Zo organiseer je een campingzandkastelenwedstrijd

Begin minstens vier weken vooraf met het reserveren van het wedstrijdterrein en het versturen van uitnodigingen. Leg daarna de wedstrijdregels, tijdsduur en prijzencategorieën vast, zodat deelnemers weten waar ze aan toe zijn. Werk met duidelijke wedstrijdvakken, scoreformulieren en een vaste jurytafel op de dag zelf. Plan daarnaast eten, drinken, schaduw en een alternatief bij slecht weer; juist die praktische zaken worden bij een zandwedstrijd vaak te laat geregeld.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdterrein reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
6
Prijzencategorieën bepalen
2 personen
7
Prijzen en medailles bestellen
8
Deelnemerslijst afronden
9
Wedstrijdvakken indelen
2 personen
10
Scoreformulieren ontwerpen
11
Deelnemersinformatie versturen
12
Wedstrijdmateriaal controleren
2 personen
13
Prijzen en medailles ophalen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Eten voorbereiden
3 personen
16
Dranken koud zetten
2 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Terrein en stroom controleren
2 personen
19
Partytenten opbouwen
4 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
21
Wedstrijdvakken uitzetten
3 personen
22
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
23
Versiering ophangen
2 personen
24
Barbecue en buffet opbouwen
3 personen
25
Eten en drinken klaarzetten
3 personen

Event

26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Wedstrijdregels toelichten
28
Teams naar vakken begeleiden
3 personen
29
Zandkastelenwedstrijd begeleiden
4 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Hapjes serveren
2 personen
32
Jurybeoordeling begeleiden
3 personen
33
Barbecue en buffet serveren
4 personen
34
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
35
Avondverlichting inschakelen

Nazorg

36
Afval en servies verzamelen
3 personen
37
Buffet en barbecue schoonmaken
3 personen
38
Terrein schoon en leeg opleveren
4 personen
39
Partytenten en meubilair afbreken
4 personen
40
Materialen sorteren en drogen
2 personen
41
Geleende materialen retourneren
42
Overgebleven eten opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3
Tafelkleedklemmenaantal 24

Sportmateriaal

Scheppenaantal 24
Emmersaantal 24
Zandvormenaantal 48
Harkjesaantal 24
Maatlintenaantal 4
Wedstrijdlintaantal 4
Pionnenaantal 24
Jurytafelsaantal 2
Scorebordenaantal 2
Scoreformulierenaantal 60
Pennensetsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 40
Prijzenaantal 6
Medaillesaantal 24
Prijzendozenaantal 6
Naamstickersaantal 60
Pijlbordenaantal 8

Apparatuur

Megafonenaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Gasbarbecueaantal 2
Gasflessenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokkenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Aluminium grilltangenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 4
Emmers voor schoonmaakaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Zet wedstrijdvakken minimaal 30 minuten voor de start uit met wedstrijdlint en pionnen. Geef elk vak een nummer en koppel dat nummer vooraf aan de deelnemerslijst, zodat de start vlot verloopt.
Maak de wedstrijdregels kort genoeg om in 2 minuten uit te leggen. Noteer vooraf hoeveel tijd deelnemers krijgen, welke materialen zijn toegestaan en waarop de jury punten geeft.
Controleer een week vooraf of alle deelnemersinformatie is verstuurd en of dieetwensen zijn verzameld. Neem bij het buffet minstens één passende optie per gemelde dieetwens op.
Regel schaduw en een droog alternatief voordat je de weersverwachting op de ochtend zelf bekijkt. Bouw partytenten tijdig op en houd verlengsnoeren, ledlampen of batterijlantaarns achter de hand als het later donker wordt.
Leg prijzen, medailles en prijzendozen niet pas tijdens de prijsuitreiking klaar. Sorteer ze vooraf per categorie en leg scoreformulieren, pennensets en een reservepen bij de wedstrijdtafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een campingzandkastelenwedstrijd organiseren?: Reserveer het wedstrijdterrein en verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf. Rond de deelnemerslijst, wedstrijdvakken en deelnemersinformatie uiterlijk 1 week voor de wedstrijd af.
Hoeveel tijd duurt een zandkastelenwedstrijd?: Plan meestal 60 tot 90 minuten voor het bouwen en jureren, afhankelijk van het aantal deelnemers en wedstrijdvakken. Trek daarnaast ongeveer 30 minuten uit voor de uitleg, start en prijsuitreiking.
Wat moet ik regelen als het regent tijdens de zandkastelenwedstrijd?: Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en bepaal uiterlijk de ochtend van het evenement of je doorgaat. Zorg voor partytenten en een overdekte plek voor eten, drinken en scoreformulieren; bij onweer moet je de wedstrijd uitstellen of stoppen.
Hoeveel juryleden heb ik nodig voor een campingzandkastelenwedstrijd?: Reken op 1 jurylid per 5 tot 8 wedstrijdvakken als alle bouwwerken tegelijk beoordeeld worden. Plan daarnaast 1 organisator bij de wedstrijdtafel voor scoreformulieren, vragen en de einduitslag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.