Zo organiseer je een campingtafeltennistoernooi

Begin met de datum, de speelplek en het toernooiformaat voordat je deelnemers uitnodigt. Leg daarna de wedstrijdregels vast en bepaal hoeveel spelers en tafels je aankunt. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, verwerk je dieetwensen, maak je het schema en plan je vrijwilligers in. In de laatste week controleer je materiaal, boodschappen en weersverwachting. Op de dag zelf werk je van inrichting naar inschrijving, wedstrijden en prijsuitreiking.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum bevestigen
2
Speellocatie reserveren
3
Toernooiformaat bepalen
2 personen
4
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
11
Wedstrijdschema maken
2 personen
12
Prijzen en medailles bestellen
13
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Toernooiborden printen
16
Deelnemers informeren
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Prijzen klaarleggen
21
Weersverwachting controleren
22
Locatie openen
2 personen
23
Speelveld vrijmaken
3 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Netten monteren
2 personen
26
Sportmateriaal klaarleggen
2 personen
27
Cateringtafels opstellen
3 personen
28
Partytent opbouwen
4 personen
29
Verlichting ophangen
2 personen
30
Inschrijvingstafel inrichten
2 personen
31
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
32
Wedstrijdbladen klaarleggen

Event

33
Deelnemers ontvangen
3 personen
34
Aanwezigheid registreren
2 personen
35
Toernooi uitleggen
36
Voorronde begeleiden
4 personen
37
Tussenstanden verwerken
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Hapjes serveren
2 personen
40
Kwartfinales begeleiden
3 personen
41
Wedstrijdstanden bijwerken
42
Avondeten uitserveren
4 personen
43
Servies inzamelen
2 personen
44
Halve finales begeleiden
2 personen
45
Finaletafel gereedmaken
2 personen
46
Finale begeleiden
2 personen
47
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
48
Winnaars huldigen
2 personen
49
Groepsfoto maken
2 personen
50
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

51
Afval verzamelen
3 personen
52
Servies afwassen
3 personen
53
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
54
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
55
Locatie schoonmaken
4 personen
56
Partytent afbreken
4 personen
57
Verlichting verwijderen
2 personen
58
Materialen drogen en sorteren
2 personen
59
Geleende materialen retourneren
2 personen
60
Uitslagen versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafeltennistafelsaantal 4
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 32
Partytentenaantal 2
Inschrijvingstafel

Sportmateriaal

Tafeltennisnettenaantal 4
Tafeltennisbatjesaantal 24
Tafeltennisballenaantal 60
Scorebordenaantal 4
Wedstrijdtafelflipsaantal 4
Pionnenaantal 12
Afzetlintaantal 2

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Mobiele telefoonaantal 2
Powerbanksaantal 2

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Kannenaantal 4
Thermoskannenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Kurkentrekkersaantal 2

Decoratie

Toernooibanner
Tafelkledenaantal 6
Naamstickersaantal 30
Medaillesaantal 3
Bekers voor winnaarsaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inschrijving vóór het wedstrijdschema. Houd de deelnemerslijst dagelijks bij zodra de aanmeldingen openen en sluit de inschrijving op een vooraf gecommuniceerde datum, zodat je wedstrijden niet op het laatste moment hoeft om te gooien.
Maak het schema pas nadat het toernooiformaat en de wedstrijdregels vaststaan. Reserveer daarnaast tijd voor uitleg, wissels en vertraging; een schema zonder buffers loopt bij de eerste uitloop al achter.
Controleer het sportmateriaal minstens 3 dagen vooraf. Test de tafeltennistafels en netten, tel batjes en ballen en leg scoreborden, wedstrijdtafelflips, pionnen en afzetlint apart klaar.
Richt de locatie in een vaste volgorde in: eerst het speelveld vrijmaken, daarna tafels opstellen en netten monteren, vervolgens de inschrijvingstafel en wachtruimte plaatsen. Controleer verlengkabels en stekkerdozen voordat je verlichting aansluit.
Koppel de weersverwachting aan een concreet besluitmoment, bijvoorbeeld 48 uur vooraf. Leg dan vast of partytenten, batterijlantaarns en koelboxen nodig zijn en informeer deelnemers meteen over eventuele wijzigingen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren organiseer je een campingtafeltennistoernooi?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met de datum, locatie en het formaat. Open daarna de aanmeldingen en bestel prijzen en medailles zodra je een realistische deelnemersinschatting hebt.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een campingtafeltennistoernooi?: Maak het definitieve schema 2 tot 3 dagen voor het toernooi, nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd op de wedstrijddag extra ruimte voor uitleg, pauzes en uitloop.
Hoeveel tafeltennistafels heb je nodig voor een toernooi?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en de wedstrijdduur. Plan vooraf hoeveel wedstrijden tegelijk kunnen spelen en reserveer per tafel een duidelijk scorebord, net en voldoende ballen.
Wanneer controleer je de weersverwachting voor een buitentoernooi?: Controleer de verwachting 7 dagen vooraf voor een eerste inschatting en opnieuw 48 uur vooraf voor je definitieve besluit. Communiceer een binnen-, tent- of afgelastingsplan meteen met alle deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.