Zo organiseer je een Hemelvaartwandeling

Begin minstens vier weken vooraf met de wandelroute, startlocatie en rustpunten. Verken de route zelf en leg meteen een alternatief vast voor afgesloten paden, slecht weer of een te druk gebied. Regel daarna vergunningen, aanmeldingen en vrijwilligers, zodat je op Hemelvaart niet alles tegelijk hoeft te coördineren. In de laatste week controleer je route, weersverwachting en dieetwensen; op de dag zelf draait alles om duidelijke bewegwijzering, een goed vertrekpunt en bereikbare begeleiding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wandelroute bepalen
2 personen
2
Route vooraf verkennen
2 personen
3
Alternatieve route vastleggen
2 personen
4
Startlocatie reserveren
5
Rustpunten vastleggen
2 personen
6
Vergunningen controleren
7
Uitnodigingen versturen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Weersverwachting controleren
13
Route opnieuw controleren
2 personen
14
Boodschappenlijst controleren
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Routekaarten printen
18
Deelnemerslijst printen
19
Startpakketten samenstellen
3 personen
20
Materialen verzamelen
3 personen
21
Routebordjes voorbereiden
2 personen
22
EHBO-materiaal controleren
23
Telefoonnummers uitwisselen
2 personen

Event

24
Startlocatie openen
2 personen
25
Terrein controleren
2 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
28
Inschrijftafel inrichten
2 personen
29
Cateringtafel inrichten
3 personen
30
Koffie en thee bereiden
2 personen
31
Hapjes klaarzetten
3 personen
32
Routebordjes plaatsen
4 personen
33
Rustpunt bevoorraden
3 personen
34
Toiletten controleren
35
Inschrijftafel bemannen
2 personen
36
Deelnemers aanmelden
2 personen
37
Startpakketten uitdelen
2 personen
38
Welkomstuitleg geven
39
Wandelaars laten starten
2 personen
40
Route en rustpunt controleren
2 personen
41
Rustpunt bedienen
3 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Hapjes bijvullen
2 personen
44
Binnenkomende wandelaars registreren
2 personen
45
Koffie en thee bijvullen
2 personen
46
Verloren voorwerpen verzamelen
47
Laatste wandelaars opvangen
2 personen
48
Routebordjes verwijderen
4 personen

Nazorg

49
Catering opruimen
3 personen
50
Afval verzamelen
3 personen
51
Servies afwassen
2 personen
52
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
53
Partytenten afbreken
4 personen
54
Locatie schoonmaken
3 personen
55
Materialen terugbrengen
2 personen
56
Koelboxen leegmaken
2 personen
57
Overgebleven eten opslaan
2 personen
58
Routekaarten opruimen
59
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Koffielepelsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Afwasteilenaantal 8

Bewegwijzering

Routebordjesaantal 35
Pijlenaantal 25
Statafelbordenaantal 8
Routekaartenaantal 150
Krijtbordenaantal 4

Apparatuur

Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 8
Regencapesaantal 20
Handgelpompenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 3
Emmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route niet alleen op kaart: loop hem vooraf helemaal na en noteer afstand, verwachte wandeltijd, smalle doorgangen en plekken waar routebordjes of pijlen nodig zijn. Leg uiterlijk een week vooraf een alternatieve route vast.
Reserveer de startlocatie en rustpunten minimaal drie weken van tevoren. Controleer of er ruimte is voor partytenten, klaptafels en stoelen en of koffie, water en andere dranken daar praktisch kunnen worden uitgegeven.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk vijf dagen voor de wandeling. Stuur daarna één deelnemersbericht met starttijd, locatie, route-informatie, kledingadvies, contactnummers en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Pas bij regen of hitte de route en rustpunten aan, zet de alternatieve route klaar en zorg dat routekaarten en bewegwijzering niet onleesbaar worden.
Maak op de dag zelf een duidelijke taakverdeling: laat één vrijwilliger de startlocatie openen, één persoon de route controleren en één contactpersoon de deelnemerslijst en portofoon beheren. Controleer vóór vertrek ook EHBO-koffers, powerbanks, koelboxen en routebordjes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Hemelvaartwandeling organiseren?: Begin vier tot zes weken vooraf. Reserveer de startlocatie en rustpunten in die eerste week, controleer vergunningen uiterlijk drie weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer vijf dagen voor vertrek.
Hoe lang moet een route voor een Hemelvaartwandeling zijn?: Kies een afstand die past bij de minst ervaren deelnemer en plan ook rusttijd mee. Reken bij een normale groepswandeling op ongeveer 4 tot 5 kilometer per uur en voeg per rustpunt 15 tot 20 minuten toe.
Wat regel je de dag voor een Hemelvaartwandeling?: Controleer de route opnieuw, bekijk de weersverwachting, doe de boodschappen en koel de dranken. Print ook de routekaarten en deelnemerslijst, stel startpakketten samen en controleer EHBO-materiaal, portofoons en powerbanks.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een Hemelvaartwandeling?: Neem uiterlijk 48 uur vooraf een besluit over de alternatieve route en informeer deelnemers direct bij een wijziging. Controleer op de ochtend zelf opnieuw de omstandigheden en zorg bij regen voor beschutting bij de start- en rustpunten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.