Een damtoernooi organiseren: zo pak je het aan

Begin een damtoernooi niet met het neerzetten van de damborden, maar met het format en de deelnemers. Bevestig eerst datum en locatie, bepaal hoeveel rondes en spelers je aankunt en verstuur daarna de uitnodigingen. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, maak je de wedstrijdindeling en leg je het materiaal per tafel klaar. Op de dag zelf draait alles om een korte inschrijving, een duidelijke startuitleg en het consequent registreren van uitslagen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Toernooiformat bepalen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Prijzen en herinneringen bestellen
7
Wedstrijdindeling voorbereiden
2 personen
8
Spelregels afdrukken
9
Deelnemerslijst afdrukken
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Prijzen controleren
12
Spelmateriaal controleren
2 personen
13
Locatie en sleutels ophalen
14
Tafels opstellen
3 personen
15
Stoelen plaatsen
3 personen
16
Damtafels inrichten
3 personen
17
Inschrijvingstafel klaarzetten
2 personen
18
Catering klaarzetten
3 personen
19
Dranken koud zetten
2 personen
20
Techniek en verlichting testen
2 personen

Event

21
Deelnemers ontvangen
3 personen
22
Inschrijving en betaling verwerken
2 personen
23
Startuitleg geven
24
Wedstrijden begeleiden
3 personen
25
Uitslagen registreren
2 personen
26
Hapjes serveren
2 personen
27
Dranken bijvullen
2 personen
28
Pauzetafels opruimen
2 personen
29
Finalisten bekendmaken
30
Finale begeleiden
2 personen
31
Winnaars huldigen
2 personen
32
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

33
Damtafels afbreken
3 personen
34
Meubilair terugzetten
3 personen
35
Afval verzamelen
2 personen
36
Servies en materiaal afwassen
2 personen
37
Locatie schoonmaken
3 personen
38
Geleende spullen retourneren
2 personen
39
Uitslagen en foto’s versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Inschrijvingstafel
Afvalbakkenaantal 4

Sportmateriaal

Damstellenaantal 24
Dambordenaantal 24
Damstenenaantal 24
Dambordzakkenaantal 24
Dambordnummersaantal 24
Wedstrijdklokkenaantal 12
Reserve damstenenaantal 4
Reserve dambordenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 2
Tafelmicrofoon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Welkomstbord
Ronde tafelkaartjesaantal 24
Pijlbordjesaantal 6
Prijsbekersaantal 3
Medaillelintenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vuilnisgrijper
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal het toernooiformat voordat je uitnodigingen verstuurt. Leg ook vast hoeveel rondes je speelt en hoeveel tijd je per ronde reserveert; daarmee weet je hoeveel damtafels, wedstrijdklokken en stoelen nodig zijn.
Sluit de inschrijving uiterlijk een week vooraf. Verwerk namen, betalingen en dieetwensen in één deelnemerslijst en druk een definitieve versie af, zodat wijzigingen op de wedstrijddag niet je hele indeling verstoren.
Maak de wedstrijdindeling vooraf en nummer de tafels. Leg per tafel een dambord, damstenen, spelregels en waar nodig een wedstrijdklok klaar; houd minstens één reserve dambord en extra damstenen achter de hand.
Plan de opbouw minstens 90 minuten voor de ontvangst van deelnemers. Test laptop, printer, tafelmicrofoon, verlichting en verlengsnoeren voordat de eerste speler binnenkomt; een lege batterij of ontbrekende stekkerdoos valt anders pas tijdens de start op.
Zet inschrijving, catering en speelruimte uit elkaar. Houd drankjes en koffie op een aparte plek en noteer uitslagen direct na elke ronde op de laptop én op een geprinte lijst, zodat één fout niet de stand bepaalt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een damtoernooi te organiseren?: Reken op minimaal 2 tot 3 weken voor uitnodigingen, aanmeldingen, prijzen en de wedstrijdindeling. Reserveer op de dag zelf 90 minuten voor opbouw en testwerk voordat deelnemers arriveren.
Hoeveel damtafels heb ik nodig voor een damtoernooi?: Voor één wedstrijd per speler heb je per tafel één dambord en één damstel nodig; bij 32 deelnemers zijn dat 16 damtafels. Tel minimaal één reserve dambord en extra damstenen mee voor schade of ontbrekende onderdelen.
Wanneer maak je de wedstrijdindeling van een damtoernooi?: Maak een voorlopige indeling zodra de aanmeldingen binnenkomen en definitieve indeling uiterlijk 24 uur voor de start. Zo kun je tafelnummers, deelnemerslijsten en spelmateriaal vooraf klaarleggen.
Hoe voorkom je fouten bij de uitslagen van een damtoernooi?: Laat beide spelers de uitslag direct na de ronde melden en registreer die binnen 5 minuten. Werk met een laptop én een geprinte deelnemerslijst als controle, vooral wanneer meerdere wedstrijden tegelijk eindigen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.