Zo organiseer je een dorpsfeest zonder losse eindjes

Begin met de locatie, datum en vergunningen voordat je uitnodigingen verstuurt. Daarna leg je de grote onderdelen vast: muziek, catering, vrijwilligers, toiletten, afval en een programma dat bij het dorp past. Werk vervolgens toe naar een definitieve bezoekerslijst en een duidelijke indeling van taken, materialen en tijden. Controleer in de laatste week vooral wat vaak te laat gebeurt: dieetwensen, huurmaterialen, stroom, parkeren en een alternatief bij regen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Muziek en entertainment reserveren
6
Vrijwilligers benaderen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Programma vastleggen
2 personen
9
Catering reserveren
10
Dieetwensen verzamelen
11
Definitieve bezoekerslijst maken
12
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
13
EHBO-contact regelen
14
Afvalinzameling afspreken
15
Toiletten controleren
16
Weersverwachting controleren
17
Reserveplan voor regen maken
2 personen
18
Plattegrond opstellen
19
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
20
Huurmaterialen bevestigen
21
Programma publiceren
22
Route en parkeren communiceren
23
Decoratie inkopen
2 personen
24
Non-food boodschappen doen
2 personen
25
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
26
Bordjes en bewegwijzering maken
2 personen
27
Muziek afspeellijst maken
28
Materialen controleren
2 personen
29
Koelboxen schoonmaken
2 personen
30
Boodschappen ophalen
2 personen
31
Groenten en fruit wassen
2 personen
32
Hapjes voorbereiden
4 personen
33
Salades voorbereiden
3 personen
34
Vlees en vegetarische producten marineren
2 personen
35
Materialen per post sorteren
3 personen
36
Locatie openen
2 personen
37
Stroompunten controleren
2 personen
38
Tenten opbouwen
6 personen
39
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
40
Buffettafels inrichten
3 personen
41
Bar inrichten
3 personen
42
Koelboxen vullen
2 personen
43
Versiering ophangen
3 personen
44
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
45
Verlichting aansluiten
2 personen
46
Spelmaterialen klaarzetten
3 personen
47
Informatietafel inrichten
2 personen
48
Toegang en bewegwijzering plaatsen
2 personen
49
Hapjes op schalen leggen
3 personen
50
Dranken koud zetten
2 personen
51
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
52
Vrijwilligers instrueren
2 personen
53
Laatste veiligheidsronde doen
2 personen

Event

54
Bezoekers ontvangen
4 personen
55
Programma aankondigen
56
Koffie en thee schenken
2 personen
57
Hapjes serveren
3 personen
58
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
59
Dranken uitgeven
3 personen
60
Dranken bijvullen
2 personen
61
Buffet aanvullen
3 personen
62
Barbecue bedienen
4 personen
63
Dieetmaaltijden apart uitgeven
2 personen
64
Tafels afruimen
3 personen
65
Afvalbakken legen
2 personen
66
Toiletten controleren
67
Muziek verzorgen
68
Verlichting controleren
69
Laatste ronde aankondigen
70
Bezoekers begeleiden naar uitgang
3 personen

Nazorg

71
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
72
Eten en dranken veilig opbergen
3 personen
73
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
74
Afval verzamelen
4 personen
75
Servies afwassen
3 personen
76
Locatie schoonmaken
4 personen
77
Toiletten schoonmaken
2 personen
78
Tenten afbreken
6 personen
79
Decoratie verwijderen
3 personen
80
Materialen sorteren
3 personen
81
Huurmaterialen retourneren
2 personen
82
Overgebleven eten verdelen
2 personen
83
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
84
Gevonden voorwerpen verzamelen
85
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 120
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Barmeubel

Servies

Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 18
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Barbecuesaantal 3
Gasflessenaantal 4
Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 3
Tangenaantal 8
Aluminium grillschalenaantal 12

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Batterijenaantal 24

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Naamkaartjesaantal 150
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 100

Sportmateriaal

Kegelsaantal 20
Voetballenaantal 4
Touwtrektouw
Springtouwenaantal 8
Spelprijsjesaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan locatie, vergunningen, verzekering en toiletten als één eerste controleblok. Regel dit bij voorkeur minstens 8 tot 12 weken vooraf, omdat een ontbrekende toestemming of sanitaire voorziening het hele programma kan vertragen.
Maak het programma pas definitief nadat muziek, entertainment en vrijwilligers beschikbaar zijn. Zet per onderdeel een begin- en eindtijd en wijs minstens één verantwoordelijke aan die op de dag zelf kan bijsturen.
Sluit de bezoekersregistratie ongeveer 7 dagen vooraf en gebruik de definitieve lijst voor catering, naamkaartjes en dieetwensen. Reken daarna niet meer op mondelinge wijzigingen: noteer extra aanmeldingen en afmeldingen centraal.
Loop de opbouw een week vooraf op papier na: partytenten, tafels, stoelen, bar, koeling, gasflessen, verlengkabels en verlichting. Test draagbare speakers en microfoon uiterlijk de dag ervoor op bereik, stroom en batterijen.
Maak een regenplan dat niet alleen uit een partytent bestaat. Bepaal vooraf welke activiteiten naar binnen of onder tenten gaan, hoe bezoekers parkeren en waar apparatuur, catering en kabels droog blijven; controleer de weersverwachting 48 uur en 24 uur vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dorpsfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunningen, verzekering en reserveringen. Start uiterlijk 4 weken vooraf met uitnodigingen, vrijwilligers, catering en het programma.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een dorpsfeest?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per vaste post, zoals ontvangst, bar, catering, techniek, afval en EHBO-contact. Voor een programma van 6 uur werkt een extra reserve van 2 tot 4 mensen meestal beter dan een strak rooster zonder vervanging.
Wanneer moet je de catering voor een dorpsfeest definitief maken?: Verzamel dieetwensen tot ongeveer 7 dagen vooraf en bevestig daarna het aantal porties met de cateraar. Houd bij barbecue of buffet een kleine reserve aan, bijvoorbeeld 5 tot 10 procent boven de definitieve bezoekerslijst.
Wat regel je bij slecht weer voor een dorpsfeest?: Leg uiterlijk 48 uur vooraf vast welke onderdelen naar binnen of onder partytenten verhuizen en wie daarover beslist. Controleer 24 uur vooraf opnieuw de weersverwachting en informeer bezoekers meteen over parkeren, route en eventuele wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.