 personnes
61
Démonter l’éclairage
2 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Faire la vaisselle
2 personnes
64
Nettoyer le point café
2 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
67
Stocker les restes
2 personnes
68
Vérifier le matériel de caution
69
Enregistrer les objets trouvés
70
Répondre aux messages des visiteurs
71
Remercier les exposants
72
Rassembler les factures et les reçus
73
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 6
Chaises pliantesqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Enrouleurs électriquesqté 4
Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Imprimantesqté 2
Écransqté 4
Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Stations de rechargeqté 4
Clés USBqté 4
Piles de rechangeqté 24
Boîtes à outilsqté 3
Marteauqté 4
Jeux de tournevisqté 3
Diablesqté 2
Échellesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes d'extérieurqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 6
Carafesqté 6
Tapis rafraîchissantsqté 8

Décoration

Nappesqté 18
Supports de bannièreqté 6
Guirlandes de fanionsqté 10
Bacs à plantesqté 8
Panneaux d’affichageqté 6
Présentoirs à brochuresqté 12
Badges nominatifsqté 120
Braceletsqté 400
Badges des exposantsqté 80
Panneaux d'affichageqté 20
Panneaux du programmeqté 6
Flèches de directionqté 20
Bannières d’informationqté 8
Tableaux blancsqté 4
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 12
Attaches-câblesqté 100
Ciseauxqté 6
Sets de stylosqté 12
Blocs-notesqté 12

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Gel hydroalcooliqueqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Matériel de camping

Tentes de démonstrationqté 4
Sacs de couchageqté 6
Chaises de campingqté 8
Tables de campingqté 4
Appareils de cuissonqté 3
Lampes de campingqté 8
Glacières pour la démonstrationqté 4
Sacs à dosqté 6

Conseils

Établissez le plan des stands avant d’inviter les exposants : gardez des passages d’au moins 1,20 m et réservez une zone clairement séparée pour le chargement et le déchargement.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme et le plan général sont assez précis. Demandez les besoins électriques, les régimes alimentaires et les horaires d’arrivée dans le même formulaire.
Pour chaque démonstration, fixez un horaire, un responsable et le matériel nécessaire au moins 7 jours avant le salon. Prévoyez aussi un micro ou une enceinte si le public doit suivre depuis les allées.
Préparez le stationnement et la signalétique avant l’impression des supports. Les visiteurs doivent trouver l’entrée, l’accueil, les sanitaires et les exposants sans devoir demander leur chemin.
Faites une vérification technique la veille : testez les rallonges, multiprises, écrans, terminaux de paiement et imprimantes. Gardez des batteries externes et quelques câbles de rechange à l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du camping ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour inviter les exposants, recueillir les inscriptions, construire le programme et commander le matériel imprimé. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations et les ajustements.
Quand faut-il envoyer les invitations aux exposants ?: Envoyez une première invitation 8 semaines avant le salon, avec la date, le lieu et les conditions de participation. Fixez une date limite d’inscription environ 4 semaines avant l’événement pour finaliser le plan des places.
Combien de temps prévoir pour installer un salon du camping ?: Réservez au minimum 4 heures pour installer les tentes, stands, tables, chaises, câbles et panneaux. Ouvrez le lieu suffisamment tôt pour tester l’accueil, les paiements et les démonstrations avant l’arrivée du public.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Préparez l’enregistrement, les badges, le plan du salon et les informations de stationnement au moins 3 jours avant. Prévoyez une personne à l’accueil pendant toute la première heure, lorsque les arrivées sont généralement les plus nombreuses.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.