Zo organiseer je een dansworkshop zonder stress

Een dansworkshop staat of valt met een vrije, veilige dansvloer en een strak programma. Begin met de ruimte en de dansdocent; daarna leg je de inschrijving, deelnemersinformatie en catering vast. Controleer uiterlijk op de dag zelf de muziek, speakers, stroom en bewegingsruimte. Vergeet ook de ontvangst niet: naamkaartjes, aanwezigheidsregistratie en duidelijke informatie over toegang en parkeren voorkomen een rommelige start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Dansruimte reserveren
2
Dansdocent bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst afronden
7
Programma naar deelnemers sturen
8
Toegang en parkeren bevestigen
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Naamkaartjes maken
11
Programma's printen
12
Muziek afspeellijst samenstellen
13
Apparatuur opladen
14
Hapjes voorbereiden
2 personen
15
Dranken koud zetten
16
Ruimte inspecteren
2 personen
17
Dansvloer vrijmaken
3 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
19
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
20
Muziek testen
2 personen
21
Registratietafel inrichten
2 personen
22
Naamkaartjes klaarleggen
23
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

24
Deelnemers ontvangen
3 personen
25
Aanwezigheid registreren
2 personen
26
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
27
Veiligheidsinstructies geven
28
Dansworkshop begeleiden
2 personen
29
Dranken bijvullen
30
Pauzesnacks serveren
2 personen
31
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
32
Diner serveren
3 personen
33
Buffet en drank aanvullen
2 personen
34
Avondworkshop begeleiden
2 personen
35
Afscheidsdrankjes serveren
2 personen

Nazorg

36
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
37
Servies afwassen
3 personen
38
Afval verzamelen
2 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
40
Ruimte schoonmaken
3 personen
41
Materialen controleren en inpakken
2 personen
42
Materialen retourneren
2 personen
43
Overgebleven eten koelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 35
Klaptafelsaantal 4
Registratietafel
Kledingrekaantal 2

Sportmateriaal

Dansmattenaantal 35
Trainingselastiekenaantal 35
Handdoekenaantal 35

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Laptop
Oplaadkabelsaantal 3
Verlenghaspelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 3
Audiokabelsaantal 2
Timer

Verlichting

Staande lampenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Serveertangenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 35
Pennenaantal 10
Programmaflyersaantal 40
Richtingbordjesaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de dansruimte voordat je uitnodigingen verstuurt en controleer of er genoeg vrije vloer is voor de verwachte groep. Plan daarnaast ruimte voor stoelen, tafels en een registratietafel.
Bevestig de dansdocent en het programma minimaal 2 weken vooraf. Stuur deelnemers daarna één bericht met de begintijd, kledingadvies, parkeerinformatie en wat ze kunnen verwachten.
Sluit de deelnemerslijst 5 tot 7 dagen voor de workshop. Verzamel tegelijk dieetwensen, zodat je hapjes en drankjes niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Test muziek en apparatuur minstens 60 minuten voor ontvangst. Laad laptop en speakers op, neem audiokabels en een verlenghaspel mee en controleer het geluid op de plek waar daadwerkelijk wordt gedanst.
Zet de registratie en catering vóór binnenkomst klaar: naamkaartjes en pennen op tafel, koffie en thee in thermoskannen en koude dranken in koelboxen. Houd handdoeken en drinkglazen binnen bereik van de dansvloer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansworkshop organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met het reserveren van de dansruimte en het bevestigen van de dansdocent. Verstuur uitnodigingen zodra die twee onderdelen vaststaan en sluit de deelnemerslijst 5 tot 7 dagen voor de workshop.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een dansworkshop?: Reken als praktische richtlijn op ongeveer 2 vierkante meter vrije dansruimte per deelnemer. Houd daarnaast plaats vrij voor een registratietafel, stoelen, tafels en apparatuur, zodat doorgangen niet dichtslibben.
Wanneer test ik de muziek en speakers voor een dansworkshop?: Test de afspeellijst, audiokabels en draagbare speakers minstens 60 minuten vóór de ontvangst. Controleer ook het volume op de dansvloer en laad alle apparatuur vooraf volledig op.
Wanneer regel ik eten en drinken voor een dansworkshop?: Maak de boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en zet gekoelde dranken op de dag zelf koud. Bereid hapjes zo veel mogelijk vooraf en controleer dieetwensen uiterlijk 5 tot 7 dagen van tevoren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.