Zo organiseer je een hip-hopworkshop

Begin met de dansruimte, datum en docent; die drie bepalen hoeveel deelnemers je aankunt en hoe het programma eruitziet. Open daarna het aanmeldformulier en verzamel dieetwensen, contactgegevens en ervaring met dans. Werk vervolgens de tijden, muziek en materialen uit. Op de dag zelf draait alles om een vrije, geventileerde dansvloer, getest geluid en een snelle registratie. Vooral offline muziek, verlengkabels en een deelnemersherinnering worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Dansruimte reserveren
2
Workshopdatum bevestigen
3
Docent vastleggen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst afronden
9
Programma en tijden maken
10
Muziekselectie samenstellen
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Materialen verzamelen
2 personen
14
Muziek offline opslaan
15
Deelnemers herinneren
16
Locatie openen
2 personen
17
Ruimte ventileren
18
Dansvloer vrijmaken
3 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
21
Muziek testen
2 personen
22
Registratietafel inrichten
2 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
2 personen

Event

25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Aanwezigheid registreren
2 personen
27
Workshop openen
2 personen
28
Warming-up begeleiden
2 personen
29
Basispassen oefenen
2 personen
30
Pauzedranken serveren
2 personen
31
Choreografie aanleren
2 personen
32
Dranken bijvullen
33
Hapjes aanvullen
34
Freestyle-oefening begeleiden
2 personen
35
Groepspresentatie begeleiden
2 personen
36
Avondpauze verzorgen
2 personen
37
Open danssessie begeleiden
2 personen
38
Afsluiting en bedankje verzorgen
2 personen
39
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

40
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
41
Overgebleven eten verpakken
2 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Ruimte schoonmaken
3 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
45
Afval verzamelen
2 personen
46
Materialen controleren
2 personen
47
Locatie afsluiten
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen
49
Gevonden voorwerpen bewaren
50
Deelnemersfoto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Registratietafel
Kledingrekaantal 2
Spiegelwand

Apparatuur

Draadloze speakersaantal 2
Mengpaneel
Bluetooth-ontvanger
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4

Sportmateriaal

Dansmattenaantal 10
Yogamattenaantal 20
Foamrollersaantal 10
Markeerschijvenaantal 20
Springtouwenaantal 10
Handdoekenaantal 30

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerkommenaantal 8
Schenkkanaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2

Decoratie

Welkomstbord
Richtingbordjesaantal 6
Naamstickersaantal 60
Stiftenaantal 12
Polsbandjesaantal 60

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan minimaal 30 minuten vóór de ontvangst voor het openen van de locatie, ventileren en vrijmaken van de dansvloer. Zo houd je tijd over voor onverwachte problemen.
Bevestig de docent en workshopdatum voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag uiterlijk één week vooraf naar het definitieve programma, de benodigde materialen en eventuele muziekwensen.
Sla de muziek minstens één dag van tevoren offline op en test speakers, mengpaneel, Bluetooth-ontvanger en microfoon op locatie. Een telefoonverbinding alleen is kwetsbaar als het bereik wegvalt.
Maak de deelnemerslijst 48 uur vooraf definitief en stuur daarna een herinnering met starttijd, kledingadvies en praktische informatie. Vermeld ook waar deelnemers zich bij de registratietafel melden.
Leg verlengkabels, stekkerdozen en oplaadkabels vóór de opbouw klaar en controleer het aantal stroompunten. Zet dranken koud en bereid hapjes pas nadat de dansvloer en geluidsinstallatie gebruiksklaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hip-hopworkshop organiseren?: Leg de dansruimte en docent bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Open het aanmeldformulier zodra datum, tijden en capaciteit bekend zijn, zodat je uiterlijk 48 uur voor de workshop de deelnemerslijst kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een hip-hopworkshop op te bouwen?: Reserveer minimaal 60 minuten voor de opbouw. Reken op tijd voor ventileren, tafels en stoelen plaatsen, de dansvloer vrijmaken, materialen neerleggen, geluid testen en de registratietafel inrichten.
Wat moet je testen voor een hip-hopworkshop?: Test minstens 30 minuten voor de ontvangst de draadloze speakers, het mengpaneel, de Bluetooth-ontvanger en de microfoon. Speel ook de offline opgeslagen muziek af en controleer of verlengkabels en stekkerdozen veilig liggen.
Wanneer stuur je deelnemers een herinnering voor de hip-hopworkshop?: Stuur de praktische herinnering 24 tot 48 uur vooraf. Neem daarin de begintijd, locatie-informatie, kledingadvies en eventuele informatie over dieetwensen of drankvoorziening op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.