Zo organiseer je een veilige fakkelfietstocht

Een fakkelfietstocht begint niet bij het uitdelen van de fakkels, maar bij een haalbare route, toestemming en een duidelijke taakverdeling. Leg eerst datum, start- en eindlocatie vast en regel daarna vergunningen en verkeersmaatregelen. Fiets de route vooraf bij daglicht én in het donker, zodat je kruisingen, smalle stukken en donkere zones op tijd markeert. Pas daarna werk je deelnemersinformatie, vrijwilligers, verlichting en de rustpost uit.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en datum vastleggen
2 personen
2
Start- en eindlocatie reserveren
3
Vergunningen en meldingen regelen
4
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
5
Route vooraf fietsen
2 personen
6
Risicopunten op de route markeren
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers inplannen
2 personen
11
Fietsbegeleiders briefen
2 personen
12
Reservering voor afsluitende locatie
13
Routekaart en deelnemerslijst maken
2 personen
14
Weersverwachting controleren
15
Fakkels en fietsverlichting testen
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Fietsen en materialen verzamelen
3 personen
18
Routeborden voorbereiden
2 personen
19
Deelnemersinformatie afdrukken

Event

20
Fakkels uitdelen per fiets
3 personen
21
Startlocatie opbouwen
5 personen
22
Registratietafel inrichten
2 personen
23
Routeborden plaatsen
4 personen
24
Rustpost inrichten
3 personen
25
Eindlocatie inrichten
4 personen
26
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen
29
Deelnemers ontvangen
4 personen
30
Fietscontrole uitvoeren
3 personen
31
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
32
Fietstocht begeleiden
8 personen
33
Rustpost bemannen
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Hapjes serveren
2 personen
36
Aankomst deelnemers begeleiden
4 personen
37
Fakkels innemen
3 personen

Nazorg

38
Startlocatie afbouwen
4 personen
39
Eindlocatie opruimen
5 personen
40
Routeborden verwijderen
4 personen
41
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Locatie schoonmaken
3 personen
44
Materialen controleren en opbergen
2 personen
45
Geleende materialen retourneren
2 personen
46
Verloren voorwerpen verwerken
47
Deelnemersbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 20
Biertafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Koffiekopjesaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 8

Verlichting

LED-fakkelsaantal 100
LED-lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Apparatuur

Portofoonsaantal 10
Powerbanksaantal 6
Mobiele telefoonladersaantal 6
Megafoon
Weegschaal voor bagage
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Sportmateriaal

Reflecterende hesjesaantal 20
Fietslichtsetsaantal 20
Fietspompenaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Routekaarthoudersaantal 10
Fietsvlaggenaantal 10
Fietstassenaantal 8
Verbanddozenaantal 3
Nooddekensaantal 10
Veiligheidshamersaantal 2

Decoratie

Startbanierenaantal 2
Pijlbordenaantal 20
Informatiebordenaantal 6
Krijtbordenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12
Tafelnummersaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer start- en eindlocatie meteen, want je hebt ruimte nodig voor registratie, fietsen, materialen en een afsluitende ontvangst.
Fiets de volledige route minstens twee keer: één keer overdag en één keer in het donker. Noteer per risicopunt wie begeleidt, waar routeborden komen en hoe deelnemers daar zichtbaar blijven.
Test fakkels, fietslichtsets, portofoons en batterijlantaarns uiterlijk 3 dagen vooraf. Leg reservebatterijen, powerbanks, fietspompen en reservebinnenbanden apart klaar bij de begeleiding.
Werk met een vaste bezetting bij start, rustpost en eindlocatie. Brief fietsbegeleiders vóór de tocht over de route, stopplaatsen, portofoonkanalen en de procedure bij pech of een achterblijvende deelnemer.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en nogmaals op de dag zelf. Zet partytenten, thermoskannen, herbruikbare bekers en extra verlichting klaar, zodat een natte of koude wachttijd niet direct tot improvisatie leidt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een fakkelfietstocht organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met route, datum en locaties. Vergunningen, meldingen en verkeersmaatregelen kunnen extra verwerkingstijd vragen, dus wacht daar niet mee tot de laatste week.
Hoeveel fietsbegeleiders heb ik nodig voor een fakkelfietstocht?: Plan minimaal één begeleider voor de kop en één voor de staart van de groep. Voeg bij kruisingen, risicopunten of een grote groep extra begeleiders toe; bepaal het definitieve aantal na de proefrit.
Wanneer moet ik de route van een fakkelfietstocht controleren?: Fiets de route minimaal één keer overdag en één keer in het donker, uiterlijk 1 week voor de tocht. Controleer de route nogmaals 24 uur vooraf op wegwerkzaamheden, afgesloten wegen en veranderde verkeerssituaties.
Wanneer deel je fakkels en deelnemersinformatie uit?: Deel de fakkels per fiets uit na registratie, vlak voor vertrek. Geef routekaart, vertrekafspraken en veiligheidsinstructies uiterlijk 10 minuten voor de start, zodat de groep niet onnodig lang in het donker wacht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.