Zo organiseer je een fietsproeverijtocht

Begin met een haalbare route en leg eerst de datum, afstand en proeflocaties vast. Rijd de volledige route vooraf, inclusief alle routepunten en een alternatieve route voor slecht weer of wegwerkzaamheden. Reserveer de stops voordat je uitnodigingen verstuurt en verzamel tegelijk dieetwensen en fietservaring. Daarna werk je per stop het proefmenu, de porties, materialen en bezetting uit. De laatste dagen draaien om controleren: deelnemerslijst, leveranciers, weersverwachting, fietsen, koelboxen en routeaanduiding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Proeflocaties reserveren
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst controleren
7
Route volledig voorrijden
2 personen
8
Routepunten vastleggen
2 personen
9
Alternatieve route bepalen
2 personen
10
Proefmenu per stop samenstellen
2 personen
11
Leveranciers bevestigen
12
Vrijwilligers indelen
13
Briefing voor begeleiders maken
14
Weersverwachting controleren
15
Deelnemersinformatie versturen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Proefproducten controleren
2 personen
18
Routekaarten printen
19
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
20
Koelboxen vullen
2 personen
21
Proefporties voorbereiden
4 personen
22
Stopmaterialen per locatie klaarzetten
3 personen
23
Startlocatie inrichten
4 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
25
Routebordjes plaatsen
3 personen
26
Proefstops opbouwen
5 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Proefgerechten klaarzetten
4 personen

Event

29
Naamstickers uitdelen
2 personen
30
Deelnemers inchecken
3 personen
31
Fietsveiligheid controleren
2 personen
32
Welkomstdrank serveren
2 personen
33
Route en veiligheidsregels toelichten
2 personen
34
Fietsgroepen laten vertrekken
3 personen
35
Proeverij per stop begeleiden
5 personen
36
Hapjes bijvullen
5 personen
37
Dranken bijvullen
3 personen
38
Route en groepen controleren
3 personen
39
Eindstop ontvangen
4 personen
40
Eindhapjes serveren
3 personen
41
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Proefstops afbreken
5 personen
43
Routebordjes verzamelen
3 personen
44
Afval verzamelen
3 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Startlocatie schoonmaken
3 personen
47
Materialen terugbrengen
3 personen
48
Koelboxen reinigen
2 personen
49
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
50
Achtergebleven spullen sorteren
2 personen
51
Routebordjes nalopen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 12
Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 4
Tafelkleedjesaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 15
Snijplankenaantal 8
Keukenmessenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Sportmateriaal

Routebordjesaantal 35
Markeerstokkenaantal 40
Reflecterende hesjesaantal 12
Fietspompenaantal 3
Reparatiesetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 8
Snelbindersaantal 8
Routekaarthoudersaantal 60
Fietsparkeerrekkenaantal 6

Keuken

Afwasbakkenaantal 3
Koelelementenaantal 24
Maatbekersaantal 4
Serveertangenaantal 10
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Naamstickersaantal 70
Stiftenaantal 12
Menukaartenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Slingerverlichtingaantal 3

Schoonmaak

Herbruikbare poetsdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan niet alleen de fietsafstand, maar ook de stoptijd: bij drie proeflocaties loopt een stop van 30 tot 45 minuten snel op. Noteer per locatie waar deelnemers hun fiets veilig kunnen stallen.
Rijd de route uiterlijk één week vooraf volledig voor. Controleer kruisingen, onverharde stukken en bereikbaarheid; leg meteen een alternatieve route vast en bewaar die ook offline.
Maak per proefstop een aparte krat met proefproducten, herbruikbare bekers en borden, serveerlepels, snijplanken en keukenmessen. Zo hoef je onderweg niet te zoeken naar losse spullen.
Laat begeleiders minimaal 30 minuten voor de start briefen. Geef hen de route, stopvolgorde, telefoonnummers, taakverdeling en instructies voor pech met fietspompen, reparatiesets en reservebinnenbanden.
Stuur deelnemers uiterlijk 3 dagen vooraf de starttijd, route-informatie, verwachte duur, kledingadvies en wat zij zelf meenemen. Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en pas je materiaal en routecommunicatie zo nodig aan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel proefstops plan je voor een fietsproeverijtocht?: Plan meestal 3 tot 5 proefstops voor een tocht van ongeveer 3 tot 5 uur. Reken per stop 30 tot 45 minuten, inclusief aankomst, serveren en vertrek. Bij meer stops wordt de fietstocht al snel een logistieke dagtocht.
Wanneer moet je een fietsproeverijtocht organiseren en reserveren?: Leg datum en route bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Reserveer de proeflocaties direct daarna, omdat je anders een route moet aanpassen aan de beschikbare plekken. Verstuur uitnodigingen zodra de stops bevestigd zijn.
Hoeveel proefporties heb je per deelnemer nodig?: Voorzie per stop minimaal één kleine proefportie per deelnemer plus ongeveer 10 procent reserve. Bij 20 deelnemers betekent dat 22 porties per stop. Houd dieetwensen apart bij en label afwijkende porties vóór vertrek.
Wat doe je bij pech of slecht weer tijdens een fietsproeverijtocht?: Leg uiterlijk een week vooraf een alternatieve route vast en controleer 24 uur voor de start het weer. Neem per begeleider een fietspomp en reparatieset mee en zorg voor reservebinnenbanden. Communiceer een afgelasting of routewijziging uiterlijk 3 uur voor vertrek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.