Zo organiseer je een inschrijfavond zonder rijen

Een inschrijfavond staat of valt met een duidelijke volgorde: eerst publiceer je datum en tijden, daarna open je het aanmeldformulier en verwerk je de reacties. Pas wanneer de aanmeldingen definitief zijn, regel je naamkaartjes, programma’s, catering en de indeling van de ruimte. De meeste problemen ontstaan bij een niet-geteste digitale registratie, ontbrekende dieetlabels of een ontvangstbalie zonder duidelijke looproute. Met dit plan werk je van aanmelding naar een rustige ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijden publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Herinnering versturen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanmeldingen definitief verwerken
2 personen
8
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
9
Programma's afdrukken
10
Plattegrond afdrukken
11
Naambadges sorteren
2 personen
12
Presentatiemateriaal controleren
2 personen
13
Reserveringen bevestigen
14
Catering bestellen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koud zetten
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Catering per dieetwens labelen
2 personen
19
Inschrijflijsten klaarleggen
2 personen
20
Digitale registratie testen
2 personen
21
Sleutels en toegang regelen
22
Ruimtes controleren
2 personen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Stoelen neerzetten
4 personen
25
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
26
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
27
Informatietafels inrichten
3 personen
28
Presentatieruimte inrichten
2 personen
29
Bewegwijzering ophangen
2 personen
30
Verlichting controleren
31
Koffiepunt inrichten
2 personen
32
Techniek aansluiten
2 personen
33
Presentatie testen
2 personen
34
Medewerkers informeren

Event

35
Ontvangstbalie bemannen
3 personen
36
Bezoekers registreren
4 personen
37
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
38
Bezoekers doorverwijzen
2 personen
39
Informatie verstrekken
4 personen
40
Inschrijfformulieren aanvullen
2 personen
41
Presentatie begeleiden
2 personen
42
Hapjes serveren
3 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Buffet schoon en aangevuld houden
2 personen
46
Aanmeldgegevens veilig opbergen
2 personen
47
Laatste bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

48
Servies verzamelen
3 personen
49
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
50
Techniek uitschakelen
2 personen
51
Registratiemateriaal innemen
2 personen
52
Afval verzamelen
3 personen
53
Servies afwassen
3 personen
54
Ruimtes schoonmaken
3 personen
55
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
56
Overgebleven catering koelen
2 personen
57
Materialen retourneren
2 personen
58
Aanmeldgegevens archiveren
2 personen
59
Openstaande inschrijvingen verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Ontvangstbaliesaantal 2
Informatietafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Tabletsaantal 4
Projector
Projectiescherm
Laptopladersaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Mobiele telefoonladersaantal 4

Kantoor

Inschrijfformulierenaantal 250
Programma'saantal 150
Plattegrondenaantal 50
Naamkaartjesaantal 150
Baliepennenaantal 20
Markeerstiftenaantal 12
Pennenaantal 60
Klembordenaantal 15
Plakbandaantal 6
Scharenaantal 6
Printer
Printerpapieraantal 2
Inktcartridgesaantal 2

Decoratie

Richtingsbordenaantal 12
Tafelbordjesaantal 12
Pijlenstickersaantal 30

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 6
Koelboxenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Schoonmaakdoekenaantal 20
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier zodra datum en tijden gepubliceerd zijn en controleer dagelijks de aanmeldingen. Verstuur een herinnering enkele dagen voor de inschrijfavond, zodat wijzigingen en dieetwensen nog op tijd binnenkomen.
Verwerk dieetwensen vóór je de catering bestelt. Label de aangepaste catering apart en houd de definitieve lijst bij de ontvangstbalie, niet alleen in een mailbox.
Test digitale registratie uiterlijk één dag vooraf op alle gebruikte laptops of tablets. Controleer ook de laptopladers, verlengkabels en stekkerdozen; een lege accu veroorzaakt direct vertraging bij binnenkomst.
Leg naamkaartjes, programma’s, plattegronden en naambadges in dezelfde volgorde als de inschrijflijst klaar. Print een extra exemplaar van de lijsten en programma’s voor het geval een print beschadigt of iemand zich last-minute aanmeldt.
Richt de ontvangstbalie in vóór je tafels en stoelen definitief opstelt. Plaats richtingsborden en pijlen naar registratie, informatietafels en zaal, zodat bezoekers niet eerst iemand hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een inschrijfavond versturen?: Stuur de uitnodigingen zodra datum, tijden en locatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 3 weken vooraf. Plan daarna uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de avond een herinnering.
Wanneer moet het aanmeldformulier sluiten?: Sluit het formulier bij voorkeur 2 tot 3 werkdagen voor de inschrijfavond. Zo heb je tijd om aanmeldingen definitief te verwerken, naamkaartjes te maken en catering per dieetwens te bestellen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een inschrijfavond klaar te zetten?: Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, ontvangstbalie, registratie en bewegwijzering. Test digitale registratie en presentatiemateriaal al de dag ervoor, zodat de opbouwtijd niet opgaat aan technische problemen.
Hoe voorkom ik lange wachtrijen bij de registratie?: Gebruik per 25 tot 30 verwachte bezoekers minstens één registratiepunt en leg de inschrijflijsten alfabetisch klaar. Houd een apart punt voor digitale registratie en een tweede lijst voor last-minute wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.