Zo organiseer je een dansworkshop

Begin met de locatie en de dansdocent: samen bepalen die hoeveel deelnemers passen en welke materialen je nodig hebt. Leg daarna het programma, de muziek en de inschrijving vast, zodat je het juiste aantal mensen en dieetwensen kent voordat je catering bestelt. Controleer de dansvloer, het geluid en de looproutes ruim vooraf. Op de dag zelf draait alles om een snelle ontvangst, een vrije vloer en een korte technische test vóór de eerste oefening.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Dansdocent boeken
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Praktische informatie versturen
7
Workshopprogramma vastleggen
2 personen
8
Muziekselectie samenstellen
9
Catering bestellen
10
Aantal deelnemers bevestigen
11
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
12
Draaiboek afdrukken
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Materialen verzamelen
2 personen
16
Locatie controleren
2 personen
17
Vloer vrijmaken
3 personen
18
Dansvloer schoonmaken
2 personen
19
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
20
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
21
Muziek testen
2 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Registratietafel inrichten
2 personen
24
Buffet en dranktafel klaarzetten
3 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Workshopmaterialen klaarleggen
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
29
Programma toelichten
30
Dansworkshop begeleiden
2 personen
31
Water en fruit serveren
2 personen
32
Pauze begeleiden
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Tweede danssessie begeleiden
2 personen
35
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
36
Dinerbuffet serveren
4 personen
37
Buffet en dranktafel bijvullen
2 personen
38
Derde danssessie begeleiden
2 personen
39
Vrij dansmoment begeleiden
2 personen
40
Laatste dranken bijvullen
2 personen
41
Afscheid nemen van deelnemers
2 personen

Nazorg

42
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
43
Eten en dranken opruimen
3 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
46
Afval verzamelen
2 personen
47
Locatie schoonmaken
3 personen
48
Decoratie verwijderen
2 personen
49
Materialen controleren
2 personen
50
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Audiomixer
Laptop
Audiokabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Sportmateriaal

Dansmattenaantal 12
Handdoekenaantal 45

Servies

Drinkglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 50
Dinerbordenaantal 50
Dessertbordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkaraffenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Serveerbladenaantal 4
Tangenaantal 6

Decoratie

Slingersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Naamkaartjesaantal 50
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vloerwisseraantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie pas definitief nadat je de vloer hebt gecontroleerd. Houd ruimte vrij voor de workshop en plaats tafels, stoelen en het buffet aan de rand, zodat deelnemers niet om obstakels heen hoeven te bewegen.
Boek de dansdocent voordat je uitnodigingen verstuurt. Stem het workshopprogramma, de benodigde dansmatten en het aantal deelnemers af; zo voorkom je dat de groep groter wordt dan de beschikbare vloer aankan.
Plan de inschrijving met een duidelijke sluitingsdatum, bijvoorbeeld 7 dagen vóór de workshop. Vraag tegelijk dieetwensen en praktische bijzonderheden uit, zodat je het definitieve aantal deelnemers en de catering op tijd kunt bevestigen.
Test geluidsapparatuur uiterlijk 1 uur vóór aanvang met dezelfde laptop, kabels en muziek die je tijdens de workshop gebruikt. Leg stekkerdozen en verlengkabels langs de rand van de ruimte en houd de dansvloer volledig vrij.
Richt de registratietafel minimaal 30 minuten vóór binnenkomst in met naamkaartjes en praktische informatie. Koel dranken vooraf, zet waterkaraffen klaar en plaats hapjes pas nadat de deelnemersregistratie en de eerste bewegingsruimte geregeld zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een dansworkshop te organiseren?: Reken op minimaal 4 weken voor een kleine workshop. Boek de locatie en docent in week 1, verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en bevestig deelnemers en catering 7 dagen vóór de datum.
Hoeveel deelnemers passen in een dansworkshop?: Dat hangt af van de vrije vloer en de dansstijl, maar plan voor een actieve workshop ongeveer 2 tot 3 vierkante meter per deelnemer. Tel alleen de ruimte mee die overblijft nadat tafels, stoelen, registratie en buffet zijn geplaatst.
Wanneer moet ik de muziek voor een dansworkshop regelen?: Stel de muziekselectie uiterlijk 1 week vooraf samen en test die nogmaals 1 uur vóór aanvang. Bewaar de afspeellijst ook offline op de laptop, zodat een trage internetverbinding de workshop niet onderbreekt.
Hoeveel drank en catering heb ik nodig voor een dansworkshop?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Bevestig het definitieve aantal deelnemers 7 dagen vooraf en bestel hapjes op basis van dat aantal plus een kleine marge.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.