Zo organiseer je een jubileumoptocht zonder verrassingen

Begin met de datum, route en het gewenste start- en eindpunt. Regel daarna de vergunning, verzekering en afstemming met de gemeente, want verkeersmaatregelen bepalen hoeveel voorbereiding nodig is. Werk vervolgens de deelnemers, optochtgroepen, muziek en vrijwilligers uit en leg alle informatie schriftelijk vast. Plan de laatste week voor routeborden, groepsnummers, geluidstest, catering en controle van toiletten, EHBO en afvalinzameling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunning aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Route met gemeente afstemmen
2 personen
5
Verkeersplan uitwerken
2 personen
6
Verkeersregelaars werven
2 personen
7
Deelnemerslijst openen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Optochtgroepen benaderen
2 personen
10
Muziekgroepen vastleggen
11
Routekaart maken
12
Aanmeldingen verwerken
13
Dieetwensen verzamelen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
EHBO-contact vastleggen
16
Catering reserveren
17
Afvalinzameling regelen
18
Toiletvoorzieningen controleren
19
Geluidstest plannen
20
Start- en eindpunt markeren
2 personen
21
Deelnemersinformatie versturen
22
Nummers voor groepen maken
23
Routeborden laten drukken
24
Decoratie inkopen
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
27
Materialen verzamelen
3 personen
28
Weersverwachting controleren
29
Optochtgroepen bevestigen
2 personen
30
Route vrijmaken
4 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
32
Partytenten opbouwen
4 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Routeborden plaatsen
3 personen
35
Verkeershekken plaatsen
4 personen
36
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
37
Microfoon testen
2 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Buffet klaarzetten
3 personen
40
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
41
EHBO-materiaal klaarleggen
42
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

43
Groepen ontvangen
4 personen
44
Deelnemers registreren
3 personen
45
Groepen opstellen
4 personen
46
Publiek langs de route begeleiden
6 personen
47
Optocht openen
48
Optocht begeleiden
8 personen
49
Verkeersposten bemannen
8 personen
50
Muziek begeleiden
3 personen
51
Foto- en videomomenten begeleiden
2 personen
52
Aankomstgroepen opvangen
3 personen
53
Dranken serveren
3 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Jubileumtoespraak verzorgen
2 personen
56
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Buffet aanvullen
2 personen
59
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
60
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
61
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

62
Decoratie verwijderen
3 personen
63
Meubilair afbreken
4 personen
64
Verkeershekken verwijderen
4 personen
65
Afval verzamelen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Route schoon opleveren
3 personen
69
Materialen terugbrengen
2 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Overgebleven catering opslaan
2 personen
72
Bruikbare decoratie opbergen
2 personen
73
Verkeersmaterialen terugbrengen
2 personen
74
Gevonden voorwerpen verzamelen
75
Deelnemers bedanken
76
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 150
Jubileumbanneraantal 2
Routevlaggenaantal 20
Tafeldecoratieaantal 10
Lintenaantal 30
Confettivrije slingersaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Accupacksaantal 4
Koelboxenaantal 6
Handkarrenaantal 2
Portofoonsaantal 10
Megafoonsaantal 2
Stroomhaspelsaantal 3
Routebordenaantal 14
Groepsnummersaantal 20
Klembordenaantal 6
Stiftenaantal 12
Pennenaantal 30
Plakbandrollenaantal 8
Touwrollenaantal 4

Veiligheid

Verkeershekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 30
Veiligheidshesjesaantal 15
Zaklampenaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampbatterijenaantal 16
Afzetlintrollenaantal 6
Brandblussersaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Afvalgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de vergunning en stem de route minimaal 8 tot 12 weken vooraf af met de gemeente. Voeg meteen een verkeersplan toe, inclusief afsluitingen, oversteekpunten en de inzet van verkeersregelaars.
Open de deelnemerslijst zodra datum en route vaststaan. Verstuur de definitieve deelnemersinformatie uiterlijk 10 dagen vooraf met starttijd, verzamelpunt, groepsnummer, routekaart en een contactnummer.
Maak per optochtgroep één aanspreekpunt en deel vrijwilligers in per taak. Plan minimaal twee verkeersregelaars per druk oversteekpunt en geef hen portofoons of een ander afgesproken communicatiemiddel.
Test draagbare speakers en draadloze microfoons minstens 3 dagen vooraf op de route. Controleer verlengkabels, stekkerdozen en accupacks; regel voor start en eindpunt ook een plan voor stroomuitval.
Reserveer catering en controleer toiletten, EHBO en afvalinzameling uiterlijk 2 weken vooraf. Houd rekening met dieetwensen en plan na afloop handkarren, afvalmateriaal en voldoende helpers voor het opruimen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumoptocht organiseren?: Begin idealiter 12 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken de datum, route, vergunning, verzekering en afstemming met de gemeente; daarna volgen deelnemers, verkeersregelaars, muziek en catering.
Wanneer moet je een vergunning voor een jubileumoptocht aanvragen?: Dien de aanvraag zo vroeg mogelijk in, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken voor de optocht. De gemeente heeft tijd nodig om route, verkeersplan, veiligheid en eventuele afsluitingen te beoordelen.
Hoeveel verkeersregelaars heb je nodig bij een jubileumoptocht?: Dat hangt af van de route en het aantal oversteekpunten. Reken als praktische start op minimaal 2 verkeersregelaars per druk oversteekpunt en laat de gemeente het definitieve verkeersplan bevestigen.
Wanneer stuur je de informatie naar deelnemers van een jubileumoptocht?: Stuur een voorlopige bevestiging na aanmelding en de complete deelnemersinformatie uiterlijk 10 dagen vooraf. Vermeld daarin het verzamelpunt, de starttijd, groepsnummers, routekaart, parkeerinformatie en een bereikbaar contactpersoon.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.