Zo organiseer je een fietsoriëntatietocht

Begin met de datum, start- en eindlocatie en een routeconcept. Werk daarna de route volledig uit: fiets alle wegen voor, noteer gevaarpunten en test de puzzelopdrachten onderweg. Regel vroegtijdig vergunningen, verzekering, EHBO en fietspechondersteuning. Pas wanneer de route vaststaat, maak je de routebeschrijving, deel je het routebestand en bereid je startnummers, controlepunten en vrijwilligersinstructies voor.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en startlocatie vastleggen
2 personen
2
Routeconcept uitwerken
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Vergunning aanvragen
5
Start- en eindlocatie reserveren
6
Verzekering afsluiten
7
Route volledig voorfietsen
2 personen
8
Route en gevaarpunten aanpassen
2 personen
9
Controlepunten bepalen
2 personen
10
Puzzelopdrachten samenstellen
2 personen
11
Routebeschrijving opstellen
2 personen
12
Deelnemersformulier maken
13
Uitnodigingen versturen
2 personen
14
Aanmeldingen verwerken
15
Dieetwensen verzamelen
16
Vrijwilligers benaderen
2 personen
17
Vrijwilligers indelen
18
EHBO-contact vastleggen
19
Noodnummers verzamelen
20
Fietspechondersteuning regelen
21
Routebestand digitaal delen
22
Startnummers en formulieren printen
2 personen
23
Routeborden voorbereiden
2 personen
24
Controlepuntmaterialen bundelen
2 personen
25
Fietsen en materialen controleren
2 personen
26
Weersverwachting controleren
27
Deelnemers laatste informatie sturen
28
Boodschappen doen
2 personen
29
Dranken koelen
2 personen
30
Startpakket per deelnemer maken
3 personen
31
Materiaal naar locatie brengen
3 personen
32
Routeborden langs route plaatsen
4 personen
33
Controlepunten inrichten
4 personen
34
Startterrein afzetten
2 personen
35
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
36
Partytenten opzetten
4 personen
37
Registratietafel inrichten
2 personen
38
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
39
EHBO- en pechpost inrichten
2 personen
40
Geluidsinstallatie testen

Event

41
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
42
Vrijwilligers instrueren
2 personen
43
Deelnemers registreren
3 personen
44
Startpakketten uitdelen
2 personen
45
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
46
Startgroepen laten vertrekken
3 personen
47
Controlepunten bemannen
6 personen
48
Route en deelnemers volgen
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
51
Finishers registreren
2 personen
52
Puzzelantwoorden innemen
2 personen
53
Fietspech en incidenten registreren
54
Prijswinnaars bekendmaken
2 personen
55
Laatste deelnemers opvangen
2 personen

Nazorg

56
Routeborden verwijderen
4 personen
57
Controlepunten afbreken
4 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
59
Partytenten afbreken
4 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Servies en materialen reinigen
3 personen
62
Locatie schoonmaken
3 personen
63
Materialen terugbrengen
3 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Routebestand en uitslagen archiveren
66
Gevonden voorwerpen verwerken
67
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 20
Biertafelsetsaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Mobiele speakersaantal 2
Megafoon

Sportmateriaal

Pionnenaantal 30
Reflecterende hesjesaantal 12
Fietspompenaantal 4
Basisgereedschapssetsaantal 3
Binnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 12
Fietsslotenaantal 10
Reservefietsenaantal 2
Routebordenaantal 45
Pijlenstickersaantal 100
Startnummersaantal 120
Polsbandjesaantal 120
Klembordkaartenaantal 12
Pennenaantal 40
Prijzenaantal 6
Routekaarthoudersaantal 120

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 8
Koelelementenaantal 24

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Welkomstbord
Routeplattegrondenaantal 6

Schoonmaak

Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Handvegersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Fiets de volledige route minstens één keer voor met de routebeschrijving en opdrachten in de hand. Controleer vooral kruisingen, smalle paden, wegwerkzaamheden en plekken waar pijlenstickers of routeborden niet goed zichtbaar zijn.
Leg controlepunten pas vast nadat de route is getest. Bundel per punt de benodigde materialen op een klembordkaart, zodat vrijwilligers niet op het laatste moment hoeven te zoeken naar opdrachten, pennen of bewegwijzering.
Vraag vrijwilligers minimaal drie weken vooraf en deel ze daarna per controlepunt in. Geef iedereen een aankomsttijd, telefoonnummer van de organisatie en een korte instructie voor deelnemers die verdwalen of fietspech hebben.
Regel noodnummers, EHBO-contact en fietspechondersteuning vóór de uitnodigingen uitgaan. Controleer daarnaast reservefietsen, fietspompen, basisgereedschapssets, binnenbanden en bandenlichters enkele dagen voor de tocht.
Maak een startpakket per deelnemer met startnummer, routebeschrijving en eventuele polsbandjes. Leg routekaarthouders, routeborden, pionnen en reflecterende hesjes de avond ervoor klaar en test de megafoon of mobiele speaker bij de startlocatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een fietsoriëntatietocht te organiseren?: Reken op minimaal 6 tot 8 weken voor een tocht met vergunningen, vrijwilligers en een eigen route. Plan de routeverkenning uiterlijk 3 weken voor de start, zodat je nog tijd hebt om gevaarpunten en opdrachten aan te passen.
Wanneer moet ik een vergunning voor een fietsoriëntatietocht aanvragen?: Controleer de vergunningseisen zodra datum en routeconcept vaststaan, bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Een route door meerdere gemeenten kan extra afstemming vragen, dus wacht niet tot de uitnodigingen al zijn verstuurd.
Hoeveel controlepunten heeft een fietsoriëntatietocht nodig?: Plan meestal één controlepunt per 5 tot 8 kilometer, afhankelijk van route, leeftijd en moeilijkheidsgraad. Leg het definitieve aantal pas vast nadat je de volledige route hebt voorgefietst en hebt gecontroleerd hoeveel begeleiding onderweg nodig is.
Wanneer deel ik de route met deelnemers?: Deel het digitale routebestand en de praktische routebeschrijving ongeveer 3 tot 7 dagen voor de tocht. Houd wijzigingen na die termijn beperkt en informeer deelnemers direct als een wegafsluiting of gevaarpunt een aanpassing noodzakelijk maakt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.