Zo organiseer je een goede doelenloop

Begin met het doel, de startdatum en een eerste begroting. Bevestig daarna het goede doel en werk de route uit voordat je deelnemers uitnodigt. Vergunningen, verkeersmaatregelen en EHBO kosten vaak meer voorbereiding dan verwacht, dus regel die vroeg. In de laatste weken verwerk je aanmeldingen, deel je vrijwilligers in en controleer je alle materialen voor start en finish.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Startdatum en doel vastleggen
2 personen
2
Begroting opstellen
2 personen
3
Goede doel bevestigen
4
Route voorlopig uitzetten
3 personen
5
Vergunningen aanvragen
6
Verkeersplan opstellen
2 personen
7
Start- en finishlocatie reserveren
8
Verzekering controleren
9
Aanmeldformulier publiceren
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Sponsorpakketten versturen
2 personen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Startnummers ontwerpen
16
Startnummers en lijsten drukken
2 personen
17
Medische contactgegevens verzamelen
18
EHBO-post afspreken
19
Verkeersregelaars indelen
2 personen
20
Route met gemeente controleren
3 personen
21
Vrijwilligersbrief versturen
22
Weersverwachting controleren
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Materialen ophalen
3 personen
25
Startpakketten samenstellen
5 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Route markeren
6 personen
28
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
29
Partytenten opzetten
6 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
31
Inschrijftafel inrichten
2 personen
32
Waterpost inrichten
3 personen
33
EHBO-post inrichten
2 personen
34
Geluidsinstallatie testen
2 personen
35
Startnummers klaarleggen
2 personen
36
Medaille- en uitgiftetafel vullen
2 personen
37
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

38
Routeposten bezetten
8 personen
39
Deelnemers ontvangen
4 personen
40
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
41
Startnummers uitdelen
3 personen
42
Startbriefing geven
43
Goede doel toelichten
44
Loop starten
2 personen
45
Deelnemers aanmoedigen
6 personen
46
Water uitdelen
4 personen
47
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Finishregistratie bijhouden
3 personen
50
Medaille uitdelen
3 personen
51
Eindtijd bekendmaken
52
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
53
Donatieopbrengst bekendmaken
54
Publiek naar huis begeleiden
4 personen

Nazorg

55
Routeposten afbouwen
6 personen
56
Routebebording verwijderen
4 personen
57
Tenten en boog afbreken
6 personen
58
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
59
Afval verzamelen
4 personen
60
Materialen schoonmaken
3 personen
61
Locatie schoon opleveren
4 personen
62
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
63
Materialen retourneren
3 personen
64
Deelnemersresultaten versturen
65
Dankberichten versturen
2 personen
66
Opbrengst overmaken
2 personen
67
Foto's en uitslagen publiceren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Statafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Start- en finishboog
Verkeerskegelsaantal 80
Routepijlenaantal 40
Afzethekkenaantal 12
Drinkbekersaantal 500
Startnummersaantal 350
Veiligheidsspeldenaantal 800
Finishlintenaantal 350
Deelnemersmedaillesaantal 350
Stopwatchesaantal 6
Klembordenaantal 10
Fluorhesjesaantal 30
Verkeersvlaggenaantal 12
Zaklampenaantal 8

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 6
Megafoonaantal 2
Fotocamera

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 8
IJsboxenaantal 4

Decoratie

Banners goede doelaantal 6
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Pijlbordenaantal 20
Informatiebordenaantal 8

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 10

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route voorlopig vast voordat je het aanmeldformulier publiceert. Controleer daarna met de gemeente of kruisingen, afzethekken en verkeersregelaars nodig zijn.
Vraag bij de inschrijving direct medische contactgegevens en dieetwensen uit. Daarmee voorkom je dat je in de laatste week deelnemerslijsten en cateringinformatie moet aanvullen.
Plan vrijwilligers per taak en geef uiterlijk een week vooraf een duidelijke briefing. Vermeld daarin starttijden, herkenbare fluorhesjes, verkeersvlaggen en wie een mobiele telefoon of megafoon beheert.
Maak de startpakketten niet pas op de ochtend zelf. Tel de startnummers, veiligheidsspelden en medailles vooraf en leg ze per deelnemer of startgroep klaar.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Test dan ook de geluidsinstallatie, draadloze microfoons, verlengkabels en stekkerdozen op de start- en finishlocatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een goede doelenloop organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Gebruik de eerste 2 weken voor doel, begroting en route; regel vergunningen en verkeersmaatregelen daarna zo snel mogelijk.
Wanneer moet je een vergunning voor een goede doelenloop aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra de voorlopige route en datum vaststaan, bij voorkeur 8 tot 10 weken voor de loop. De gemeente kan aanvullende verkeersmaatregelen of documenten vragen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een goede doelenloop?: Reken naast de organisatie op minimaal 1 vrijwilliger per routepost en extra mensen voor inschrijving, start, finish en EHBO-ondersteuning. Maak de definitieve indeling zodra het deelnemersaantal bekend is, uiterlijk 1 week vooraf.
Wat moet je de dag voor een goede doelenloop controleren?: Controleer routepijlen, verkeerskegels, afzethekken, startnummers, medailles en de geluidsinstallatie. Leg alle materialen per locatie klaar en bevestig de aanwezigheid van vrijwilligers uiterlijk 24 uur vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.