Zo organiseer je een glampingweekend

Een glampingweekend organiseren begint niet bij de activiteiten, maar bij datum, accommodatie en vervoer. Leg daarna vast wie meegaat, welke slaapplaatsen beschikbaar zijn en welke dieetwensen je moet meenemen. Deel het programma en de route op tijd, zodat iedereen weet wat hij moet meenemen en hoe laat de aankomst is. Plan de praktische voorbereiding in fases: eerst reserveren en inventariseren, daarna boodschappen en materiaal regelen, en op de dag zelf de locatie, tenten en verlichting controleren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Glampingaccommodatie reserveren
3
Vervoer en parkeerinformatie controleren
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Kamerindeling maken
8
Programma en route delen
9
Weersvoorspelling controleren
10
Definitieve deelnemerslijst maken
11
Maaltijden en dieetwensen afstemmen
2 personen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Houdbare boodschappen opslaan
15
Koelwaren gekoeld bewaren
16
Activiteitenmateriaal verzamelen
2 personen
17
Muziek afspeellijst samenstellen
18
Telefoonnummers delen
19
Weerbestendige kleding klaarleggen
20
Aankomsttijd met locatie bevestigen

Event

21
Locatie openen en controleren
2 personen
22
Bagagezone inrichten
2 personen
23
Tenten en slaapplaatsen controleren
2 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
25
Verlichting ophangen
2 personen
26
Welkomsttafel klaarzetten
27
Koelboxen vullen
2 personen
28
Ontvangst van deelnemers
2 personen
29
Sleutels en slaapplaatsen uitdelen
30
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
31
Bagage naar tenten brengen
3 personen
32
Huisregels en programma toelichten
33
Terrein en sanitaire voorzieningen tonen
2 personen
34
Middagactiviteit begeleiden
2 personen
35
Middaghapjes klaarzetten
2 personen
36
Dranken bijvullen
37
Barbecue voorbereiden
3 personen
38
Salades en brood serveringsklaar maken
2 personen
39
Barbecue aansteken
40
Barbecue serveren
3 personen
41
Dranken bijvullen
42
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
43
Kampvuurplek veilig inrichten
2 personen
44
Kampvuurhapjes klaarzetten
2 personen
45
Avondprogramma begeleiden
2 personen
46
Kampvuur en veiligheid controleren
47
Avondafsluiting aankondigen
48
Ontbijt voorbereiden
3 personen
49
Koffie en thee zetten
50
Ontbijt serveren
2 personen
51
Ontbijtbuffet aanvullen
52
Ochtendwandeling begeleiden
2 personen
53
Lunch voorbereiden
3 personen
54
Lunch serveren
2 personen
55
Middagactiviteit begeleiden
2 personen
56
Koffiepauze verzorgen
2 personen
57
Dranken bijvullen
58
Diner voorbereiden
3 personen
59
Diner serveren
3 personen
60
Avondhapjes klaarzetten
2 personen
61
Spelavond begeleiden
2 personen
62
Laatste ronde dranken verzorgen
63
Kampvuur veilig doven
64
Ontbijt voorbereiden
3 personen
65
Ontbijt serveren
2 personen
66
Tenten leegmaken
3 personen
67
Persoonlijke spullen verzamelen
2 personen
68
Bagage bij vertrekpunt verzamelen
2 personen
69
Laatste groepsfoto maken
70
Uitchecken bij locatie

