Zo organiseer je een hardloopwedstrijd

Begin niet met startnummers of medailles, maar met het wedstrijdconcept, de route en de beschikbare start- en finishlocatie. Daarna regel je vergunningen, verkeersmaatregelen, tijdregistratie en een realistische vrijwilligersindeling. Houd rekening met extra werk rond inschrijvingen, routecontrole en de startnummerbalie. Op de wedstrijddag draait alles om een duidelijke opbouw: deelnemers aanmelden, route markeren, veiligheid controleren en de finish soepel laten verlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
2
Hardlooproute uitzetten
3 personen
3
Vergunning aanvragen
4
Start- en finishlocatie reserveren
5
Verkeersmaatregelen aanvragen
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Inschrijfformulier publiceren
9
Startnummers bestellen
10
Medailleontwerp bestellen
11
Tijdregistratie regelen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
15
Route opnieuw controleren
3 personen
16
Deelnemerslijst afdrukken
17
Startnummerpakket samenstellen
3 personen
18
Medaille- en prijzentafel inrichten
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Routeborden voorbereiden
2 personen
22
EHBO-materialen controleren

Event

23
Startnummerbalie klaarzetten
3 personen
24
Tenten opbouwen
4 personen
25
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
26
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
27
Route markeren
6 personen
28
Afzethekken plaatsen
4 personen
29
Waterpost inrichten
3 personen
30
EHBO-tafel inrichten
2 personen
31
Tijdregistratie testen
2 personen
32
Startnummers uitdelen
4 personen
33
Deelnemers aanmelden
2 personen
34
Bagage-inname openen
2 personen
35
Omroepinstallatie testen
2 personen
36
Deelnemersbriefing geven
2 personen
37
Startvak indelen
3 personen
38
Hardloopwedstrijd starten
4 personen
39
Routepost bemannen
8 personen
40
Finishers registreren
3 personen
41
Medaille aan finishers geven
3 personen
42
Water en fruit uitdelen
4 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Uitslagen controleren
2 personen
46
Prijzen uitreiken
3 personen
47
Finishmuziek afspelen
48
Bagage teruggeven
2 personen
49
Deelnemers informeren over uitslagen

Nazorg

50
Routeborden verwijderen
5 personen
51
Afzethekken afbreken
4 personen
52
Tenten afbreken
4 personen
53
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
54
Afval verzamelen
4 personen
55
Servies afwassen
2 personen
56
Locatie schoonmaken
4 personen
57
Wedstrijdmateriaal inventariseren
2 personen
58
Uitslagen publiceren
59
Foto's met deelnemers delen
60
Huurmaterialen retourneren
2 personen
61
Gevonden voorwerpen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 20
Afzethekkenaantal 30
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 180
Startnummerbandjesaantal 200
Veiligheidsspeldenaantal 400
Finishlint
Verkeerspionnenaantal 40
Routepijlenaantal 35
Kilometerbordjesaantal 10
Drinkbekersaantal 600
Hardloopmedaillesaantal 180
Startpistool
Stopwatchesaantal 4
Klembordenaantal 10
Markeerstiftenaantal 20
EHBO-koffersaantal 3
IJscompreszakkenaantal 12
Reddingsdekensaantal 10
Wegwerphandschoenenaantal 100

Apparatuur

Omroepinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 6
Handmegafonenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 20
Podiumlintenaantal 3
Informatiebordenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route vroeg vast en controleer die minstens twee keer: eerst voor de vergunningaanvraag en opnieuw vlak voor de wedstrijd. Tel routepijlen, kilometerbordjes, verkeerspionnen en afzethekken, zodat je op de dag zelf geen markering mist.
Vraag vergunningen en verkeersmaatregelen ruim vóór het evenement aan. Plan daarnaast een tweede routecontrole kort voor de start; wegwerkzaamheden of gewijzigde verkeerssituaties kunnen je oorspronkelijke parcours onbruikbaar maken.
Maak de vrijwilligersindeling op basis van het programma, niet alleen op basis van het totale aantal helpers. Reserveer mensen voor de startnummerbalie, routeposten, drinkpunten, tijdregistratie, EHBO-ondersteuning en het opruimen na de finish.
Stel startnummerpakketten vooraf samen en druk de deelnemerslijst af. Leg veiligheidsspelden, startnummerbandjes, klemborden en markeerstiften klaar bij de balie, zodat inschrijven niet ophoopt in het laatste halfuur voor de start.
Test de tijdregistratie, omroepinstallatie en microfoons vóór de deelnemers arriveren. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen, powerbanks en koelboxen; een ontbrekende stroomaansluiting of lege accu valt meestal pas op tijdens de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hardloopwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 3 tot 6 maanden vooraf. Gebruik de eerste weken voor het wedstrijdconcept, de route, de locatie en vergunningen; daarna volgen inschrijving, vrijwilligers en materiaal.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een hardloopwedstrijd?: Dat hangt af van route, deelnemersaantal en verkeersmaatregelen, maar verdeel vrijwilligers minimaal over start, finish, tijdregistratie, routeposten en de startnummerbalie. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en houd enkele reservekrachten beschikbaar.
Wanneer moet je de hardlooproute controleren?: Controleer de route bij het uitzetten, opnieuw na goedkeuring van de verkeersmaatregelen en nogmaals in de week van de wedstrijd. Loop of fiets het parcours vlak voor de start om ontbrekende routepijlen, obstakels en gewijzigde situaties te vinden.
Wanneer moeten deelnemers hun startnummer ophalen?: Plan de startnummerbalie minimaal 60 tot 90 minuten voor de start. Leg de startnummers alfabetisch of op inschrijfnummer klaar en houd de deelnemerslijst bij de hand om wijzigingen en late aanmeldingen snel te verwerken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.