Zo organiseer je een fietstocht zonder verrassingen

Begin met de route, niet met de boodschappen. Bepaal eerst afstand, start- en eindlocatie en hoeveel mensen je verwacht. Fiets de route vooraf, controleer gevaarlijke punten en kijk of rustplaatsen echt bruikbaar zijn. Daarna regel je aanmeldingen, begeleiding, vergunningen en materiaal in die volgorde. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke inschrijving, zichtbare routepijlen, bereikbare begeleiders en een plan voor pech of omslaand weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand bepalen
2 personen
2
Start- en eindlocatie vastleggen
2 personen
3
Reserveringen maken
4
Vergunningen en meldingen regelen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Route vooraf fietsen
2 personen
10
Gevaarlijke punten markeren
2 personen
11
Rustplaatsen controleren
2 personen
12
Routekaarten voorbereiden
2 personen
13
Rijindeling maken
14
Begeleiders indelen
15
Noodnummers verzamelen
16
Fietsen en materiaal controleren
3 personen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Routepijlen voorbereiden
2 personen
20
Deelnemers informeren
21
Weersverwachting controleren
22
Materialen naar locatie brengen
3 personen
23
Tafels en tenten opstellen
4 personen
24
Inschrijftafel inrichten
2 personen
25
Routepijlen plaatsen
3 personen
26
Rustpunt inrichten
3 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Hapjes en lunch klaarzetten
3 personen
29
Fietsreparatieset klaarleggen

Event

30
Deelnemers ontvangen
3 personen
31
Aanwezigheid registreren
2 personen
32
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
33
Fietstocht begeleiden
6 personen
34
Rustpunt bemannen
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Hapjes serveren
3 personen
37
Binnenkomende fietsers registreren
2 personen
38
Fietsenstalling begeleiden
2 personen
39
Routepijlen verwijderen
3 personen
40
Laatste deelnemers opvangen
2 personen

Nazorg

41
Restanten verpakken
2 personen
42
Tenten en tafels afbreken
4 personen
43
Afval verzamelen
3 personen
44
Servies en materiaal schoonmaken
3 personen
45
Locatie schoon achterlaten
3 personen
46
Geleende spullen retourneren
2 personen
47
Overgebleven boodschappen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 12
Partytentenaantal 2
Afzethekkenaantal 6

Sportmateriaal

Fietsreparatiesetsaantal 2
Fietspompenaantal 3
Reserve binnenbandenaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 12
Routepijlenaantal 40
Pionnenaantal 12
Spanbandenaantal 8
Fietsstandaardsaantal 10
Routekaartenaantal 70

Apparatuur

Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Bluetoothspeaker
Printer
Portofoonsaantal 6
EHBO-koffersaantal 2

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Hoofdlampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Schenkkanaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Snijmessenaantal 3
Opslagbakkenaantal 8
Tangenaantal 4

Decoratie

Startfinishbanner
Tafelkledenaantal 6
Deelnemersbandjesaantal 60

Catering

Boodschappen

Tips

Fiets de volledige route uiterlijk twee weken vooraf. Noteer kruisingen, smalle doorgangen en plekken waar deelnemers kunnen verdwalen; daar heb je later routepijlen, pionnen of afzethekken nodig.
Plan rustplaatsen op basis van de afstand: bij een tocht van 40 kilometer werkt een pauze ongeveer elke 15 tot 20 kilometer beter dan één lange stop halverwege. Controleer vooraf of er ruimte is voor fietsen en een tafel.
Maak de rijindeling pas nadat de deelnemerslijst grotendeels compleet is. Deel per groep één begeleider in, verzamel mobiele telefoonnummers en geef begeleiders portofoons of een opgeladen telefoon met powerbank.
Controleer fietsen en reparatiemateriaal de dag vóór vertrek. Leg per groep minstens één fietspomp, fietsreparatieset en reserve binnenband klaar; zo blijft een lekke band geen stilstand voor de hele tocht.
Richt de startlocatie minstens 60 minuten voor vertrek in. Zet de inschrijftafel klaar, plaats routepijlen vóór de eerste deelnemers komen en houd hesjes, EHBO-koffers en noodnummers direct bereikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fietstocht organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf als je met een groep en vaste locaties werkt. Regel vergunningen, meldingen en reserveringen zo vroeg mogelijk; controleer de route uiterlijk 2 weken voor vertrek opnieuw.
Hoeveel kilometer is geschikt voor een gezamenlijke fietstocht?: Voor een gemengde groep is 25 tot 40 kilometer meestal goed haalbaar, afhankelijk van tempo en pauzes. Plan bij 40 kilometer minstens twee rustmomenten en reserveer extra tijd voor pech of een langzaam deel van de groep.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een fietstocht?: Reken minimaal één begeleider per 10 tot 15 deelnemers en wijs daarnaast iemand aan voor de achterhoede. Bij kruisingen of drukke punten zijn extra begeleiders en zichtbare hesjes nodig.
Wat moet ik doen als het regent op de dag van de fietstocht?: Controleer de weersverwachting 48 uur en nogmaals 3 uur voor vertrek. Bepaal vooraf wanneer je uitstelt of inkort en zorg bij de start voor een beschutte plek, verlichting en een manier om alle deelnemers snel te bereiken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.