Zo organiseer je een e-sporttoernooi zonder chaos

Begin niet met uitnodigingen, maar met het toernooiformat, het spel en de regels. Daarmee bepaal je hoeveel deelnemers, speelstations en tijd je nodig hebt. Reserveer daarna een locatie en test stroom, netwerk en apparatuur voordat je het wedstrijdschema maakt. Regel tegelijk de inschrijvingen, reservespelers en taakverdeling. Op de dag zelf draait alles om een korte registratie, duidelijke briefing en een technische reserve voor uitval.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooiformat vastleggen
2 personen
2
Spel en regels bepalen
2 personen
3
Locatie reserveren
4
Stroomvoorziening controleren
2 personen
5
Netwerkverbinding testen
2 personen
6
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
7
Aanmeldformulier maken
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotieposter verspreiden
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Deelnemerslijst controleren
2 personen
13
Reservespelers registreren
14
Prijzen bestellen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Presentator briefen
2 personen
17
Scheidsrechters briefen
3 personen
18
EHBO-contact vastleggen
19
Technische reserve regelen
2 personen
20
Apparatuur inventariseren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Apparatuur klaarzetten
3 personen
23
Wedstrijdsoftware installeren
2 personen
24
Accountgegevens controleren
2 personen
25
Netwerkverbinding testen
2 personen
26
Toernooiborden printen
27
Locatie openen
2 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Computers aansluiten
4 personen
30
Schermen en consoles aansluiten
3 personen
31
Kabels veilig afplakken
2 personen
32
Registratiebalie inrichten
2 personen
33
Catering klaarzetten
3 personen
34
Versiering ophangen
2 personen
35
Toernooischema ophangen
36
Technische eindtest uitvoeren
3 personen
37
Briefing voor medewerkers
8 personen

Event

38
Deelnemers ontvangen
3 personen
39
Aanwezigheid registreren
2 personen
40
Toernooiregels uitleggen
2 personen
41
Kwalificatieronde begeleiden
4 personen
42
Uitslagen verwerken
2 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Hapjes serveren
2 personen
45
Pauze aankondigen
46
Apparatuur tijdens pauze controleren
3 personen
47
Kwartfinales begeleiden
4 personen
48
Pizza's en snacks serveren
3 personen
49
Halve finales begeleiden
4 personen
50
Publieksactiviteit begeleiden
2 personen
51
Finalisten voorbereiden
2 personen
52
Finale begeleiden
4 personen
53
Finale presenteren
54
Eindstand controleren
2 personen
55
Prijzen uitreiken
3 personen
56
Groepsfoto maken
2 personen
57
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

58
Afval verzamelen
3 personen
59
Apparatuur uitschakelen
3 personen
60
Computers en consoles inpakken
4 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Versiering verwijderen
2 personen
65
Apparatuur terugbrengen
2 personen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Uitslagen publiceren
68
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 4

Apparatuur

Gamingcomputersaantal 16
Gamingmonitorsaantal 16
Gameconsolesaantal 4
Extra monitorsaantal 2
Gamingtoetsenbordenaantal 16
Gamingmuizenaantal 16
Gamingheadsetsaantal 20
Gamecontrollersaantal 8
Webcamsaantal 2
Presentatiescherm
Beamer
Beamerdoek
Laptopsaantal 3
Wifi-router
Netwerkswitchesaantal 3
Ethernetkabelsaantal 24
Verlengsnoerenaantal 20
Stekkerdozenaantal 20
Kabelhaspelsaantal 4
Kabelgotenaantal 12
Kabelbindersaantal 100
Gaffertapeaantal 6
USB-hubsaantal 8
HDMI-kabelsaantal 12
Reservevoedingenaantal 4
USB-sticksaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaardaantal 2
Timeraantal 2

Sportmateriaal

Toernooibord
Scorebordaantal 2
Fluitjesaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Prijzenaantal 3
Medaillesaantal 20

Decoratie

Eventbanneraantal 2
Pijlenbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 80
Tafelkledenaantal 18
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Wasknijpersaantal 50

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Schaaltjesaantal 16
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Tangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Lichtkabelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Kies eerst een format en reken de doorlooptijd uit. Een knock-outtoernooi vraagt minder wedstrijden dan een groepsfase; plan daarnaast minimaal 30 minuten voor registratie en uitleg.
Test het netwerk niet alleen op wifi-snelheid, maar speel een volledige proefwedstrijd met alle geplande stations. Controleer ook of elke kabel, stekkerdoos en reservevoeding werkt.
Maak het wedstrijdschema pas nadat je de deelnemerslijst hebt gecontroleerd. Houd reservespelers apart bij en sluit inschrijvingen uiterlijk 48 uur voor de start.
Wijs techniek, presentatie, scheidsrechters en registratie afzonderlijke verantwoordelijken toe. Brief iedereen minstens 30 minuten voor aanvang, zodat problemen niet bij één persoon blijven liggen.
Zet apparatuur en kabels vooraf per speelstation klaar en label ze. Leg reservekabels, USB-sticks en extra invoerapparatuur op één vaste plek; dat scheelt tijd bij de eerste storing.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een e-sporttoernooi te organiseren?: Reken op minimaal 4 weken voor een klein toernooi en 8 weken als je deelnemers moet werven of apparatuur moet regelen. Reserveer de locatie en testmogelijkheden in de eerste week.
Hoeveel tijd moet je per wedstrijd rekenen?: Plan per wedstrijd ongeveer 30 tot 45 minuten, inclusief opstarten, uitslag verwerken en wisselen. Voeg voor een finale of eventuele technische onderbreking minstens 30 minuten speling aan het dagprogramma toe.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een e-sporttoernooi sluiten?: Sluit de inschrijving 48 uur voor de start, zodat je de deelnemerslijst en het schema kunt controleren. Registreer daarna nog reservespelers voor uitval op de wedstrijddag.
Hoe test je het netwerk voor een e-sporttoernooi?: Test minimaal één week vooraf met alle speelstations tegelijk en herhaal de test op de opbouwdag. Controleer per station de verbinding, kabels, switches en stroomvoorziening en houd een technische reserve beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.