Zo organiseer je een groepsreis naar een dagbestemming

Een groepsreis naar een dagbestemming staat of valt met een strakke volgorde: eerst leg je bestemming, datum en vervoer vast, daarna boek je activiteit en diner. Verzamel vroeg de aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten, zodat je weet voor hoeveel mensen je reserveert en inkoopt. De laatste dagen draaien om bevestigen, printen en een alternatief bij slecht weer. Op de dag zelf moeten route, tickets, lunch en deelnemerslijst ook zonder bereik beschikbaar zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Bestemming en datum vastleggen
2 personen
2
Vervoer reserveren
3
Activiteit reserveren
4
Dinerreservering maken
5
Programma en route opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Noodcontacten verzamelen
10
Deelnemerslijst bijwerken
11
Betalingen controleren
12
Deelnemersinformatie versturen
13
Vertreklocatie bevestigen
14
Reserveringen controleren
15
Weersverwachting controleren
16
Programma aanpassen bij slecht weer
2 personen
17
Lunch en snacks inkopen
2 personen
18
Dranken koelen
19
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
20
Route offline beschikbaar maken
21
Documenten en tickets printen
22
Tas voor eerste hulp pakken
23
Bagage en materialen verzamelen
2 personen
24
Lunch koel verpakken
2 personen
25
Deelnemerslijst klaarleggen
26
Vertrekpunt controleren
2 personen
27
Vervoer laten voorrijden

Event

28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Aanwezigheid afvinken
2 personen
30
Bagage inladen
3 personen
31
Programma toelichten
32
Groep naar bestemming begeleiden
3 personen
33
Lunch uitdelen
3 personen
34
Dieetmaaltijden controleren
35
Activiteit begeleiden
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Groepsfoto maken
38
Groep naar diner begeleiden
3 personen
39
Diner begeleiden
2 personen
40
Groepsrekening controleren
41
Groep naar vertrekpunt begeleiden
3 personen
42
Aanwezigheid voor vertrek controleren
2 personen
43
Bagage opnieuw inladen
3 personen
44
Groep terug begeleiden
3 personen
45
Deelnemers veilig laten uitstappen
3 personen
46
Vergeten spullen controleren
2 personen

Nazorg

47
Afval verzamelen
2 personen
48
Koelboxen en tassen leegmaken
2 personen
49
Servies en materialen reinigen
2 personen
50
Overgebleven voorraad opbergen
51
Geleende spullen retourneren
52
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
53
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Opvouwbare tafelsaantal 2
Opvouwbare stoelenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Powerbanksaantal 4
Opladersaantal 4
Mobiele telefoonaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 24
Herbruikbare bordenaantal 24
Herbruikbaar bestekaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Uitdeelbakkenaantal 4
Serveertangenaantal 3
Thermosflessenaantal 4

Decoratie

Naamstickersaantal 30
Watervaste stiftenaantal 4
Groepsvlag

Verlichting

Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Handgelaantal 4
Papieren handdoekenaantal 2
Desinfectiedoekjesaantal 3
Afvalknijper

Veiligheid

EHBO-set
Reflecterende hesjesaantal 4
Paraplu'saantal 6

Documenten

Geprinte deelnemerslijstenaantal 3
Geprinte routekaartenaantal 6
Geprinte ticketsaantal 24
Pennenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg bestemming, datum en vertreklocatie eerst vast en reserveer vervoer voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo voorkom je dat deelnemers zich aanmelden voor een programma dat nog niet uitvoerbaar is.
Plan activiteit en diner met voldoende speling ertussen. Neem bij een groepsreis minimaal 30 minuten extra op voor instappen, toiletbezoek en vertraging onderweg.
Vraag dieetwensen, noodcontacten en betalingen meteen bij de aanmelding uit. Werk de deelnemerslijst wekelijks bij en controleer het definitieve aantal uiterlijk 3 dagen voor vertrek.
Maak de route offline beschikbaar en print deelnemerslijst, routekaarten en tickets. Reken niet op mobiel bereik of een lege batterij: leg powerbanks en opladers de avond ervoor klaar.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en pas het programma aan als buitenactiviteiten niet doorgaan. Koel lunch en drank apart, zodat je onderweg snel kunt uitdelen zonder de hele voorraad op temperatuur te brengen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik vervoer voor een groepsreis reserveren?: Reserveer het vervoer zodra bestemming en datum vaststaan, bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken voor vertrek. Wacht niet tot alle deelnemers betaald hebben; het aantal kun je vaak later nog binnen de reserveringsvoorwaarden aanpassen.
Wanneer moet ik de deelnemersinformatie versturen?: Stuur de definitieve informatie uiterlijk 3 dagen voor vertrek. Vermeld daarin de vertreklocatie, vertrektijd, route, tickets, programma, contactgegevens en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Hoeveel tijd moet er tussen een activiteit en het diner zitten?: Plan minimaal 60 minuten tussen het einde van de activiteit en de dinerreservering als je nog moet reizen. Bij een grote groep of openbaar vervoer is 90 minuten veiliger, omdat verzamelen en tellen extra tijd kosten.
Wanneer moet ik lunch en drank voor de dagreis inkopen?: Koop houdbare lunch en snacks 1 à 2 dagen vooraf en haal gekoelde producten uiterlijk op de ochtend van vertrek. Stel lunchpakketten en koelboxen vooraf samen, zodat uitdelen onderweg niet ten koste gaat van de planning.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.