Zo organiseer je een foodfietstocht

Een foodfietstocht staat of valt met de combinatie van een haalbare route en goed afgestemde eetstops. Begin met afstand, veiligheid en reistijd; reserveer daarna de stops en leg per locatie het menu en de dieetwensen vast. Regel betalingen en deelnemersinformatie ruim vooraf, zodat je op de dag zelf alleen nog routepakketten, fietsen en catering hoeft te controleren. Houd ook een alternatieve route achter de hand voor slecht weer, wegwerkzaamheden of een afgesloten doorgang.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand bepalen
2 personen
2
Eetstops selecteren
2 personen
3
Eetstops reserveren
4
Route op veiligheid controleren
2 personen
5
Alternatieve route vastleggen
6
Menu per eetstop vaststellen
3 personen
7
Deelnameprijs berekenen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Betalingen controleren
12
Deelnemerslijst afsluiten
13
Dieetlijst met eetstops delen
14
Routebeschrijving maken
2 personen
15
Route digitaal beschikbaar maken
16
Deelnemersinformatie versturen
17
Crewindeling maken
18
Leveringen bevestigen
19
Fietsen en routepunten controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Routepakketten samenstellen
3 personen
23
Polsbandjes en startnummers sorteren
2 personen
24
Weersverwachting controleren

Event

25
Startlocatie klaarzetten
4 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Registratietafel inrichten
2 personen
28
Routeborden plaatsen
3 personen
29
Eetstops bevoorraden
5 personen
30
Fietsparkeerzone markeren
2 personen
31
Route- en veiligheidsbriefing geven
2 personen
32
Deelnemers registreren
3 personen
33
Fietsen en verlichting controleren
2 personen
34
Routepakketten uitdelen
2 personen
35
Groepen laten vertrekken
3 personen
36
Eerste eetstop serveren
4 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Tweede eetstop serveren
4 personen
39
Aankomst registreren
2 personen
40
Eindmaaltijd uitserveren
5 personen
41
Afval en lege verpakkingen verzamelen
2 personen

Nazorg

42
Routeborden verwijderen
3 personen
43
Meubilair afbreken
4 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Locatie schoonmaken
4 personen
46
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
47
Materialen inventariseren
2 personen
48
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 12
Barkrukkenaantal 4
Fietsrekkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 160
Koffiekopjesaantal 70
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonladersaantal 4

Sportmateriaal

Reflecterende hesjesaantal 12
Fietspompenaantal 3
Bandenplaksetsaantal 3
Reserve binnenbandenaantal 8
EHBO-set voor onderwegaantal 2

Decoratie

Routepijlenaantal 40
Start- en finishbordenaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 70

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan niet alleen de kilometers, maar ook de tijd bij elke eetstop. Reken per stop op ruimte voor fietsen stallen, serveren en toiletbezoek; anders loopt de laatste stop snel uit.
Reserveer eetstops voordat je de uitnodigingen verstuurt. Vraag per locatie naar maximale groepsgrootte, serveertijd en een uiterste datum waarop je het definitieve aantal deelnemers moet doorgeven.
Sluit de deelnemerslijst op een vast moment af en verzamel dieetwensen vóór die datum. Deel de definitieve dieetlijst daarna met alle eetstops, niet pas op de ochtend van de tocht.
Stuur routebeschrijving, digitale route, starttijd en crewindeling uiterlijk enkele dagen vooraf. Vermeld ook wat deelnemers moeten doen bij pech en wie onderweg bereikbaar is.
Controleer op de dag zelf de routepunten, fietsen, weersverwachting en startlocatie. Leg fietspompen, bandenplaksets, reserve binnenbanden en een EHBO-set klaar voordat de eerste groep vertrekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een foodfietstocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met route en eetstops. Zo heb je tijd om reserveringen, deelnameprijs, uitnodigingen en een alternatieve route te regelen.
Hoeveel kilometer is geschikt voor een foodfietstocht?: Kies meestal een route van ongeveer 15 tot 30 kilometer, afhankelijk van het aantal eetstops en de conditie van de groep. Plan extra tijd voor stops en houd een kortere alternatieve route achter de hand.
Wanneer moet je dieetwensen doorgeven aan eetstops?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 tot 2 weken vóór de tocht en stuur daarna één definitieve lijst naar alle eetstops. Controleer enkele dagen vooraf of wijzigingen nog verwerkt zijn.
Wat moet je meenemen voor pech onderweg tijdens een foodfietstocht?: Neem per groep minimaal een fietspomp, bandenplakset en reserve binnenbanden mee, plus een opgeladen telefoon. Wijs vooraf iemand aan die bij pech helpt en zorg dat de route en contactgegevens offline beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.