Zo organiseer je een dierentuinpicknick

Begin met het aantal bezoekers, de datum en de reserveringen: zowel de dierentuin als de picknickplek moeten passen bij je groep. Verzamel daarna dieetwensen, vervoersinformatie en aanmeldingen, zodat je uiterlijk enkele dagen vooraf een definitieve deelnemerslijst hebt. Bereid het eten pas daarna in vaste porties voor en houd sandwiches, wraps, salades en fruit gekoeld. Op de dag zelf draait alles om een korte briefing, een gecontroleerde route en een aankomsttijd die iedereen kent.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en bezoekersaantal vastleggen
2
Dierentuin reserveren
3
Picknickplek reserveren
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vervoersinformatie delen
8
Toegangsregels controleren
9
Weersverwachting controleren
10
Definitieve deelnemerslijst maken
11
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Koelboxen reinigen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Sandwiches voorbereiden
3 personen
16
Wraps voorbereiden
3 personen
17
Salades bereiden
2 personen
18
Fruit wassen en snijden
2 personen
19
Hapjes verdelen
2 personen
20
Picknickmanden vullen
3 personen
21
Voedsel gekoeld verpakken
2 personen
22
Materialen inladen
3 personen
23
Route naar de dierentuin controleren
24
Aankomsttijd doorgeven
25
Teambriefing houden
4 personen
26
Naar de dierentuin reizen
4 personen

Event

27
Entree en materialen controleren
2 personen
28
Picknickplek afzetten
2 personen
29
Picknickkleden neerleggen
3 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
31
Partytenten opbouwen
4 personen
32
Buffettafels inrichten
3 personen
33
Drankentafel inrichten
2 personen
34
Servies klaarzetten
2 personen
35
Afvalpunten plaatsen
2 personen
36
Programma en huisregels ophangen
37
Gasten ontvangen
3 personen
38
Aanwezigheid afvinken
39
Picknickregels toelichten
40
Koffie en thee zetten
2 personen
41
Lunchbuffet openen
3 personen
42
Broodjes en wraps serveren
3 personen
43
Salades en fruit serveren
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Dieetmaaltijden apart serveren
46
Servies en afval verzamelen
2 personen
47
Koffiepauze serveren
2 personen
48
Picknickspellen uitdelen
2 personen
49
Spelmaterialen innemen
2 personen
50
Avondhapjes serveren
2 personen
51
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
52
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

53
Voedsel veilig verpakken
2 personen
54
Buffet afbreken
3 personen
55
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
56
Partytenten afbreken
4 personen
57
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
58
Picknickplek schoonmaken
3 personen
59
Materialen terugbrengen
3 personen
60
Koelboxen en servies afwassen
2 personen
61
Picknickkleden wassen
62
Spelmaterialen controleren
63
Overgebleven voedsel verwerken
64
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Picknickkledenaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 50
Vorkenaantal 50
Lepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 12
Broodmandenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Voedselbakkenaantal 20
Afsluitbare drinkdispensersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Dienbladenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Kurkentrekkersaantal 3
Tangenaantal 6
Voedseltangenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 6
Naamkaartjesaantal 50

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 4
Picknickballenaantal 4
Ringwerpsetsaantal 2
Kubbsetsaantal 2

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handdesinfectieaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Handvegers en blikkenaantal 2
Herbruikbare schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de dierentuin en picknickplek zodra datum en bezoekersaantal vaststaan. Controleer meteen toegangsregels, beschikbare ruimte en of partytenten, klaptafels en stoelen zijn toegestaan.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de lijst uiterlijk 3 dagen voor vertrek. Label dieetmaaltijden afzonderlijk, zodat ze bij het vullen van de picknickmanden niet verwisselen.
Plan het eten achteruit vanaf de aankomsttijd. Was en snijd fruit, bereid sandwiches, wraps en salades en verdeel hapjes op de laatste dag; bewaar alles in voedselbakken met koelelementen.
Koel dranken minimaal 6 uur vooraf en reinig de koelboxen voordat je ze vult. Gebruik afsluitbare drinkdispensers en neem per eetplek voldoende herbruikbare borden, kommen, bekers en bestek mee.
Maak de definitieve deelnemerslijst en geef de aankomsttijd minstens 24 uur vooraf door. Controleer de route opnieuw op de ochtend zelf en houd vóór vertrek een teambriefing van 10 minuten over materialen, eten en aanspreekpunten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dierentuinpicknick reserveren?: Leg de datum en het verwachte aantal bezoekers bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Reserveer daarna direct de dierentuin en picknickplek, omdat groepsruimtes en geschikte plekken beperkt kunnen zijn.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een dierentuinpicknick verzamelen?: Vraag dieetwensen mee met de uitnodiging en sluit de inventarisatie uiterlijk 3 dagen voor de picknick. Zo kun je aparte maaltijden inkopen, bereiden en duidelijk labelen voordat de manden worden gevuld.
Hoe houd ik eten veilig tijdens een picknick in de dierentuin?: Bereid gekoelde gerechten zo laat mogelijk en zet dranken minstens 6 uur vooraf koud. Gebruik gereinigde koelboxen met voldoende koelelementen en houd sandwiches, wraps, salades en gesneden fruit tot het eten gekoeld.
Hoe laat moet ik de aankomstinformatie en route delen?: Stuur route, vervoersinformatie en aankomsttijd uiterlijk 24 uur vooraf naar alle deelnemers. Controleer de route opnieuw op de ochtend van vertrek en plan genoeg tijd voor parkeren, toegang en het transport van de spullen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.