Zo organiseer je een jubileumtennistoernooi

Begin met de datum, het aantal beschikbare banen en het gewenste toernooiformaat. Daarna leg je de clubruimte vast, verstuur je uitnodigingen en verwerk je de aanmeldingen voordat je het wedstrijdschema maakt. Plan catering en prijzen pas definitief zodra het deelnemersaantal bekend is. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangstbalie, gecontroleerde banen en een buffet- en drankpunt dat vóór de eerste wedstrijd klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2
Tennisbanen reserveren
3
Clubruimte reserveren
4
Toernooiformaat bepalen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
10
Deelnemers bevestigen
11
Prijzen en medailles bestellen
12
Catering bestellen
13
Boodschappenlijst controleren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Toernooimaterialen verzamelen
2 personen
18
Weersverwachting controleren

Event

19
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
20
Partytenten opzetten
4 personen
21
Banen controleren
2 personen
22
Netten en scoreborden plaatsen
2 personen
23
Wedstrijdballen klaarleggen
24
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
25
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Vrijwilligers instrueren
2 personen
28
Deelnemers registreren
3 personen
29
Toernooi openen
2 personen
30
Wedstrijden begeleiden
4 personen
31
Scores registreren
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Hapjes serveren
3 personen
34
Lunchbuffet aanvullen
3 personen
35
Finales begeleiden
3 personen
36
Jubileumtoespraak houden
37
Prijzen uitreiken
2 personen
38
Borrel begeleiden
3 personen
39
Afval verzamelen
2 personen

Nazorg

40
Buffet en drankpunt opruimen
3 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Partytenten afbreken
4 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Clubruimte schoonmaken
3 personen
45
Banen schoon en leeg opleveren
2 personen
46
Materialen terugbrengen
2 personen
47
Overgebleven voorraad opslaan
48
Borg en gehuurde spullen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Sportmateriaal

Tennisballenaantal 48
Scorebordenaantal 6
Scorekaartenaantal 60
Pennenaantal 20
Fluitjesaantal 4

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Microfoon
Koelboxenaantal 4

Servies

Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6

Decoratie

Jubileumbanner
Ballonnenaantal 40
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de tennisbanen en clubruimte tegelijk. Controleer direct hoeveel speeluren je nodig hebt voor het gekozen format en houd tijd vrij voor ontvangst, pauzes en de prijsuitreiking.
Stuur de uitnodigingen vroeg genoeg om het schema te kunnen maken. Sluit de aanmeldingen bijvoorbeeld 10 tot 14 dagen voor het toernooi, zodat je deelnemers, dieetwensen en wedstrijdindeling nog kunt bevestigen.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de inschrijvingen zijn verwerkt. Print scorekaarten en leg per baan tennisballen, scoreborden en pennen klaar; zo hoeft de wedstrijdleiding niet tijdens het spelen te zoeken.
Bestel catering en drank op basis van het bevestigde aantal deelnemers. Koel de dranken vooraf in koelboxen en zet buffet, glazen, borden en bestek minstens 30 minuten vóór de ontvangst klaar.
Controleer de weersverwachting de dag ervoor en opnieuw op de ochtend zelf. Zet partytenten, tafels en stoelen tijdig klaar en test laptop, printer, speaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de eerste aankomst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumtennistoernooi organiseren?: Leg de datum en banen bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 tot 6 weken voor het toernooi en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen vooraf.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een jubileumtennistoernooi?: Maak het schema nadat de inschrijvingen zijn verwerkt en de deelnemers zijn bevestigd. Doe dat ongeveer 5 tot 7 dagen voor het toernooi, zodat je nog kleine wijzigingen kunt opvangen.
Hoeveel tijd heb je nodig om de locatie klaar te zetten?: Reken op minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, partytenten, ontvangstbalie, buffet en drankpunt. Controleer banen, netten, scoreborden en techniek uiterlijk 30 minuten vóór de ontvangst.
Wanneer bestel je catering voor een jubileumtennistoernooi?: Bestel de catering zodra het aantal deelnemers definitief is, meestal 10 tot 14 dagen vooraf. Houd daarna één controlemoment aan voor dieetwensen en controleer de boodschappenlijst uiterlijk 2 dagen vóór het toernooi.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.