Zo organiseer je een esportstoernooi zonder verrassingen

Begin niet met promotie, maar met de toernooidatum, locatie, game en het wedstrijdformat. Daarna leg je het reglement, prijzengeld en wedstrijdschema vast voordat deelnemers zich inschrijven. Voor een esportstoernooi moet je bovendien de apparatuur, netwerkcapaciteit en spelupdates ruim vooraf testen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratie, actuele deelnemerslijst en een schema met voldoende ruimte voor uitloop.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
2 personen
3
Toernooigame kiezen
2 personen
4
Wedstrijdformat vastleggen
3 personen
5
Reglement opstellen
2 personen
6
Prijzengeld bepalen
2 personen
7
Wedstrijdschema maken
2 personen
8
Inschrijfformulier publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Promotie publiceren
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Contactgegevens controleren
14
Teams indelen
2 personen
15
Definitieve deelnemerslijst maken
16
Wedstrijdschema publiceren
17
Prijzen bestellen
18
Catering bestellen
19
Apparatuur reserveren
2 personen
20
Netwerkplan controleren
2 personen
21
Spelupdates downloaden
2 personen
22
Accountgegevens voorbereiden
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Deelnemers herinneren
25
Prijzen klaarleggen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
28
Gamingstations opstellen
6 personen
29
Netwerk aansluiten
3 personen
30
Stroomvoorziening testen
2 personen
31
Spelsoftware testen
4 personen
32
Streamapparatuur installeren
3 personen
33
Beeldschermen ophangen
2 personen
34
Informatieborden plaatsen
35
Registratietafel inrichten
2 personen
36
Catering klaarzetten
3 personen
37
Vrijwilligers instrueren
2 personen
38
Deelnemers registreren
3 personen
39
Teamindeling bevestigen
2 personen
40
Openingsuitleg geven
2 personen
41
Voorronde begeleiden
6 personen
42
Uitslagen verwerken
2 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Hapjes aanvullen
2 personen
45
Eerste eliminatieronde begeleiden
5 personen
46
Pauzehapjes serveren
3 personen
47
Halve finales begeleiden
5 personen
48
Finalisten bekendmaken
49
Finale begeleiden
5 personen
50
Prijzen uitreiken
2 personen
51
Afsluiting aankondigen
52
Deelnemers uitchecken
2 personen
53
Apparatuur uitschakelen
4 personen
54
Gamingstations afbreken
6 personen
55
Netwerkapparatuur loskoppelen
3 personen
56
Afval verzamelen
3 personen
57
Servies afwassen
2 personen

Nazorg

58
Locatie schoonmaken
4 personen
59
Meubilair terugplaatsen
3 personen
60
Apparatuur inventariseren
2 personen
61
Apparatuur retourneren
2 personen
62
Geleende spullen retourneren
2 personen
63
Uitslagen online publiceren
64
Deelnemers bedanken
65
Prijzengeld overmaken
66
Borg en sleutels afhandelen
67
Restanten opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Registratietafel
Barkrukkenaantal 4
Kabelmattenaantal 20

Apparatuur

Gaming-pc'saantal 32
Gamingmonitorenaantal 32
Gamingtoetsenbordenaantal 32
Gamingmuizenaantal 32
Gamingheadsetsaantal 32
Webcamsaantal 2
Presentatielaptop
Beamer
Projectiescherm
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Streamcomputer
Capturecardsaantal 2
Stopcontactblokkenaantal 20
Verlengkabelsaantal 24
Netwerkkabelsaantal 40
Netwerkswitchesaantal 4
Routersaantal 2
Ethernetadaptersaantal 4
HDMI-kabelsaantal 8
DisplayPort-kabelsaantal 36
USB-verlengkabelsaantal 16
Reservecontrollersaantal 4
USB-sticksaantal 4
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-lichtbalkenaantal 6
Staande lampenaantal 4

Decoratie

Toernooibannersaantal 4
Teamtafelnummersaantal 16
Wayfindingbordenaantal 8
Prijzentafel

Sportmateriaal

Wedstrijdklokkenaantal 4
Scorebordenaantal 4
Fluitjesaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Waterkannenaantal 8
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Schaaltjesaantal 20
Afvalbakkenaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handdesinfectieaantal 4
Toiletpapieraantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat vast voordat je het inschrijfformulier publiceert. Noteer hoeveel teams of spelers meedoen, hoeveel rondes er zijn en hoe lang een wedstrijd maximaal mag duren; zo voorkom je een schema dat op de dag zelf niet past.
Test het volledige netwerk en alle gaming-pc's, monitoren, headsets en controllers minimaal 7 dagen vooraf. Controleer ook netwerkkabels, switches, routers en stopcontactblokken per speelplek; één ontbrekende kabel kan een hele ronde stilleggen.
Download spelupdates en controleer accountgegevens uiterlijk 24 uur voor de start. Plan daarna een korte proefwedstrijd op dezelfde apparatuur, zodat updates, inlogproblemen en beeldverbindingen niet tijdens de registratie opduiken.
Publiceer het definitieve wedstrijdschema pas nadat je de deelnemerslijst en teams hebt gecontroleerd. Stuur de deelnemers minstens 48 uur vooraf een herinnering met starttijd, registratieprocedure en wat zij zelf moeten meenemen.
Maak een apart draaiboek voor registratie, wedstrijdleiding, stream en prijsuitreiking. Leg prijzen, een presentatielaptop, beamer, microfoon en streamapparatuur vooraf klaar en reserveer tussen wedstrijden tijd voor uitloop en technische storingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een esportstoernooi te organiseren?: Reken op minimaal 4 tot 6 weken voor een kleinschalig esportstoernooi. In die periode regel je de locatie, inschrijving, apparatuur, catering, prijzen en het wedstrijdschema. Reserveer de laatste 7 dagen voor tests en controles.
Hoeveel tijd moet er tussen esportwedstrijden zitten?: Plan minstens 10 tot 15 minuten tussen wedstrijden voor het afronden van de uitslag, het wisselen van teams en technische problemen. Bij een finale of livestream is 20 tot 30 minuten veiliger.
Wanneer moet je deelnemers inschrijven voor een esportstoernooi?: Open de inschrijving zodra datum, game, format en reglement vaststaan, meestal 3 tot 4 weken voor het toernooi. Sluit de inschrijving bij voorkeur 5 tot 7 dagen vooraf, zodat je teams en het definitieve schema kunt controleren.
Hoe test je de techniek voor een esportstoernooi?: Doe minimaal 7 dagen vooraf een volledige test met alle speelstations, netwerkapparatuur, beeldkabels, audio en streamverbinding. Voer 24 uur voor de start nog een korte controle uit op spelupdates, accounts en reserveapparatuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.