Zo organiseer je een jaren 80-thema-avond
Begin met het thema en programma voordat je uitnodigingen verstuurt. Leg daarna de locatie, aanmeldingen en dieetwensen vast, zodat je weet hoeveel stoelen, servies, eten en drinken nodig zijn. Plan naast muziek ook een quiz met teams en prijzen; dat voorkomt een avond die alleen uit achtergrondmuziek bestaat. Test apparatuur en verlichting vooraf en houd op de dag zelf tijd over voor buffet, decoratie en koeling.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Thema en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Uitnodigingen ontwerpen
- 4
Uitnodigingen versturen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Programma naar bezoekers sturen
- 8
Muziek afspeellijst samenstellen
- 9
Quizvragen voorbereiden
2 personen
- 10
Quizteams en prijzen regelen
- 11
Decoratie controleren
2 personen
- 12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 13
Boodschappen doen
2 personen
- 14
Dranken koelen
2 personen
- 15
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 16
Buffetgerechten klaarmaken
3 personen
- 17
Locatie openen
2 personen
- 18
Ruimte schoonmaken
3 personen
- 19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 20
Buffettafels inrichten
2 personen
- 21
Jaren 80-decoratie ophangen
3 personen
- 22
Verlichting plaatsen
2 personen
- 23
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
- 24
Quiztafel klaarzetten
2 personen
- 25
Naamkaartjes klaarleggen
- 26
Garderobe inrichten
2 personen
Event
- 27
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
- 28
Bezoekers welkom heten
2 personen
- 29
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
- 30
Programma toelichten
- 31
Hapjes serveren
3 personen
- 32
Dranken bijvullen
2 personen
- 33
Buffet openen
2 personen
- 34
Buffet bijvullen
3 personen
- 35
Jaren 80-quiz begeleiden
2 personen
- 36
Quizprijzen uitreiken
- 37
Dansmuziek starten
- 38
Laatste ronde aankondigen
- 39
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 40
Eten en drinken opruimen
3 personen
- 41
Servies afwassen
3 personen
- 42
Afval verzamelen
2 personen
- 43
Ruimte schoonmaken
3 personen
- 44
Decoratie verwijderen
2 personen
- 45
Meubilair terugplaatsen
3 personen
- 46
Apparatuur loskoppelen
2 personen
- 47
Voorraad verpakken
2 personen
- 48
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 48
- Buffettafelsaantal 3
- Garderoberekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Dinerbordenaantal 50
- Dessertbordenaantal 50
- Glazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 45
- Messenaantal 50
- Vorkenaantal 50
- Lepelsaantal 50
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerschalen met dekselaantal 6
- Schaaltjesaantal 12
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
Apparatuur
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Microfoon
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
- Laptop
- Projectiescherm
Verlichting
- Gekleurde lichtslingersaantal 4
- Ledlampenaantal 8
Decoratie
- Neondecoratieaantal 4
- Jaren 80-postersaantal 12
- Metallic slingersaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Ballonlintaantal 2
- Fotowand
- Fotorekwisietenaantal 20
- Tafelkledenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 50
- Quizantwoordformulierenaantal 60
- Pennenaantal 30
- Quizprijzenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalzakkenaantal 30
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezemsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Werk eerst het programma uit met ontvangst, eten, quiz en dansen. Stuur het programma samen met de uitnodiging of uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat bezoekers weten wanneer ze iets kunnen verwachten.
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen vóór je boodschappen doet. Tel daarna per onderdeel het benodigde servies, de serveerschalen, glazen en zitplaatsen; extra gasten op het laatste moment zijn lastig op te vangen.
- Regel de quiz niet pas tijdens het feest. Maak vooraf de vragen, deel teams in en leg de prijzen klaar op een aparte quiztafel, zodat je na het eten direct kunt starten.
- Test muziek, microfoon, laptop, projectiescherm en verlichting vóór de locatie volloopt. Leg stekkerdozen en verlengkabels klaar; juist die worden vaak vergeten wanneer meerdere apparaten tegelijk moeten werken.
- Plan de opbouw achteruit vanaf de ontvangst. Zet eerst tafels, stoelen, buffettafels en afvalbakken neer, hang daarna decoratie en lichtslingers op en koel dranken terwijl hapjes en buffetgerechten worden voorbereid.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een jaren 80-thema-avond organiseren?
- Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met thema, programma en locatie. Verstuur uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen bij voorkeur 7 tot 10 dagen voor de avond, zodat je eten, drinken en dieetwensen kunt tellen.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een jaren 80-feest op te bouwen?
- Reserveer minimaal 3 uur voor schoonmaken, tafels en stoelen plaatsen, buffet inrichten, decoratie ophangen en techniek testen. Begin uiterlijk 30 minuten vóór ontvangst met het koelen van de laatste dranken en het klaarleggen van naamkaartjes.
- Wat moet ik regelen voor een jaren 80-quiz?
- Maak vooraf de quizvragen, bepaal teams en regel prijzen. Leg de quiztafel, microfoon en eventuele laptop of projectiescherm minstens 30 minuten vóór de start klaar en test het geluid met de volledige afspeellijst.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een jaren 80-thema-avond?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel daarnaast water en alcoholvrije opties mee en koel een eerste voorraad vooraf; vul koelboxen tijdens de avond bij.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!