Zo organiseer je een jubileumreis zonder last-minute stress

Begin een jubileumreis met de datum, bestemming en groepsgrootte; die bepalen vrijwel alle volgende reserveringen. Leg daarna vervoer, route, restaurants en activiteiten vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten op één plek en geef wijzigingen op vaste momenten door. In de laatste week controleer je reistijd, weer, documenten en het programma. Zo voorkom je dat een ontbrekende bevestiging, vergeten dieetwens of lege powerbank de reis op de dag zelf vertraagt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en bestemming vastleggen
2 personen
2
Vervoer reserveren
3
Programma en route bepalen
2 personen
4
Restaurant reserveren
5
Activiteiten reserveren
6
Verzekeringsgegevens controleren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen registreren
9
Vervoersinformatie delen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Noodcontacten verzamelen
12
Aanmeldingen bevestigen
13
Deelnemerslijst afronden
14
Restaurantaantal doorgeven
15
Dieetwensen doorgeven
16
Activiteitenlijst bevestigen
17
Vertrektijd communiceren
18
Weersverwachting controleren
19
Route en reistijd controleren
20
Deelnemerslijst afdrukken
21
Noodcontacten afdrukken
22
Programma afdrukken
23
Reisdocumenten verzamelen
24
Cadeau en kaarten inpakken
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Snacks verpakken
2 personen
28
Reistas met materialen pakken
2 personen
29
Naamlabels voorbereiden
30
Bagagelabels bevestigen
2 personen
31
Vertrekpunt controleren

Event

32
Deelnemers welkom heten
3 personen
33
Aanwezigheid registreren
2 personen
34
Naamlabels uitdelen
2 personen
35
Bagage labelen en laden
4 personen
36
Reisdocumenten uitdelen
2 personen
37
Groepsfoto maken voor vertrek
2 personen
38
Deelnemers aan boord begeleiden
3 personen
39
Snacks en dranken uitdelen
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Reisprogramma toelichten
42
Pauzeplaats voorbereiden
2 personen
43
Deelnemers terugroepen
2 personen
44
Deelnemers naar activiteit begeleiden
3 personen
45
Activiteitsmateriaal uitdelen
2 personen
46
Groepsactiviteit begeleiden
4 personen
47
Cadeau en jubileumkaart overhandigen
2 personen
48
Deelnemers naar diner begeleiden
3 personen
49
Tafelindeling controleren
2 personen
50
Diner serveren
4 personen
51
Dranken bijvullen tijdens diner
2 personen
52
Groepsfoto tijdens diner maken
53
Deelnemers terug naar vervoer begeleiden
3 personen
54
Bagage controleren en laden
4 personen
55
Aanwezigheid voor terugreis controleren
2 personen
56
Laatste dranken uitdelen
2 personen
57
Deelnemers bij aankomst begeleiden
3 personen
58
Bagage uitladen
4 personen
59
Afscheid en bedankje uitspreken

Nazorg

60
Overgebleven eten sorteren
2 personen
61
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
62
Servies afwassen
2 personen
63
Afval verzamelen en weggooien
2 personen
64
Reismaterialen schoonmaken
2 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Reisdocumenten archiveren
67
Onkosten en bonnetjes verwerken
68
Gevonden voorwerpen terugbrengen
2 personen
69
Foto's veilig opslaan
70
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 12
Draagbare speaker
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Telefoonladersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Naamlabelsaantal 50
Jubileumkaartenaantal 2
Cadeauverpakkingaantal 2

Reisbenodigdheden

Bagagelabelsaantal 50
Documentenmappenaantal 4
Klembordenaantal 3
Pennenaantal 10
Routekaartenaantal 10
Programma'saantal 50
Deelnemerslijstenaantal 4
Noodcontactlijstenaantal 4
Paraplu'saantal 6
Picknickdekensaantal 6

Schoonmaak

Handsprayaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 10
Afvalbakkenaantal 4

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Plan de volgorde rond reserveringen: leg datum en bestemming vast, reserveer daarna vervoer, restaurant en activiteiten. Verstuur uitnodigingen pas wanneer je de vertrektijd en belangrijkste routegegevens kunt delen.
Werk met één sluitingsdatum voor aanmeldingen, bijvoorbeeld 14 dagen voor vertrek. Bevestig daarna de deelnemerslijst en geef het definitieve aantal eters en dieetwensen direct door aan het restaurant.
Maak voor iedere deelnemer de reisgegevens compleet: naam, telefoonnummer, noodcontact en eventuele verzekeringsinformatie. Druk de deelnemerslijst en noodcontacten ook af; vertrouw niet alleen op telefoons die leeg kunnen raken.
Doe de vertrekcontrole uiterlijk de dag ervoor: controleer route en reistijd, bekijk de weersverwachting en leg reisdocumenten, programma's, routekaarten en bagagelabels bij elkaar. Neem voor de groep extra paraplu's mee als regen wordt verwacht.
Regel het gezamenlijke materiaal in twee sets: spullen voor onderweg en spullen voor het programma. Laad powerbanks, kabels en telefoonladers volledig op en controleer koelboxen, koelelementen, thermoskannen en herbruikbaar servies vóór vertrek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumreis organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken voor vertrek met datum, bestemming en vervoer. Reserveer restaurant en activiteiten zodra de groepsgrootte redelijk vaststaat; voor een grotere groep is 6 weken vooraf een bruikbare ondergrens.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een jubileumreis versturen?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken voor vertrek. Geef een aanmelddatum die uiterlijk 14 dagen voor vertrek ligt, zodat je daarna aantallen, dieetwensen en activiteiten definitief kunt doorgeven.
Wat moet ik uiterlijk een week voor een jubileumreis regelen?: Controleer dan of vervoer, restaurant en activiteiten bevestigd zijn en of alle deelnemers hebben gereageerd. Verzamel uiterlijk 7 dagen vooraf de noodcontacten en verzekeringsgegevens, zodat ontbrekende informatie nog kan worden nagevraagd.
Wanneer controleer je de route en het weer voor een jubileumreis?: Controleer route, reistijd en weersverwachting de dag voor vertrek en nogmaals op de vertrekdag. Plan extra reistijd als de route meer dan 60 minuten duurt of als regen, werkzaamheden of drukte worden verwacht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.