Zo organiseer je een fotoworkshop zonder verrassingen

Begin niet met camera’s klaarzetten, maar met de opbouw van de workshop. Reserveer eerst een ruimte die groot genoeg is voor een presentatiehoek en meerdere fotostations, leg docent en assistent vast en werk daarna het programma uit. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, verzamel je dieetwensen en controleer je welke apparatuur deelnemers meenemen. De meeste problemen ontstaan doordat accu’s, geheugenkaarten, kabels of oefenbestanden pas op de workshopdag worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Workshopruimte reserveren
2
Workshopprogramma uitwerken
3
Docent en assistent vastleggen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bevestigen
8
Route en parkeergegevens delen
9
Cateringhoeveelheden berekenen
10
Fotografieapparatuur inventariseren
2 personen
11
Geheugenkaarten formatteren
12
Accu's volledig opladen
13
Presentatie en oefenbestanden testen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Verse producten gekoeld bewaren
16
Naamkaartjes voorbereiden
17
Werkbladen en hand-outs printen
18
Deelnemers herinneren aan apparatuur
19
Locatie openen en controleren
2 personen
20
Ruimte ventileren en verlichten
21
Tafels en stoelen opstellen
2 personen
22
Presentatiehoek inrichten
2 personen
23
Fotostations opbouwen
3 personen
24
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
25
Lunch en drank gekoeld zetten
2 personen
26
Informatietafel klaarzetten

Event

27
Deelnemers ontvangen
2 personen
28
Aanwezigheid registreren
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Workshop en veiligheidsinstructie openen
31
Camerabediening demonstreren
32
Deelnemers begeleiden bij oefenen
3 personen
33
Dranken bijvullen
34
Foto-opdracht uitleggen
35
Deelnemers begeleiden bij opdracht
3 personen
36
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
37
Diner serveren
3 personen
38
Foto's selecteren en bespreken
2 personen
39
Werk van deelnemers presenteren
2 personen
40
Vragen en afsluiting begeleiden
41
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

42
Apparatuur veilig inpakken
3 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
45
Ruimte schoonmaken
3 personen
46
Meubilair terugplaatsen
2 personen
47
Geleende spullen controleren
48
Apparatuur retourneren
49
Deelnemersfoto's veilig delen
50
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Buffettafelaantal 2
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
USB-kaartlezeraantal 4
Mobiele opladersaantal 6

Fotografie

Systeemcamera'saantal 8
Statievenaantal 8
Cameralenzenaantal 10
Reserveaccu'saantal 12
Geheugenkaartenaantal 12
Cameratassenaantal 8
Statiefplatenaantal 8
LED-lampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 4
Reflectieschermenaantal 4
Achtergronddoekenaantal 3
Klemmenaantal 12
Grijskaartenaantal 8
Lensdoekjesaantal 20
Lensblazersaantal 4
Fotoprinters
Fotopapieraantal 2

Servies

Bordenaantal 24
Kommetjesaantal 24
Glazenaantal 30
Koffiekopjesaantal 24
Besteksetsaantal 24
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertraysaantal 4

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 24
Tafelkledenaantal 6
Pennenbakjesaantal 6
Flip-over
Flip-overvellen
Markeerstiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma in blokken van 45 tot 60 minuten: uitleg, demonstratie en oefenen. Reserveer daarnaast minimaal 15 minuten voor ontvangst en een lunch- of koffiepauze.
Maak uiterlijk 7 dagen vooraf een deelnemerslijst en stuur tegelijk route- en parkeergegevens. Vermeld duidelijk of deelnemers een camera, lens, statief of laptop moeten meenemen.
Controleer alle apparatuur 2 dagen vooraf. Laad accu’s volledig op, formatteer geheugenkaarten pas nadat je de bestanden hebt veiliggesteld en test de laptop, beamer, HDMI-kabel en presentatie samen.
Richt per fotostation één werkplek in met een camera, statief, licht en reflectiescherm. Leg reserveaccu’s, geheugenkaarten, lensdoekjes en een USB-kaartlezer op een centrale plek, zodat deelnemers niet hoeven te zoeken.
Zet catering en gekoelde dranken pas vlak voor de start klaar. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer de dieetwensen voordat je de lunch bestelt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een fotoworkshop?: Reken voor een praktische fotoworkshop op 3 tot 5 uur, inclusief ontvangst, uitleg, oefeningen en pauze. Plan minimaal 15 minuten extra voor het opbouwen en testen van de apparatuur.
Hoeveel deelnemers zijn geschikt voor een fotoworkshop?: Voor begeleiding bij meerdere fotostations werkt een groep van 8 tot 12 deelnemers meestal overzichtelijk. Bij meer dan 12 deelnemers is een assistent verstandig, zodat vragen tijdens het oefenen niet blijven liggen.
Wanneer moet ik een fotoworkshop organiseren en voorbereiden?: Reserveer de ruimte en leg docent en assistent minimaal 4 tot 6 weken vooraf vast. Controleer apparatuur, presentatie en oefenbestanden 2 dagen voor de workshop en bevestig deelnemers en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf.
Welke apparatuur heb je nodig voor een fotoworkshop?: Zorg minimaal voor camera’s, geschikte lenzen, statieven, geheugenkaarten, opgeladen accu’s en een manier om beelden te bekijken. Voor demonstraties heb je daarnaast LED-lampen, lichtstatieven, reflectieschermen, een laptop, beamer en HDMI-kabel nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.