Zo organiseer je een kalverkeuring

Begin met de vaste onderdelen: bevestig datum en locatie, leg het keuringsreglement vast en regel een keurmeester en dierenarts. Open daarna de deelnemersregistratie en controleer tijdig de kalfgegevens, zodat startnummers en deelnemersbevestigingen kloppen. Op het terrein draait de voorbereiding om veilige dierenverblijven, water, voer en een duidelijke keuringsring. Plan tenslotte catering, transport, ontvangst en prijsuitreiking als één doorlopend draaiboek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Keuringsreglement vastleggen
2 personen
3
Keurmeester vastleggen
4
Dierenarts stand-by bevestigen
5
Deelnemerslijst openen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier publiceren
8
Deelnemersregistratie verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Kalfgegevens controleren
2 personen
11
Startnummers toewijzen
2 personen
12
Deelnemersbevestiging versturen
13
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
14
Prijzen en certificaten bestellen
15
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Kalftransporten controleren
18
Weersverwachting controleren
19
Dierenverblijven inspecteren
2 personen
20
Terrein veilig afzetten
3 personen
21
Stroompunten controleren
2 personen
22
Waterpunten controleren
2 personen
23
Koeien- en kalverhokken reinigen
3 personen
24
Hokken instrooien
3 personen
25
Keuringsring uitzetten
3 personen
26
Publieksroute markeren
2 personen
27
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
28
Partytenten opbouwen
4 personen
29
Verlichting ophangen
2 personen
30
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
31
Registratiebalie inrichten
2 personen
32
Keuringsbureau inrichten
2 personen
33
Dierenartsruimte inrichten
2 personen
34
Hokken voorzien van nummers
2 personen
35
Drinkbakken vullen
2 personen
36
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
37
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
38
Prijzen uitstallen
2 personen
39
Informatieborden plaatsen
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

41
Deelnemers ontvangen
3 personen
42
Kalfgegevens registreren
2 personen
43
Startnummers uitdelen
2 personen
44
Kalveren naar hokken begeleiden
4 personen
45
Opening aankondigen
46
Keuringsgroepen samenstellen
2 personen
47
Kalveren naar de ring brengen
4 personen
48
Keuringsresultaten noteren
2 personen
49
Publiek informeren
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Lunch en hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Dierenwelzijn controleren
2 personen
54
Hokken schoon en droog houden
3 personen
55
Water en voer controleren
2 personen
56
Keuringsuitslag invoeren
2 personen
57
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
58
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
59
Avondmaaltijd serveren
3 personen
60
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
61
Laatste dierencontrole uitvoeren
2 personen
62
Deelnemers uitchecken
2 personen
63
Kalveren veilig laden
4 personen
64
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

65
Servies afwassen
3 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Catering opruimen
3 personen
68
Keuringsring afbreken
4 personen
69
Hokken leegmaken
4 personen
70
Terrein schoonmaken
4 personen
71
Tenten en meubilair opruimen
4 personen
72
Materialen inventariseren
2 personen
73
Geleende materialen retourneren
2 personen
74
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
75
Uitslag aan deelnemers versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Kleedkamerhekkenaantal 12
Registratiebalie
Keuringsbureau
Afvalbakkenaantal 8
Dierenhokkenaantal 30
Voerbakkenaantal 30
Drinkbakkenaantal 30
Hooiruivenaantal 30

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Dienbladenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kalfhalstersaantal 30
Kalfborstelsaantal 10
Kruiwagensaantal 3
Scheppenaantal 4
Hooivorkenaantal 4
Waterslangenaantal 2
Handwasstationsaantal 3
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Portofoonsaantal 6
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Laminator
Stroomhaspelsaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Terreinbordenaantal 12
Rijnummersaantal 10
Startnummerhoudersaantal 30
Podiumachtergrond

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Poetsdoekenaantal 20

Sportmateriaal

Keuringsringpalenaantal 20
Afzetlintaantal 8
Hekverbindersaantal 24
Rubberen antislipmattenaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 6
Maatkannenaantal 4
Thermosbekersaantal 12

Tips

Leg het keuringsreglement vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld daarin ook welke kalfgegevens deelnemers moeten aanleveren; zo voorkom je dat je vlak voor de keuring namen, nummers of categorieën moet herstellen.
Plan de registratie niet pas op de keuringsdag. Verwerk aanmeldingen doorlopend en stuur de deelnemersbevestiging zodra de gegevens gecontroleerd zijn; wijs daarna de startnummers toe.
Controleer kalftransporten en de weersverwachting uiterlijk de dag vóór de keuring. Pas bij warm of nat weer de inrichting van de dierenverblijven, partytenten en wachtruimtes aan.
Loop het terrein vóór ontvangst langs met een vaste controlelijst: hokken reinigen en instrooien, drinkbakken en voerbakken vullen, stroompunten testen en de keuringsring uitzetten. Zet publiek en dieren gescheiden met kleedkamerhekken of andere afzetting.
Maak voor de prijsuitreiking een aparte tafel met prijzen en certificaten en test de geluidsinstallatie en draadloze microfoons vooraf. Regel de catering op basis van het definitieve aantal deelnemers en verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een kalverkeuring?: Leg datum, locatie, reglement, keurmeester en dierenarts bij voorkeur minstens 8 weken vooraf vast. Open daarna direct de deelnemersregistratie, zodat je tijd houdt voor controles, startnummers en transportafspraken.
Wanneer moet ik de deelnemers van een kalverkeuring bevestigen?: Stuur de bevestiging zodra de aanmelding, kalfgegevens en eventuele dieetwensen gecontroleerd zijn, bij voorkeur uiterlijk 1 week vóór de keuring. Vermeld daarin het startnummer, de aankomstinformatie en de praktische afspraken.
Wat controleer je op de dag vóór een kalverkeuring?: Controleer dan de hokken, drink- en voerbakken, water- en stroompunten, afzettingen en de keuringsring. Kijk ook naar transporten en de weersverwachting; plan hiervoor minimaal 2 uur op het terrein.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een kalverkeuring?: Reken voor de terreinopbouw minstens een halve dag, afhankelijk van het aantal hokken, tenten en de inrichting van de keuringsring. Plan daarnaast 1 volledige controle vóór de ontvangst van de eerste deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.