Zo organiseer je een campingbadmintontoernooi

Begin niet met shuttles en prijzen, maar met de datum, campinglocatie en beschikbare badmintonvelden. Kies daarna een toernooiformule die past bij het aantal deelnemers en leg de regels vooraf vast. Open de inschrijving vroeg genoeg om betalingen, dieetwensen en vrijwilligers te regelen. In de laatste week draait alles om het wedstrijdschema, materiaalcontrole en een plan voor regen. Op de dag zelf moeten registratie, arbitrage en scoreverwerking zonder zoeken kunnen starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2
Badmintonvelden reserveren
3
Campinglocatie bevestigen
4
Toernooiformule bepalen
2 personen
5
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
6
Aanmeldformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
8
Inschrijvingen openen
9
Deelnemerslijst bijhouden
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers werven
12
Scheidsrechters indelen
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
14
Betalingen controleren
15
Wedstrijdschema maken
2 personen
16
Deelnemers informeren
17
Prijzengeld en prijzen regelen
18
Weersverwachting controleren
19
Alternatief regenprogramma maken
2 personen
20
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Prijzen en medailles ophalen
24
Wedstrijdformulieren printen
25
Deelnemersbadges maken
2 personen
26
Materiaal sorteren
2 personen
27
Boodschappen koelen
2 personen
28
Routeborden voorbereiden
29
EHBO-materiaal controleren
30
Terrein op veiligheid controleren
2 personen

Event

31
Inschrijftafel opstellen
2 personen
32
Partytenten opbouwen
4 personen
33
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
34
Badmintonnetten opzetten
4 personen
35
Veldlijnen uitzetten
3 personen
36
Wedstrijdmateriaal klaarleggen
2 personen
37
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
38
Wedstrijdschema ophangen
39
Deelnemers ontvangen
3 personen
40
Deelnemers registreren
2 personen
41
Toernooi uitleggen
2 personen
42
Warming-up begeleiden
2 personen
43
Eerste wedstrijden begeleiden
6 personen
44
Uitslagen registreren
2 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
47
Wedstrijdvelden onderhouden
2 personen
48
Pauzes aankondigen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Barbecue voorbereiden
3 personen
51
Barbecue serveren
4 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Halve finales begeleiden
4 personen
54
Finale begeleiden
4 personen
55
Winnaars bekendmaken
2 personen
56
Prijzen uitreiken
2 personen
57
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

58
Wedstrijdformulieren verzamelen
2 personen
59
Badmintonnetten afbreken
4 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Partytenten afbreken
4 personen
62
Restmateriaal verpakken
2 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Terrein schoonmaken
4 personen
65
Koelboxen legen
2 personen
66
Afval afvoeren
2 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Huurmaterialen retourneren
2 personen
69
Einduitslagen versturen
70
Onkosten verzamelen
71
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Inschrijftafel
Tafelkledenaantal 8

Sportmateriaal

Badmintonnettenaantal 4
Badmintonpalenaantal 8
Badmintonracketsaantal 24
Shuttlesaantal 120
Veldmarkeringslijnenaantal 4
Lijnankersaantal 16
Scorebordenaantal 4
Fluitjesaantal 6
Scheidsrechterstoelenaantal 4
Trainingshesjesaantal 24
Sporttassenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonladersaantal 4
Megafon
Kassa
Powerbanksaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Schenkkanenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Barbecueaantal 2
Barbecuetangenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koekenpannenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Routebordenaantal 8
Pionnenaantal 12
Deelnemersbadgesaantal 40
Medaillesaantal 12
Trofeeënaantal 3
Prijslintenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 2
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 8
Afwasborstelsaantal 4
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiegelaantal 4
Toiletpapieraantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de campinglocatie en badmintonvelden voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer meteen hoeveel velden beschikbaar zijn en hoeveel wedstrijden tegelijk kunnen spelen.
Maak de inschrijving uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf open. Vraag naast naam en team ook dieetwensen en beschikbaarheid op, zodat je deelnemerslijst en catering niet op het laatste moment veranderen.
Stel het wedstrijdschema pas definitief op nadat betalingen en aanmeldingen zijn gecontroleerd. Informeer deelnemers uiterlijk 3 dagen vooraf over hun aanvangstijd, veldindeling en wedstrijdregels.
Controleer 5 tot 7 dagen vooraf alle sportmaterialen: netten, palen, rackets, shuttles, veldlijnen, scoreborden en fluitjes. Leg ook verlengkabels, stekkerdozen, powerbanks en mobiele telefoonladers klaar voor registratie en communicatie.
Maak naast de weersverwachting een concreet regenprogramma met een beslismoment, bijvoorbeeld 24 uur vooraf. Wijs één persoon aan die deelnemers informeert en controleer of partytenten, tafels en de inschrijftafel beschut kunnen staan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren organiseer je een campingbadmintontoernooi?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, campinglocatie, velden en toernooiformule. Open de inschrijving vervolgens 3 tot 4 weken voor het toernooi en sluit die zodra je het schema betrouwbaar kunt maken.
Hoeveel badmintonvelden heb je nodig voor een campingbadmintontoernooi?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en de wedstrijdduur. Reken bij korte wedstrijden op ongeveer 8 tot 12 spelers per veld per uur; plan minstens 1 extra veld als uitloop of voor inspelen wanneer de locatie dat toelaat.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een badmintontoernooi?: Maak een voorlopig schema zodra de inschrijving sluit en betalingen zijn gecontroleerd, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Stuur het definitieve schema uiterlijk 3 dagen voor de start naar alle deelnemers en scheidsrechters.
Wanneer beslis je of het campingbadmintontoernooi doorgaat bij regen?: Controleer de weersverwachting 48 en 24 uur vooraf en neem uiterlijk 24 uur voor de start een besluit. Communiceer daarna meteen het regenprogramma, de nieuwe verzamelplek en eventuele wijzigingen in het wedstrijdschema.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.