Zo organiseer je een dijkfietstocht

Begin met de route, niet met de lunch. Bepaal start en finish, fiets het traject vooraf en leg een alternatieve route vast voordat je deelnemers uitnodigt. Controleer daarna vergunningen, verzekering en de capaciteit van de locaties. In de laatste week regel je routeborden, startnummers, deelnemersinformatie en fietspechmateriaal. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke start, zichtbare markering en een plan voor slecht weer of pech onderweg.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Fietsroute bepalen
2 personen
2
Route op gevaar controleren
2 personen
3
Alternatieve route vastleggen
2 personen
4
Start- en finishlocatie bevestigen
5
Vergunningen controleren
6
Verzekering controleren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Reserveringen maken
12
Routekaart laten drukken
13
Weersverwachting controleren
14
Fietscontrole-instructies versturen
15
Deelnemerslijst afdrukken
16
Routeborden voorbereiden
2 personen
17
Startnummers voorbereiden
2 personen
18
Fietsgereedschap controleren
19
EHBO-middelen controleren
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
24
Routekaarten sorteren
2 personen
25
Materialen naar locatie brengen
3 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Startbalie inrichten
2 personen
29
Finishbalie inrichten
2 personen
30
Versiering ophangen
2 personen
31
Routeborden plaatsen
3 personen
32
Rustpunt klaarmaken
3 personen
33
Afvalbakken plaatsen
2 personen
34
Geluidsinstallatie testen
2 personen
35
Briefing vrijwilligers geven
3 personen

Event

36
Deelnemers ontvangen
4 personen
37
Aanwezigheid registreren
2 personen
38
Startnummers uitdelen
2 personen
39
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
40
Groep laten vertrekken
3 personen
41
Achterrijder laten vertrekken
42
Rustpunt bemannen
3 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Hapjes serveren
2 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Route controleren
2 personen
47
Deelnemers telefonisch ondersteunen
2 personen
48
Finishdeelnemers ontvangen
3 personen
49
Finishregistratie bijwerken
2 personen
50
Avondmaaltijd serveren
4 personen
51
Muziek verzorgen
52
Verloren voorwerpen verzamelen
53
Routeborden verwijderen
3 personen
54
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
55
Eindtelling uitvoeren
2 personen

Nazorg

56
Eten en drinken opruimen
3 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Afval verzamelen
3 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
60
Partytenten afbreken
4 personen
61
Locatie schoonmaken
3 personen
62
Materialen terugbrengen
3 personen
63
Koelboxen leegmaken
2 personen
64
Geleende spullen retourneren
2 personen
65
Routeborden opslaan
2 personen
66
Gevonden voorwerpen afhandelen
67
Deelnemersbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 12
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 10

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 30
Routebordenaantal 12
Startnummersaantal 60
Veiligheidshesjesaantal 12
Fietspompenaantal 4
Bandenlichtersaantal 8
Binnenbandenaantal 12
Fietsreparatiesetsaantal 4
Tie-wrapsaantal 100
Rolstoepasselijk lintaantal 4
Reflecterende tapeaantal 4
Fietsslotenaantal 20

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 4
Flessenopenersaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Oplaadbare lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 8
Afwasteilenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 60
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Fiets de volledige route vooraf en noteer gevaarlijke oversteekplaatsen, smalle dijkdelen en plekken waar deelnemers verkeerd kunnen rijden. Leg daarnaast één alternatieve route vast voor wegafsluitingen of hoogwater.
Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Zet daarin de starttijd, routeafstand, verwachte fietsduur, parkeerinformatie, fietscontrole-instructies en een telefoonnummer voor noodgevallen.
Plan de start niet te krap: houd 15 tot 30 minuten aan voor aanmelden, startnummers uitdelen en een korte veiligheidsuitleg. Leg de deelnemerslijst zowel digitaal als op papier klaar.
Neem per begeleider een fietsreparatieset mee en wijs vooraf aan wie fietspompen, bandenlichters en binnenbanden beheert. Met tie-wraps, lint en reflecterende tape kun je tijdelijke route- of veiligheidsmarkeringen herstellen.
Koel dranken pas nadat de koelboxen op de locatie staan en maak lunchpakketten per deelnemer klaar. Regel partytenten of tafels vooraf, zodat de finish ook bij regen kan functioneren zonder last-minute gesjouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dijkfietstocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Dan heb je tijd om de route te controleren, vergunningen en verzekering na te gaan, locaties te bevestigen en aanmeldingen te verwerken. Verstuur de definitieve deelnemersinformatie ongeveer 7 dagen voor vertrek.
Hoe maak je een veilige route voor een dijkfietstocht?: Fiets de route vooraf volledig en controleer kruisingen, smalle stukken, slecht wegdek en druk verkeer. Maak minstens één alternatieve route en plaats routepijlen of routeborden op alle twijfelpunten; controleer die markering opnieuw op de ochtend zelf.
Wat neem je mee voor fietspech tijdens een dijkfietstocht?: Neem per begeleider minimaal één fietspomp, bandenlichters, een fietsreparatieset en passende binnenbanden mee. Leg daarnaast tie-wraps, stevig lint en reflecterende tape klaar voor tijdelijke reparaties of zichtbare markering. Wijs vóór de start één persoon aan die het materiaal beheert.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de start van een dijkfietstocht?: Reserveer 15 tot 30 minuten tussen het openen van de start en het daadwerkelijke vertrek. In die tijd controleer je de deelnemerslijst, deel je startnummers uit, geef je fiets- en veiligheidsinstructies en los je ontbrekende materialen of late aanmeldingen op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.