Zo organiseer je een herdenkingswandeling

Begin niet met de ontvangst, maar met de route en het moment waarop deelnemers samenkomen. Leg rustpunten, toegankelijkheid en de ontvangstlocatie vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Daarna regel je de openbare melding, aanmeldingen, vrijwilligers en het herdenkingsprogramma. Plan de laatste controle kort voor de wandeling: controleer de route opnieuw, test geluid en verlichting en zet routeborden pas op de dag zelf op hun plaats.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen openen
3
Melding openbare route indienen
4
Ontvangstruimte reserveren
5
Route en rustpunten vastleggen
2 personen
6
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Routekaart en deelnemerslijst maken
2 personen
11
Herdenkingsprogramma afdrukken
12
Sprekers en muziek bevestigen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Materialen verzamelen
3 personen
16
Routeborden voorbereiden
2 personen
17
Naamstickers en polsbandjes maken
2 personen
18
Catering voorbereiden
3 personen
19
Route nogmaals controleren
2 personen
20
Ontvangstruimte schoonmaken
2 personen
21
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
22
Verlichting en geluidsset testen
2 personen
23
Herdenkingshoek inrichten
2 personen
24
Routeborden plaatsen
4 personen
25
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen
28
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

29
Deelnemers registreren
4 personen
30
Programma toelichten
31
Wandeling begeleiden
8 personen
32
Rustpunt bemannen
3 personen
33
Verkeerspunten beveiligen
4 personen
34
Herdenkingsmoment begeleiden
3 personen
35
Kaarsen uitdelen
2 personen
36
Dranken en hapjes serveren
4 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Aanwezige gasten begeleiden
3 personen
39
Kaarsen veilig doven
2 personen

Nazorg

40
Routeborden verwijderen
4 personen
41
Afval verzamelen
3 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
44
Ontvangstruimte schoonmaken
3 personen
45
Materialen controleren en inpakken
3 personen
46
Geleende materialen retourneren
2 personen
47
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
48
Route controleren op achtergebleven afval
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Draagbare geluidsset
Draadloze microfoonaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Zaklampenaantal 10
Reflecterende hesjesaantal 12

Decoratie

Herdenkingsdoekenaantal 4
Bloemstukkenaantal 3
Fotolijstenaantal 6
Kaarsenhoudersaantal 100
Tafeldecoratieaantal 8

Routebenodigdheden

Routebordenaantal 20
Pionnenaantal 20
Touwaantal 100
Routekaartenaantal 120
Clipboardsaantal 8
Pennenaantal 30

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 6
Mobiele telefoonladersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afwasbakkenaantal 3
Handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route vast met rustpunten en controleer die op toegankelijkheid voordat de aanmeldingen openen. Noteer ook waar routeborden, pionnen en eventueel touw nodig zijn.
Open de aanmeldingen zodra route en ontvangstlocatie definitief zijn. Verzamel meteen dieetwensen, telefoonnummers en eventuele mobiliteitsbehoeften, zodat je de ontvangst en begeleiding kunt indelen.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk een week vooraf. Wijs aparte mensen toe voor routebegeleiding, ontvangst, catering, geluidsbediening en het opruimen van routeborden.
Bevestig sprekers en muziek niet alleen mondeling: controleer uiterlijk 48 uur vooraf de volgorde en duur van het programma. Druk daarna het programma af en test de draadloze microfoon en draagbare geluidsset op de locatie.
Bereid koffie, thee en catering pas na de laatste deelnemerscontrole definitief voor. Zet thermoskannen, bekers en dieetopties klaar in de ontvangstlocatie en controleer verlichting, verlengsnoeren en routeborden tijdens een laatste ronde.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een herdenkingswandeling te organiseren?: Reken op minimaal 4 tot 6 weken. In die periode kun je de route vastleggen, een melding voor de openbare route indienen, de ontvangstlocatie reserveren en deelnemers en vrijwilligers organiseren.
Wanneer moet ik een herdenkingswandeling aanmelden?: Dien de melding in zodra de route en datum vaststaan, bij voorkeur minimaal 4 weken vooraf. Controleer bij de bevoegde gemeente welke termijn en gegevens voor jouw openbare route gelden.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een herdenkingswandeling?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per rustpunt en per routekruising, plus 2 mensen voor ontvangst en 1 persoon voor geluid en programma. Bij een grotere groep voeg je per extra groep van ongeveer 25 deelnemers een routebegeleider toe.
Wanneer controleer ik de route voor de laatste keer?: Doe een eerste controle enkele dagen vooraf en een tweede controle op de ochtend van de wandeling. Kijk dan opnieuw naar toegankelijkheid, obstakels, routeborden, verlichting en de plek van de rustpunten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.