Nazorg

71
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
72
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
73
Verlichting verwijderen
2 personen
74
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
75
Koelboxen leegmaken en reinigen
2 personen
76
Kampvuurplek opruimen
2 personen
77
Tenten en slaapmateriaal controleren
2 personen
78
Locatie schoon opleveren
3 personen
79
Overgebleven voedsel verpakken
2 personen
80
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
81
Materialen terugbrengen
2 personen
82
Geleende spullen retourneren
83
Borg en sleutelafhandeling controleren
84
Foto's en gevonden voorwerpen delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Kampeertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 16
Loungebankenaantal 2
Picknickkleedaantal 4
Bijzettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Bagagekrattenaantal 8
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 20
Ontbijtbordenaantal 20
Kommetjesaantal 20
Drinkglazenaantal 30
Wijnglazenaantal 20
Koffiekopjesaantal 20
Messenaantal 24
Vorkenaantal 24
Lepelsaantal 24
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerschalen met dekselaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Waterkannenaantal 4
Barbecueaantal 2
Barbecuetangenaantal 4
Aluminium schalenaantal 8
Pannenaantal 3
Kooktoestellenaantal 2
Gasflessenaantal 2
Flessenopenersaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Powerbanksaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Oplaadbare lantaarnsaantal 8
Zaklampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Kussensaantal 16
Dekensaantal 12
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 16
Krijtbordenaantal 3
Krijtstiftenaantal 6

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 3
Badmintonsetsaantal 2
Touwenaantal 3
Kaartspellenaantal 6
Gezelschapsspellenaantal 4
Pennenaantal 20
Notitieblokkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 40
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 8
Afwasborstelsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Allesreinigeraantal 2
Afwasmiddelaantal 3
Keukenpapieraantal 6
Toiletpapieraantal 24
Handzeepaantal 4
Handdoekenaantal 12
Nitril handschoenenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de glampingaccommodatie zodra de datum en het verwachte aantal deelnemers bekend zijn. Controleer meteen hoeveel tenten, bedden en sanitaire voorzieningen beschikbaar zijn; een kamerindeling maken zonder die informatie leidt snel tot last-minute wijzigingen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en maak uiterlijk een week vooraf de definitieve deelnemerslijst. Stem de maaltijden daarna af en koop houdbare boodschappen eerder, maar bewaar koelwaren pas gekoeld zodra dat nodig is.
Plan vervoer, parkeren en aankomsttijd niet pas op de vertrekdag. Deel route, parkeerinformatie en telefoonnummers minstens 3 dagen vooraf, zodat vertraging of een afgesloten parkeerplaats niet de ontvangst verstoort.
Maak de bagagezone direct bij aankomst en controleer alle slaapplaatsen voordat deelnemers hun spullen neerzetten. Met bagagekratten, kledingrekken en duidelijke plekken voorkom je dat tassen in looppaden of bij de tafels terechtkomen.
Controleer de weersvoorspelling 24 uur vooraf en bereid ook regen voor. Leg weerbestendige kleding klaar en controleer naast tafels en stoelen ook de verlichting, kookmaterialen en beschutte plekken voor maaltijden en activiteiten.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet je een glampingweekend organiseren?: Leg de datum en accommodatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna meteen, zodat je genoeg tijd hebt voor aanmeldingen, dieetwensen, vervoer en de kamerindeling.
Hoeveel dagen van tevoren moet je de deelnemerslijst definitief maken?: Maak de definitieve deelnemerslijst ongeveer 7 dagen vooraf. Gebruik die lijst om maaltijden, slaapplaatsen, boodschappen en telefoonnummers af te stemmen; wijzigingen op de laatste 2 dagen veroorzaken meestal extra werk.
Wanneer controleer je de glampinglocatie?: Bevestig de aankomsttijd 1 tot 2 dagen vooraf en controleer de locatie direct bij aankomst. Loop eerst de tenten, slaapplaatsen, sanitaire voorzieningen, verlichting en beschikbare kookruimte na voordat je de bagagezone inricht.
Wat neem je mee voor een glampingweekend bij slecht weer?: Reken per deelnemer op weerbestendige kleding en controleer minimaal 24 uur vooraf de voorspelling. Zorg daarnaast dat maaltijden, bagage en activiteiten niet volledig afhankelijk zijn van buitenruimte; plan beschutte plekken en houd kook- en serveermateriaal droog.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.