Zo organiseer je een soepel gotoernooi

Begin een gotoernooi niet met de hapjes, maar met de speelvorm. Bevestig eerst datum en locatie, leg de toernooiregels vast en maak daarna een speelschema dat past bij het aantal deelnemers en beschikbare Go-borden. Verstuur vervolgens de uitnodigingen, verwerk aanmeldingen en sluit de deelnemerslijst op tijd. Op de dag zelf draait alles om een snelle registratie, duidelijke bordindeling en bijgewerkte uitslagen. Plan daarnaast tijd voor materiaalcontrole, eten, drinken en de prijzentafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Toernooiregels vaststellen
2 personen
3
Speelschema opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst afronden
8
Prijzen en certificaten regelen
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Go-materiaal controleren
2 personen
11
Wedstrijdformulieren voorbereiden
12
Prijzentafel voorbereiden
13
Dranken koud zetten
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Locatie openen
2 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
17
Go-borden klaarleggen
3 personen
18
Registratietafel inrichten
2 personen
19
Versiering ophangen
2 personen

Event

20
Deelnemers ontvangen
2 personen
21
Aanwezigheid registreren
2 personen
22
Toernooiregels toelichten
23
Eerste speelronde begeleiden
2 personen
24
Uitslagen verwerken
2 personen
25
Dranken bijvullen
26
Tweede speelronde begeleiden
2 personen
27
Pauzesnacks serveren
2 personen
28
Derde speelronde begeleiden
2 personen
29
Avondeten serveren
3 personen
30
Vierde speelronde begeleiden
2 personen
31
Eindstanden controleren
2 personen
32
Prijzen uitreiken
2 personen
33
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

34
Go-materiaal verzamelen
3 personen
35
Afval verzamelen
2 personen
36
Servies afwassen
2 personen
37
Locatie schoonmaken
3 personen
38
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
39
Restanten gekoeld opbergen
40
Geleende materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 32
Buffettafelaantal 2
Registratietafel

Sportmateriaal

Go-bordenaantal 16
Go-stenen setsaantal 16
Go-klokkenaantal 16
Reserve Go-stenenaantal 2
Bordnummerkaartenaantal 16

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Opladersaantal 2
Stekkerdozenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 3
Wifi-router

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Koffiekopjesaantal 20
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Prijzendozenaantal 3
Naamkaartjesaantal 32
Wimpelvlaggenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het speelschema pas definitief nadat de deelnemerslijst is gesloten. Controleer of je voor elke gelijktijdige partij een Go-bord, Go-stenen set, Go-klok en wedstrijdformulier hebt, plus minimaal 1 reserve Go-stenen set.
Stuur de toernooiregels uiterlijk 3 dagen voor het gotoernooi mee met de uitnodiging of bevestiging. Vermeld daarin onder meer de speelduur, indeling van de rondes en hoe je uitslagen verwerkt.
Richt de registratietafel minstens 30 minuten voor aanvang in. Leg naamkaartjes, de deelnemerslijst en bordnummerkaarten klaar, zodat je aanwezigheid snel kunt afvinken en deelnemers direct naar hun eerste bord kunt sturen.
Plan eten en drinken rond de speelrondes, niet midden in een partij. Zet dranken vooraf koud, vul thermoskannen vóór de ontvangst en verzamel dieetwensen uiterlijk bij de definitieve aanmelding.
Laat één persoon de uitslagen verwerken terwijl een andere de volgende ronde aankondigt. Werk met een laptop en oplader bij de registratietafel en controleer vóór opening de wifi, stekkerdozen en verlengsnoeren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel Go-borden heb ik nodig voor een gotoernooi?: Je hebt per gelijktijdige partij één Go-bord en één Go-stenen set nodig. Voor 16 spelers die allemaal tegelijk spelen, reken je dus op 8 borden en 8 sets; leg daarnaast minimaal 1 reserve set klaar.
Hoe lang van tevoren moet ik een gotoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie, regels en uitnodigingen. Sluit de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen voor het toernooi, zodat je het speelschema, de catering en de bordindeling definitief kunt maken.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de registratie van een gotoernooi?: Plan 30 tot 45 minuten voor ontvangst en aanwezigheid registreren. Open de registratietafel 30 minuten vóór de eerste ronde en houd de regels en eerste bordindeling zichtbaar bij de hand.
Wanneer moet ik de prijzen en certificaten regelen?: Regel prijzen en certificaten uiterlijk 1 week voor het gotoernooi. Controleer de namen en categorieën zodra de deelnemerslijst definitief is en zet de prijzentafel vóór de eerste speelronde klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.