Zo organiseer je een jubileumzwemtocht

Begin niet met de uitnodigingen, maar met de haalbaarheid van de zwemtocht. Leg eerst datum, route en deelnemerslimiet vast en controleer daarna waterveiligheid, vergunningen en de beschikbaarheid van ondersteuningsboten en toezichthouders. Pas wanneer die basis staat, open je de aanmeldingen en deel je vrijwilligers in. In de laatste week draait alles om duidelijke deelnemersinformatie, startnummers, routeborden, het draaiboek en een alternatief bij slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Deelnemerslimiet bepalen
2 personen
3
Waterveiligheid controleren
2 personen
4
Vergunningen aanvragen
5
Locatie reserveren
6
Ondersteuningsboten regelen
2 personen
7
Toezichthouders vastleggen
2 personen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldformulier openen
11
Routekaart maken
12
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
13
Noodnummers verzamelen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Deelnemers bevestigen
17
Startnummers toewijzen
2 personen
18
Polsbandjes voorbereiden
2 personen
19
Vrijwilligers indelen
2 personen
20
Draaiboek afdrukken
21
Routeborden maken
2 personen
22
Deelnemersinformatie versturen
23
Weersverwachting controleren
24
Alternatief programma bepalen
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Koelboxen vullen
2 personen
27
Startpakketten samenstellen
3 personen
28
Materialen transporteren
3 personen
29
Terrein controleren
2 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Partytenten opbouwen
4 personen
32
Inschrijftafel inrichten
2 personen
33
Cateringbuffet inrichten
3 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Route bewegwijzeren
3 personen
36
Zwemparcours markeren
3 personen
37
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
38
Start- en finishzone inrichten
3 personen
39
Geluidsinstallatie testen
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

41
Inschrijving openen
4 personen
42
Startpakketten uitdelen
3 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Deelnemers omkleden begeleiden
2 personen
45
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
46
Startgroep opstellen
3 personen
47
Zwemtocht starten
4 personen
48
Zwemroute begeleiden
8 personen
49
Tussentijdse verzorging bemannen
3 personen
50
Finishregistratie uitvoeren
3 personen
51
Finishmedailles uitdelen
2 personen
52
Handdoeken en dekens uitdelen
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Barbecue en buffet aanvullen
3 personen
56
Toiletvoorzieningen controleren
57
Afval verzamelen
2 personen
58
Jubileumtoespraak verzorgen
2 personen
59
Muziek verzorgen
60
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

61
Catering opruimen
3 personen
62
Materialen van route ophalen
4 personen
63
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
64
Partytenten afbreken
4 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Terrein schoonmaken
4 personen
67
Afval afvoeren
2 personen
68
Materialen schoonmaken
3 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Overgebleven boodschappen verwerken
2 personen
71
Deelnemers bedanken
72
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4

Sportmateriaal

Reddingsboeienaantal 6
Reddingslijnenaantal 6
Zwemboeienaantal 70
Pionnenaantal 20
Drijvende routeboeienaantal 15
Fluitjesaantal 12
Waterdichte zakkenaantal 10
Thermodekensaantal 30
Badmintonnettenaantal 2
Zwemplankjesaantal 10

Decoratie

Jubileumbanneraantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Startfinishlintaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 8

Keuken

Barbecueaantal 2
Koelvakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveermessenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Handsprayflaconsaantal 4
Herbruikbare doekenaantal 20

Catering

Startnummersaantal 70
Polsbandjesaantal 80
Finishmedaillesaantal 70
Drinkwaterdispensersaantal 4
Waterkannenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Boodschappen

Tips

Plan waterveiligheid vóór je communicatie: controleer de route, leg reddingsboeien, reddingslijnen en zwem boeien klaar en bepaal hoeveel toezichthouders en ondersteuningsboten nodig zijn voor het maximale aantal deelnemers.
Open de aanmelding pas nadat datum, route, limiet en locatie zijn bevestigd. Vraag direct dieetwensen en noodcontacten uit, zodat je niet in de laatste week ontbrekende gegevens hoeft na te jagen.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld daarin starttijd, route, verzamelpunt, wat ze meenemen, waar startnummers en polsbandjes worden uitgegeven en wat er gebeurt bij afgelasting.
Maak één draaiboek met tijden, telefoonnummers en verantwoordelijkheden voor vrijwilligers. Druk het af en geef routeborden, fluitjes, waterdichte zakken en thermodekens een vaste plek, zodat niemand tijdens de opbouw hoeft te zoeken.
Controleer het weer 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf. Leg vooraf een alternatief programma vast en test bovendien microfoon, draagbare speakers, verlengsnoeren, koffieapparaten en waterkokers voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumzwemtocht organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je route en locatie vastleggen, vergunningen aanvragen, ondersteuningsboten en toezichthouders regelen en vrijwilligers werven.
Wanneer moet ik de vergunning voor een zwemtocht aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra datum, route en deelnemerslimiet bekend zijn, bij voorkeur 8 weken vóór de tocht. Wachten tot de aanmeldingen binnen zijn kan de veiligheidscontrole en reservering van boten vertragen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een jubileumzwemtocht?: Maak de indeling op basis van de route, deelnemerslimiet en het aantal toezichtsposten. Leg de definitieve namen uiterlijk 2 weken vooraf vast, zodat je nog vervanging kunt regelen bij afmeldingen.
Wanneer controleer je het weer voor een zwemtocht?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van de zwemtocht. Neem alleen een definitief besluit volgens je veiligheidsplan en communiceer een wijziging zo snel mogelijk aan alle deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.