Zo organiseer je een hartfietstocht van route tot finish

Begin een hartfietstocht niet met versiering of boodschappen, maar met de route, afstand en locaties. Leg daarna vast hoeveel deelnemers je verwacht, welke vergunningen of meldingen nodig zijn en wie onderweg helpt. Controleer de route fysiek op veiligheid en plan een rustpunt met drinken, hapjes en fietsreparatiemateriaal. In de laatste week verstuur je alle deelnemersinformatie; op de dag zelf bouw je start, inschrijving, route en finish in een vaste volgorde op.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand bepalen
2 personen
2
Start- en eindlocatie vastleggen
2 personen
3
Route controleren op veiligheid
2 personen
4
Vergunningen en meldingen regelen
5
Reserveringen bevestigen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Routekaart en deelnemerslijst maken
11
Deelnemersinformatie versturen
12
Weersverwachting controleren
13
Routewaarschuwingen controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Materialen verzamelen
2 personen
16
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
17
Routeborden voorbereiden
2 personen

Event

18
Startgebied opbouwen
4 personen
19
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
20
Routeborden plaatsen
4 personen
21
Rustpunt opbouwen
3 personen
22
Fietsparkeerplaats inrichten
2 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
26
Deelnemers registreren
3 personen
27
Startnummers uitdelen
2 personen
28
Fietsen in groepen indelen
2 personen
29
Deelnemers laten vertrekken
3 personen
30
Routepost bemannen
4 personen
31
Rustpunt bemannen
3 personen
32
Pechhulp onderweg verzorgen
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Fruit en snacks uitdelen
2 personen
35
Aankomst registreren
2 personen
36
Finishgebied begeleiden
3 personen
37
Koffie en thee serveren
2 personen
38
Avondmaaltijd serveren
4 personen
39
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
40
Routeborden ophalen
4 personen
41
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Meubilair afbreken
4 personen
43
Servies en materialen afwassen
3 personen
44
Locatie schoonmaken
4 personen
45
Afval wegbrengen
2 personen
46
Materialen inventariseren
2 personen
47
Geleende materialen retourneren
2 personen
48
Verloren voorwerpen verwerken
49
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Fietsrekkenaantal 6
Tafelkleedaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbaar bestekaantal 70
Koffiekopjesaantal 60

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Oplaadbare portofoonsaantal 6

Sportmateriaal

Routebordenaantal 20
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Startnummersaantal 70
Veiligheidshesjesaantal 15
Fietspompenaantal 3
Bandenplaksetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 10
Multitools voor fietsenaantal 3
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 6

Verlichting

Buitenlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Decoratie

Startfinishboog
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 50

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route eerst en controleer haar minimaal één keer op locatie. Noteer kruisingen, smalle stukken en plekken waar routeborden, pionnen of afzetlint nodig zijn.
Regel vergunningen, meldingen en reserveringen enkele weken vooraf. Controleer uiterlijk zeven dagen voor vertrek of er wegwerkzaamheden of andere routewaarschuwingen zijn.
Maak de deelnemersinformatie uiterlijk vijf dagen voor de tocht compleet met starttijd, afstand, routekaart, parkeerinformatie en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Deel vrijwilligers per taak in en geef hen vóór de start een korte briefing. Zorg dat iedere routepost een veiligheidshesje, portofoon en telefoonnummer van de coördinator heeft.
Test fietsen en materiaal de dag ervoor. Leg bij het rustpunt minstens een fietspomp, multitool, bandenplakset en reservebinnenbanden klaar en zet dranken tijdig koud.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hartfietstocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met route, start- en eindlocatie en eventuele vergunningen of meldingen. Reserveer vrijwilligers en locaties zodra de datum vaststaat; de deelnemersinformatie kan ongeveer 5 dagen voor de tocht worden verstuurd.
Hoeveel kilometer moet een hartfietstocht zijn?: Kies de afstand op basis van je doelgroep en bied bij voorkeur één duidelijke route aan. Plan daarnaast een rustpunt ongeveer halverwege, zodat deelnemers na circa 45 tot 60 minuten fietsen kunnen drinken en hun fiets kunnen controleren.
Wat moet ik regelen voor de veiligheid tijdens een hartfietstocht?: Controleer de route vooraf en geef vóór vertrek een veiligheidsbriefing van ongeveer 5 minuten. Zet routeborden en pionnen op lastige punten, deel veiligheidshesjes uit aan vrijwilligers en neem per rustpunt een EHBO-koffer, reddingsdekens en fietsreparatiemateriaal mee.
Wanneer moet ik het weer en de route controleren?: Bekijk de weersverwachting 48 uur en opnieuw 3 uur voor de start. Controleer routewaarschuwingen uiterlijk 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf, zodat je deelnemers tijdig over wijzigingen kunt informeren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.