Zo organiseer je een caravanparade

Een caravanparade organiseren begint niet bij de versiering, maar bij de route, vergunningen en verkeersveiligheid. Leg eerst datum, start- en eindlocatie vast en controleer daarna de route met alle caravanmaten en mogelijke knelpunten. Regel deelnemersinformatie, kentekens en verkeersregelaars ruim vooraf. Pas wanneer de planning definitief is, koop je boodschappen, koel je dranken en breng je materialen naar de locaties. Zo voorkom je dat routeborden, toiletten of parkeerplaatsen op het laatste moment ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Verkeersmaatregelen aanvragen
4
Route controleren
2 personen
5
Startlocatie reserveren
6
Eindlocatie reserveren
7
Parkeerplaatsen vastleggen
8
Toiletten reserveren
9
Verzekering controleren
10
Deelnemersformulier maken
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Kentekens registreren
2 personen
15
Deelnemersinformatie versturen
16
Routekaart drukken
17
Polsbandjes nummeren
2 personen
18
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
19
Weersverwachting controleren
20
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Routeborden sorteren
2 personen
25
Materialen naar locatie brengen
4 personen
26
Parkeerterrein afzetten
4 personen
27
Informatietent opbouwen
3 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Routeborden plaatsen
4 personen
31
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
32
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
33
Buffet opbouwen
3 personen
34
Koelboxen vullen
2 personen
35
Aanmeldbalie inrichten
2 personen
36
Startnummers klaarleggen
2 personen
37
Verkeersregelaars positioneren
4 personen

Event

38
Deelnemers ontvangen
4 personen
39
Kentekens afvinken
2 personen
40
Route en regels uitleggen
2 personen
41
Caravans opstellen
6 personen
42
Openingswoord verzorgen
43
Parade laten vertrekken
4 personen
44
Verkeerspunten bemannen
6 personen
45
Parade begeleiden
4 personen
46
Foto's van de parade maken
2 personen
47
Caravans naar eindlocatie leiden
4 personen
48
Parkeren op eindlocatie begeleiden
4 personen
49
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Barbecue voorbereiden
3 personen
52
Barbecue bedienen
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Muziek verzorgen
56
Toezicht bij caravans houden
2 personen
57
Laatste vertrek aankondigen
58
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

59
Buffet leegruimen
3 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Partytenten afbreken
4 personen
63
Routeborden verwijderen
4 personen
64
Afval verzamelen
4 personen
65
Terrein schoonmaken
4 personen
66
Materialen terugbrengen
3 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
69
Verkeersmaterialen controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare bekersaantal 250
Wijnglazenaantal 80
Besteksetsaantal 180
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Barbecueaantal 3
Barbecuegereedschapaantal 3
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Tafelkleedrollenaantal 4

Verkeersmateriaal

Verkeerskegelsaantal 30
Afzethekkenaantal 12
Routepijlenaantal 20
Reflecterende hesjesaantal 12
Parkeerbordjesaantal 20

Informatie

Startnummersaantal 60
Polsbandjesaantal 180
Routekaartenaantal 80
Clipboardsaantal 6
Watervaste stiftenaantal 12
Pennensetsaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Afwasbakkenaantal 4
Sponzenaantal 12
Theedoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag vergunningen en verkeersmaatregelen zo vroeg mogelijk aan; houd minimaal 8 tot 12 weken aan voordat de caravanparade plaatsvindt. Controleer vooraf welke stukken de gemeente nodig heeft, zoals route, tijdschema en verkeersplan.
Controleer de route niet alleen op papier. Rijd haar met een caravan of controleer minstens alle scherpe bochten, lage doorgangen, smalle straten en plekken waar deelnemers veilig kunnen parkeren.
Maak het deelnemersformulier compleet met naam, telefoonnummer, kenteken, caravaninformatie en dieetwensen. Stuur de definitieve routekaart en praktische instructies uiterlijk 7 dagen voor vertrek.
Plan de start en finish als twee aparte logistieke punten. Reserveer parkeerplaatsen en toiletten voor beide locaties en zorg dat routeborden, verkeerskegels en genummerde polsbandjes vóór vertrek gesorteerd klaarstaan.
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en koel die vooraf in koelboxen. Controleer de weersverwachting 24 tot 48 uur vooraf en neem bij kans op regen partytenten, tafelbescherming en verlichting mee.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een caravanparade organiseren?: Begin minimaal 3 maanden vooraf met datum, route, locaties en vergunningen. Verstuur uitnodigingen ongeveer 8 weken vooraf en maak de definitieve deelnemerslijst 7 dagen voor de parade.
Welke vergunning heb je nodig voor een caravanparade?: Dat hangt af van de route en de gemeente, maar een optocht op de openbare weg vraagt vaak een evenementenvergunning en verkeersmaatregelen. Dien de aanvraag bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf in en voeg route, tijden en verkeersplan toe.
Hoeveel verkeersregelaars heb je nodig bij een caravanparade?: Het aantal hangt af van kruisingen, afsluitingen en de lengte van de stoet. Maak eerst een routeplan en laat de gemeente of verkeersdeskundige het aantal bepalen; instrueer alle verkeersregelaars uiterlijk 1 week vooraf.
Hoeveel drank en eten moet je inkopen voor een caravanparade?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon. Stem hapjes en barbecue- of buffetporties af op het definitieve aantal deelnemers en houd dieetwensen apart bij voordat je boodschappen doet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.