Zo organiseer je een heuvelcross

Een heuvelcross organiseren begint niet bij de startnummers, maar bij een haalbare route en een veilige start- en finishlocatie. Leg eerst afstanden, knelpunten en benodigde toestemming vast. Daarna regel je inschrijvingen, vrijwilligers, verkeersposten en catering in een vaste volgorde. In de laatste week draait alles om controleren: deelnemerslijst, weersverwachting, materialen, routepijlen en vervoer naar het parcours.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstanden vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Benodigde vergunningen aanvragen
4
Verzekering en toestemming controleren
5
Vrijwilligers werven
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Inschrijfformulier openen
8
Route-informatie publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Verkeersposten bepalen
2 personen
13
Catering reserveren
14
Prijzen en medailles bestellen
15
Startnummers ontwerpen
16
Startnummers afdrukken
2 personen
17
Deelnemerslijst controleren
2 personen
18
Route vooraf verkennen
3 personen
19
Routeknelpunten markeren
3 personen
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materialen verzamelen
3 personen
24
Materialen transporteren
3 personen
25
Route nogmaals controleren
3 personen
26
Startnummers per deelnemer klaarleggen
2 personen
27
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
28
Partytenten opbouwen
4 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Start- en finishvak afzetten
4 personen
31
Routepijlen plaatsen
5 personen
32
Verkeersposten markeren
3 personen
33
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
34
Tijdregistratie klaarzetten
2 personen
35
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
36
Waterpost inrichten
3 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
38
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen
39
Startnummerbalie inrichten
2 personen
40
Prijzen en medailles klaarleggen
2 personen
41
Toiletten controleren
2 personen

Event

42
Registratiebalie openen
4 personen
43
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
44
Deelnemers ontvangen
4 personen
45
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
46
Startvak vullen
4 personen
47
Hardloopwedstrijd starten
3 personen
48
Verkeersposten bemannen
6 personen
49
Tussentijden registreren
2 personen
50
Waterpost bedienen
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Finishers verwelkomen
3 personen
53
Medailles uitdelen
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
EHBO-hulp verlenen
2 personen
56
Verloren voorwerpen registreren
57
Eindtijden controleren
2 personen
58
Uitslagen opstellen
2 personen
59
Prijsuitreiking houden
3 personen
60
Bezoekers van vertrek informeren
2 personen

Nazorg

61
Routepijlen verwijderen
5 personen
62
Verkeersmaterialen opruimen
3 personen
63
Start- en finishvak afbreken
4 personen
64
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
65
Tenten afbreken
4 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Afval verzamelen
4 personen
69
Locatie schoonmaken
4 personen
70
Materialen terugtransporteren
3 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Uitslagen naar deelnemers sturen
73
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Dranghekkenaantal 40

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Schenk kannenaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 45
Kilometermarkeringenaantal 10
Startnummersaantal 220
Startnummerclipsaantal 220
Finishlintaantal 2
Stopwatchesaantal 4
Meetlintenaantal 2
Podiumblokkenaantal 3

Apparatuur

Laptop
Printer
Mobiele speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Megafoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Thermometersaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Waterjerrycansaantal 8

Decoratie

Heuvelcrossbannersaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 8
Start-finishboog

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslangenaantal 4
Zaklampenaantal 8

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route vroeg vast en verken haar minstens twee keer: eerst om afstanden en hoogteverschillen te bepalen, daarna kort voor de wedstrijd om modder, omleidingen en gevaarlijke knelpunten te markeren.
Regel vergunningen, verzekering en toestemming voordat je uitnodigingen breed verstuurt. Controleer uiterlijk enkele weken voor de heuvelcross of start- en finishlocatie definitief beschikbaar zijn.
Plan vrijwilligers per post en tijdsblok. Zet verkeersposten, start, finish, routecontrole en catering apart in het rooster en geef iedere post een portofoon of ander afgesproken communicatiemiddel.
Open de inschrijving zodra route-informatie en afstanden klaar zijn. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding, zodat catering niet pas op de wedstrijddag hoeft te worden aangepast.
Maak 24 tot 48 uur voor de start een laatste controlelijst. Tel startnummers, clips, routepijlen, kilometermarkeringen, EHBO-koffers en stroomvoorziening en controleer daarna de route nogmaals.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een heuvelcross organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de route vastleggen, toestemming en verzekering controleren, vrijwilligers werven en inschrijvingen openen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een heuvelcross?: Dat hangt af van route en deelnemersaantal, maar plan minimaal één vrijwilliger per verkeerspost en extra mensen voor start, finish, routecontrole en catering. Maak het rooster uiterlijk 2 weken vooraf definitief.
Wanneer moet je de route van een heuvelcross controleren?: Verken de route eerst bij het vastleggen van de afstanden en nogmaals 24 tot 48 uur voor de start. Controleer dan vooral routepijlen, modder, obstakels en plekken waar deelnemers of verkeer elkaar kruisen.
Wat moet je op de wedstrijddag als eerste klaarzetten?: Zet 2 tot 3 uur voor de start de start- en finishzone, tafels, dranghekken, routeaanduiding en communicatiemiddelen klaar. Controleer daarna de deelnemerslijst, startnummers en bezetting van de verkeersposten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.