Zo organiseer je een familiesportdag

Begin met een haalbaar sportprogramma, een geschikte locatie en een begroting voordat je mensen uitnodigt. Plan daarna de inschrijvingen, teams, vrijwilligers en wedstrijdschema’s in die volgorde. Voor een familiesportdag moet je rekening houden met verschillende leeftijden, rustmomenten en spelvormen waarbij kinderen veilig kunnen meedoen. Regel sportmateriaal, eten en drinken uiterlijk een paar dagen vooraf en stuur deelnemers praktische informatie. Controleer op de dag zelf het weer, open de locatie op tijd en leg alle materialen per onderdeel klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Sportprogramma samenstellen
2 personen
3
Begroting opstellen
2 personen
4
Reserveringen maken
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Teams indelen
2 personen
11
Spelregels uitschrijven
2 personen
12
Wedstrijdschema maken
2 personen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Weersverwachting controleren
16
Deelnemers praktische info sturen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Sportmateriaal controleren
2 personen
19
Materialen labelen
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Prijzen en medailles klaarleggen
24
Weersplan controleren
2 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Terrein inspecteren
3 personen
27
Veilige looproutes markeren
2 personen
28
Sportvelden uitzetten
4 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen plaatsen
4 personen
31
Partytenten opzetten
4 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
34
Muziek testen
2 personen
35
Informatiebalie inrichten
2 personen
36
Inschrijfformulieren klaarleggen
37
Sportmateriaal per spel klaarzetten
4 personen
38
Cateringbuffet inrichten
3 personen
39
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
40
EHBO-materiaal klaarleggen
41
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

42
Ontvangst bemannen
3 personen
43
Deelnemers registreren
3 personen
44
Polsbandjes uitdelen
2 personen
45
Welkomstwoord verzorgen
46
Warming-up begeleiden
2 personen
47
Sportspellen begeleiden
8 personen
48
Scorestanden bijhouden
2 personen
49
Waterpunten bemannen
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes aanvullen
2 personen
52
Eerste hulp verlenen
2 personen
53
Sportmateriaal opruimen
4 personen
54
Buffet voor diner klaarzetten
4 personen
55
Dinerbuffet serveren
5 personen
56
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
57
Servies en bestek aanvullen
2 personen
58
Familiequiz begeleiden
2 personen
59
Finale sportspel begeleiden
5 personen
60
Prijzen uitreiken
2 personen
61
Afscheid aankondigen
62
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
63
Restanten veilig verpakken
3 personen

Nazorg

64
Afval verzamelen
4 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Catering opruimen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
5 personen
68
Versiering verwijderen
3 personen
69
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
70
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
71
Partytenten afbreken
4 personen
72
Sportmateriaal inventariseren
2 personen
73
Materialen droog opbergen
2 personen
74
Geleende materialen retourneren
2 personen
75
Overgebleven eten verdelen
2 personen
76
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
77
Gevonden voorwerpen sorteren
78
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Biertafelsaantal 6
Bankenaantal 8
Kleedkamerschermenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 16
Serveerschalenaantal 12
Dienbladenaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Basketballenaantal 4
Volleybalaantal 4
Korfbalmandenaantal 2
Hesjesaantal 40
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Hoepelsaantal 12
Springtouwenaantal 12
Estafettestokkenaantal 8
Zachte ballenaantal 12
Frisbeesaantal 8
Waterbekersaantal 100
Startfluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 4
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 24
Meetlintenaantal 4
Rubberen mattenaantal 8
Touwtrektouwenaantal 2
Springzakkenaantal 12
Waterballonnenaantal 200
Kinderbadjesaantal 2
Sponsballenaantal 24
Medaljesaantal 40
Bekerprijzenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Teamvlaggenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Polsbandjesaantal 100

Apparatuur

Draagbare speakeraantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Oplaadbare lampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 4
Tangenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Koelelementenaantal 24
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiesprayaantal 4
Eerstehulpkoffersaantal 2
Koortsthermometersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per sportonderdeel 10 tot 15 minuten voor uitleg en wisselen. Zo loopt een programma met meerdere sporten niet direct uit en houd je ruimte voor pauzes.
Maak teams pas definitief nadat de meeste aanmeldingen binnen zijn. Deel kinderen en volwassenen zo in dat leeftijd, ervaring en teamgrootte redelijk verdeeld zijn.
Wijs per sportonderdeel één vrijwilliger aan en geef die uiterlijk een week vooraf het schema en de spelregels. Zonder vaste aanspreekpersoon blijven materiaalwissels en score bij de organisatie liggen.
Controleer sportmateriaal twee tot drie dagen vooraf en label ballen, hesjes, pionnen en andere spullen per onderdeel. Op de dag zelf voorkom je daarmee zoeken tussen materiaal voor voetbal, basketbal en estafettes.
Maak naast het programma een concreet weersplan en communiceer dat uiterlijk de avond ervoor. Zet partytenten, tafels en zitplekken klaar voor rust en eten, maar bepaal ook vooraf welke onderdelen je inkort of verplaatst bij regen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een familiesportdag?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna meteen, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen, teams en vrijwilligers te verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een familiesportdag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per sportonderdeel en daarnaast 2 mensen voor ontvangst, eten en praktische ondersteuning. Bij vier gelijktijdige onderdelen kom je dus uit op ongeveer 6 vrijwilligers.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een familiesportdag?: Maak een voorlopig schema zodra je het programma hebt gekozen en werk het definitief uit nadat de inschrijvingen sluiten. Stuur het schema samen met de praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf naar de deelnemers.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een familiesportdag?: Neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit op basis van je weersplan. Bepaal vooraf welke onderdelen je verplaatst, inkort of vervangt en informeer alle deelnemers direct wanneer de locatie of aanvang verandert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.